Check-in der Gäste mit der mobilen guestoo Check-in-App

Der Check-in mit der mobilen guestoo App für Apple und Android ist ganz einfach.

So gehts:

1. Lade die guestoo Check-in App im App Store oder Google Play Store kostenlos herunter
2. Logge Dich mit Deinen guestoo-Daten in der App ein
3. Scanne den QR-Code Deines Gastes ein
4. Bestätige den Check-in (je nach Einstellung; dieser Schritt kann auch automatisch erfolgen)
5. Fertig - scanne den QR-Code des nächsten Gastes ein

Im folgenden erklären wir Dir ausführlich, welche Einstellungen hierfür nötig sind und wo Du sie findest.

Damit Du Deine Gäste mit ihrem QR-Code zum Event einchecken kannst, muss vorab sichergestellt sein, dass der Gast seinen QR-Code als Anhang in der Bestätigungs-E-Mail erhält.

So gehts:

• Gehe in den "Settings"-Tab Deines Events
• Scrolle zum Abschnitt "Registrierungsprozess" und suche nach der Überschrift "Automatische Anhänge in der Bestätigungs-E-Mail"
• Klicke oben rechts auf "Bearbeiten"
• Du hast verschiedene Möglichkeiten, Deinen Gästen ihren individuellen QR-Code zum Check-in zur Verfügung zu stellen.
  Entscheide Dich für mindestens eine dieser Optionen, indem Du den Schalter auf Grün stellst (Mehrfachauswahl möglich):
  
  • Eintrittskarte/Ticket
    Das Ticket inkl. QR-Code wird als PDF-Datei an die Bestätigungs-E-Mail angehängt.
  • Apple Wallet
    Die Bestätigungs-E-Mail enthält pro angemeldeter Person (Hauptgast + ggf. Begleitperson/en) einen Link zu einem individuellen Apple Wallet.
  • Google Wallet
    Die Bestätigungs-E-Mail enthält pro angemeldeter Person (Hauptgast + ggf. Begleitperson/en) einen Link zu einem individuellen Google Wallet.
  • QR-Code zum Einchecken als Bild
    Der QR-Code wird als Bild in den E-Mail-Text eingebettet.
• Klicke oben rechts auf "Speichern"

Nachdem Du die oben erklärten Einstellungen vorgenommen hast, musst Du nur noch die kostenlose guestoo Check-in App auf Deinen Check-in-Geräten herunterladen und einrichten.

So gehts:

• Lade Dir die kostenlose guestoo Check-in App im App Store / Play Store herunter - die Direkt-Links zu den aktuellsten Versionen findest Du auf dieser Seite.
• Starte die guestoo Check-in App
• Logge Dich mit Deinen Anmeldedaten (E-Mail & Passwort) von guestoo ein
• Hinweis: Wenn Du guestoo auf Deinem eigenen Server nutzt, musst Du diesen entsprechend unter "Server" eintragen. Wenn Du guestoo in der Cloud-Version (also auf unseren Servern) nutzt, kannst Du die vorausgefüllte URL https://app.guestoo.de stehen lassen!
• Wichtig: Wenn Du in mehreren Agenturen arbeitest, kannst Du im Tab "Mehr" unter "Agentur wechseln" die Agentur auswählen, in der sich das Event befindet, zu dem Du die Gäste einchecken möchtest

Check-in auf mehreren Geräten

Wenn Dir weiteres Personal beim Check-in helfen soll und ihr beim Check-in mit mehreren Geräten arbeiten wollt, empfehlen wir Dir für jede Person bzw. jeden Check-in-Schalter einen eigenen Agentur-Benutzer anzulegen. Wie das geht erfährst Du auf dieser Seite.

Jede*r Benutzer*in hat dann seine/ihre eigenen Login-Daten und Du kannst die Benutzer*innen bei Bedarf löschen, wenn diese nicht mehr in der Firma tätig sind oder nur für ein Event beim Check-in helfen sollen. Sobald ein*e Benutzer*in gelöscht wird, hat diese*r keinen Zugriff mehr auf die guestoo-Agentur.

Einstellungen in der Check-in App

Es gibt in der Check-in App verschiedene Einstellungen, die Du auswählen kannst, um den Check-in nach Deinen Bedürfnissen zu gestalten.

Eine Übersicht dieser Einstellungen inkl. einer Beschreibung, was diese bewirken, findest Du auf dieser Seite.

