eSign AnyWhere

Mit der Verwendung von eSign AnyWhere hast Du ein hilfreiches Tool an der Hand, mit dem Du Deinen Gästen ganz einfach Dokumente zum Ausfüllen und Unterschreiben zukommen lassen kannst. So kannst Du Dir Verträge, Formulare oder Fotoeinverständnisse schnell und digital von Deinen Gästen unterschreiben lassen und sparst Dir dadurch lange Versandzeiten, sowie Druck- und Papierkosten.

Den Anmeldeprozess kannst Du dabei so flexibel gestalten, wie Du es von guestoo gewohnt bist: Egal, ob es sich um ein kostenloses oder ein bezahltes, ein digitales oder hybrides Event oder ein Präsenz-Veranstaltung handelt.

guestoo macht den Anmeldeprozess für Deine Gäste und Dich einfach und komfortabel. 

Die Verbindung der beiden Systeme erlaubt es, dass Deine Gäste sich in guestoo anmelden und dann mit nur einer zusätzlichen E-Mail zum eSign-Service von eSign AnyWhere weitergeleitet werden. 
Nachdem der Gast den simplen Anweisungen zum Unterschreiben des Dokuments von eSign Anywhere gefolgt ist, wird direkt an guestoo übermittelt, dass die Unterzeichnung des Dokuments erfolgreich war, ohne dass von Seiten des Gastes oder von Dir als Veranstalter ein aufwändiges Hin- und Herschicken von Dokumenten per E-Mail oder Post nötig ist.

Die Dokumente werden alle sortiert im Datensatz des Gastes in eSign AnyWhere gespeichert, wo Du jederzeit Zugriff auf sie hast.

Weitere Informationen zum eSign-Service findest Du auf der Seite von eSign AnyWhere (externer Link)

Um eSign Anywhere mit guestoo zu verbinden, gehe wie folgt vor:

• Wenn noch nicht geschehen, lege einen Account bei eSign AnyWhere an
• Lege in eSign Anywhere eine Vorlage an
  Hierzu musst Du das gewünschte Dokument hochladen und festlegen, wo die Felder zum Ausfüllen und Unterschreiben sich befinden
• An der Vorlage legst Du außerdem eine Callback-URL fest:
  https://app.guestoo.de/proxy/api/public/esignanywhere/callback?envelope=##EnvelopeId##
  (Wenn Du eine Server-Lizenz von guestoo nutzt, musst Du die Domain entsprechend anpassen)
• Außerdem solltest Du die E-Mail-Benachrichtigung deaktivieren, da der Gast die E-Mails sonst doppelt von guestoo und eSign AnyWhere erhält
• Nachdem Du die Vorlage erfolgreich angelegt hast, kopiere die Template-ID der soeben angelegten Vorlage

Feature freischalten

Wenn Du guestoo in Verbindung mit eSign AnyWhere nutzen möchtest, schreibe uns bitte zunächst eine Anfrage an support@guestoo.de, damit wir das benötigte Feature für Dich freischalten können.

Folgende Schritte müssen nach Aktivierung des Features in guestoo durchgeführt werden:

Agentur-Einstellungen

• Gehe in den Menüpunkt "Agentur" und wechsle in den Tab "Settings"
• Scrolle zum Abschnitt "Erweiterungen"
• Klicke oben rechts auf "Bearbeiten"
• Aktiviere die Option "eSign AnyWhere aktivieren"
• API-Key:
  Hier hinterlegst Du den API-Key, den Du in eSign AnyWhere finden kannst (dient zur Verbindung der beiden Accounts)
• Klicke oben rechts auf "Speichern"

Event

• Gehe in den "Settings"-Tab des gewünschten Events
• Scrolle zum Abschnitt "Erweiterungen"
• Klicke oben rechts auf "Bearbeiten"
• Template-ID:
  Nachdem Du eine Vorlage in eSign AnyWhere angelegt hast, kannst Du die ID für diese Vorlage aus der Anwendung kopieren und an dieser Stelle einfügen
• JSON:
  Nachdem man die Felder einer Vorlage in eSign AnyWhere entsprechend konfiguriert hat, gibt es unten rechts in der Anwendung einen "DEV"-Button, über den eine JSON-Datei heruntergeladen werden kann. Diese Datei öffnest Du in einem Text-Editor, kopierst deren Inhalt und fügst ihn bei guestoo ein.
• Hinweise: 
• Es kann pro Event nur eine ID hinterlegt werden. Wenn Deine Gäste mehrere Dokumente für ein Event digital unterschreiben sollen, fasse alle Dokumente in einer PDF-Datei zusammen und lege diese als eine gemeinsame Vorlage in eSign AnyWhere an.
• Du kannst auch für mehrere Events dieselbe Template-ID nutzen
• Nachdem Du alle Daten eingetragen hast, klicke oben rechts auf "Speichern"

So sieht die Integration von eSign AnyWhere aus Sicht des Gastes aus:

• Der Gast meldet sich über das Anmeldeformular zum Event an
• Falls aktiviert, erhält er eine DOI-E-Mail, die er mit einem Klick auf den Link bestätigen muss
• Anschließend wird im Hintergrund automatisch ein Datensatz für den Gast in eSign AnyWhere angelegt und es wird eine Unterschriften-Mappe für ihn erstellt
• Der Gast erhält eine E-Mail von guestoo, der einen Link zum Unterschreiben des Dokuments in eSign Anywhere enthält
• Nachdem der Gast den Anweisungen von eSign AnyWhere gefolgt ist und das Dokument erfolgreich unterschrieben hat, bekommt guestoo eine Rückmeldung, dass der Prozess erfolgreich war
• In den Gast Details erscheinen im Tab "Anmeldung" nun drei (für den Gast versteckte) eventspezifische Felder, nach denen Du die Gäste-Liste auch filtern kannst:
  
  • eSign-Link
  • eSign-Status
    
    • Active
    • Canceled
    • Completed
    • Expired
    • Rejected
  • eSign-Dokument