Wenn die oben genannten Voreinstellungen sichergestellt sind, sieht der Ablauf für den Gast wie folgt aus:

1. Der Gast meldet sich über das Anmeldeformular zum Event an
2. Nach erfolgter Anmeldung (und ggf. Klick auf den Link in der DOI-E-Mail und Bestätigung der Teilnahme durch den Veranstalter, wenn diese Schritte von Dir am Event aktiviert wurden) erhält er eine Bestätigungs-E-Mail inkl. einem Ticket als PDF-Anhang und, falls aktiviert, einen Link zu einem Apple/Google-Wallet
3. Am Einlass zeigt der Gast den QR-Code vor, der sich im PDF-Ticket bzw. im Apple/Google-Wallet befindet. Der QR-Code kann entweder in gedruckter Form oder auf dem Smartphone vorgezeigt werden.

So checkst Du Deine Gäste am Tag des Events ein:

• Öffne die guestoo Check-in App und logge Dich, falls nicht bereits geschehen, mit Deinen Anmeldedaten ein
• Wechsle in der Leiste unten in den Tab "Check-in"
• Halte die Kamera so über das Ticket oder das Smartphone des Gastes, dass der QR-Code sich im Scan-Feld befindet
• Wenn der QR-Code nicht gelesen werden kann, bitte den Gast darum das Display seines mobilen Endgeräts heller einzustellen
• Wenn der Check-in erfolgreich war, wird Dir entweder nur eine kurze Bestätigungs-Meldung angezeigt oder Dir werden - entsprechend den Einstellungen, die Du in der Check-in App vorgenommen hast - weitere Details zum Gast angezeigt. Auch das Drucken von Namensschildern erfolgt, wenn aktiviert, zu diesem Zeitpunkt entweder automatisch oder nachdem Du auf den entsprechenden Button klickst.

Hinweise zum (mehrfachen) Check-in / Check-out

• Wenn Du Deine Gäste sowohl ein- als auch auschecken möchtest, solltest Du unter Mehr > Check-in-Einstellungen > Welche Aktion soll ausgeführt werden? die Option "Ein- oder auschecken" auswählen
• Nachdem ein Gast ausgecheckt wurde, kannst Du ihn jederzeit erneut einchecken. Das ist vor allem für mehrtägige Events hilfreich, um die jeweiligen Anwesenheits-Zeiten des Gastes zu dokumentieren. Du kannst jeden Gast beliebig oft neu einchecken, vorausgesetzt er wurde vorher wieder ausgecheckt (manuell oder mit Hilfe des automatischen Check-outs)

Wenn ein Gast seinen QR-Code vergessen hat oder kein mobiles Endgerät besitzt, kannst Du ihn auch manuell einchecken.

So gehts:

• Gehe in der Check-in-App in den Tab "Suchen"
• Klicke auf die Schaltfläche "Event auswählen" und wähle das gewünschte Event aus dem Dropdown-Menü aus oder suche danach
• Suche den Gast anhand seines Namens mit Hilfe der Suchleiste oder durch Scrollen durch die Liste
• Klicke auf das Zahnrad-Symbol neben dem Gast
• Tippe auf den gewünschten Gast
• Unterhalb der Infos des Gastes hast Du folgende Möglichkeiten
  
  • Drucker-Symbol
    Wenn Du auf das Drucker-Symbol tippst, hast Du die Möglichkeit das Ticket des Gastes oder sein Namensschild auszudrucken.
    Hierzu solltest Du vorab alle nötigen Einstellungen vornehmen. Dir wird dann beim manuellen Check-in eine PDF-Datei angezeigt, die Du als Druckauftrag an Deinen (Label-)Drucker weiterleiten kannst.
  • Alle auschecken
    Mit einem Klick auf diesen Button werden alle Gäste der Anmeldung (Hauptgast + Begleitperson/en) ausgecheckt.
  • Alle einchecken
    Mit einem Klick auf diesen Button werden alle Gäste der Anmeldung (Hauptgast + Begleitperson/en) eingecheckt.
  • Auswahl einchecken
    Wenn Du nur einzelne Gäste der Anmeldung auswählst, erscheint unten der Button "Auswahl einchecken". Diese Möglichkeit kannst Du z. B. nutzen, wenn eine der Begleitpersonen erst später dazu kommt.
• Wenn der Check-in erfolgt ist, wird Dir kurz eine Hinweismeldung "Aktion erfolgreich" angezeigt und es ertönt ein Signalgeräusch