Einfaches Event

Zuerst musst Du Dein neues Event natürlich anlegen. 

Klicke hierzu oben in der Leiste auf den Menüpunkt "Events", um in die Event-Übersicht zu gelangen.

Wenn dies Dein erstes Event ist, sieht die Event-Übersicht an dieser Stelle noch sehr leer aus. Um dies zu ändern, klicke oben links auf den Button "+Event erstellen"

Du wirst nun auf eine neue Seite weitergeleitet.

Event oder Vorlage

Hier wählst Du aus, ob es sich um ein Event oder eine Vorlage handelt. 

• Event:
  Ein Event kann produktiv genutzt werden und Gäste können sich dazu anmelden. Wir empfehlen diese Option für alle produktiven Events.
• Vorlage:
  Vorlagen werden in guestoo hauptsächlich dazu genutzt, einen Event-Prototypen mit den wichtigsten Standard-Daten anzulegen, mit dessen Hilfe Du mehrere ähnliche Events anlegen kannst. Wir empfehlen die Nutzung dieser Option nur für Event-Muster, da sich in einer Vorlage keine Gäste anmelden können.

Wir entscheiden uns in unserem Beispiel für die Option "Event", da wir das Event produktiv nutzen möchten.

Was

Hier pflegst Du die wichtigsten Rahmendaten Deines Events:

• Name
  
  Der Name des Events wird Deinen Gästen angezeigt und Du kannst Dein Event anhand des Namens später in der Event-Übersicht finden. Wähle deshalb einen Namen, der sowohl für Dich als auch für Deine Gäste Sinn macht.
  
  Beispiele: Code Piraten Sommerparty, Weihnachtsfeier der Code Piraten GmbH, Yoga-Kurs für werdende Mütter, Workshop zur digitalen Fotografie, usw.
  
  
• Untertitel
  
  Hier kannst Du einen Untertitel vergeben, um Dein Event auf Wunsch noch genauer zu beschreiben.
  
  Beispiel: "Der Kurs richtet sich an Anfänger und Fortgeschrittene"
  
  
• Externe Event-ID
  
  Hier kannst Du, falls vorhanden, eine externe Event-ID angeben, die Du außerhalb von guestoo für dieses Event verwendest. Diese Event-ID sehen Deine Gäste nicht - sie dient lediglich dazu, Dir die interne Verwaltung zu erleichtern.
  
  
• Eventbild
  An dieser Stelle hast Du die Möglichkeit ein Bild hochzuladen, um Dein Event noch anschaulicher und individueller zu gestalten. Dies kann z. B. das Logo Deiner Firma, ein Foto von Dir oder eine speziell für das Event erstellte Grafik sein.

Weitere Informationen zu diesen und weiteren Daten, die Du im Tab "Infos" pflegen kannst, findest Du hier.

An dieser Stelle entscheidest Du, ob Du ein kostenloses oder ein bezahltes Event veranstalten möchtest.

Kostenloses Event

• Deine Gäste können sich ohne Bezahlung zum Event anmelden
• Du kannst Deinen Gästen trotzdem ein Ticket mit ihrer Bestätigung schicken, damit sie sich vor Ort einchecken können
• Es gibt nur eine Kategorie von Gästen

Bezahlte Tickets

• Deine Gäste müssen bei ihrer Anmeldung ein oder mehrere Tickets auswählen
• Die Tickets können auch den Preis 0€ haben
• Es können mehrere Ticket-Kategorien mit unterschiedlichen Preisen angelegt werden.

Weitere Informationen zum Event-Typ findest Du hier.

Da es sich bei unserem Beispiel um ein einfaches Event handeln soll, entscheiden wir uns hier der Einfachheit halber für ein Kostenloses Event.

Nun müssen wir unseren Gästen nur noch mitteilen wann und wo das Event überhaupt stattfinden soll.

Wann

Unter dem Abschnitt "Wann" wählst Du das entsprechende Datum und die Start-Uhrzeit des Events aus.

Auf Wunsch kannst Du zusätzlich noch Datum und Uhrzeit für das Event-Ende festlegen oder Dich für die Variante "Open End" entscheiden.

Weitere Informationen zum Abschnitt "Wann" findest Du hier.

Art der Veranstaltung

Unter dem Abschnitt "Art der Veranstaltung" ist in der Regel die Einstellung "Event vor Ort" ausgewählt. Diese behalten wir für unser Beispiel bei, Du kannst Dich aber natürlich auch für "Digitales Event" oder "Hybrides Event" entscheiden, wenn dies auf die Events, die Du planen möchtest, zutrifft.

Weitere Informationen zum Abschnitt "Art der Veranstaltung" findest Du hier.

Wo

Hier trägst Du die Adresse ein, an der das Event stattfindet. In das Feld "Adresszusatz" kannst Du zusätzliche Informationen eintragen, z. B. zur Parksituation oder anderen Gegebenheiten vor Ort.

Weitere Informationen zum Abschnitt "Wo" findest Du hier.

Sobald Du diese Randdaten gepflegt hast, klickst Du oben rechts auf "+Event anlegen" um die vorgenommenen Einstellungen zu speichern!

Nachdem wir unser Event angelegt haben, werden uns im "Infos"-Tab des Events noch einige weitere Abschnitte angezeigt. Um diese zu bearbeiten, klicke zunächst oben rechts auf "Bearbeiten".

Folgende Abschnitte solltest Du auf jeden Fall mit Inhalt füllen:

Kontaktdaten für Besucher

Hier hinterlegst Du die Daten der Ansprechperson, die Deine Gäste bei Fragen kontaktieren können.

Zu pflegen sind:

• Name Ansprechpartner*in
  z. B. Max Mustermann
• Telefonnummer
  z. B. 0123 / 456 789 01
• E-Mail
  z. B. max@mustermann.de
• Kontaktzusatz 
  z. B. "Erreichbar täglich von 9-17 Uhr"

Redaktionelle Texte

Hier formulierst Du den Text, der Deinen Gästen auf der Event-Microsite angezeigt werden soll.

Folgende Texte sind zu pflegen:

• Introtext
  Wird als einleitender Text auf der Event-Microsite angezeigt.
• Beschreibung
  Wird auf der Event-Microsite angezeigt. Hier kannst Du Deinen Gästen weitere Informationen zum Event geben und ihnen einen kleinen Überblick darüber geben, was sie erwartet.
• Introtext Anmeldeformular
  Dieser Text steht oberhalb des Anmeldeformulars und kann z. B. für weitere Hinweise oder personalisierte Text-Bausteine genutzt werden.
• Hinweis: Um die redaktionellen Texte zu personalisieren, kannst Du die Platzhalter benutzen, die Dir oberhalb der Eingabefelder angezeigt werden. Klicke hierzu einfach auf den entsprechenden Platzhalter, um ihn in Deine Zwischenablage zu kopieren und füge ihn dann an der gewünschten Stelle ein.

Wichtig: Vergiss nicht oben rechts auf "Speichern" zu klicken, sobald Du alle gewünschten Änderungen vorgenommen hast!!

Um zu verhindern dass aus Deinem kleinen, einfachen Event ungewollt eine Großveranstaltung wird, hast Du bei guestoo die Möglichkeit die Anzahl der Gäste, die sich anmelden können, zu beschränken.

So gehts:

• Gehe in Deinem Event in den Tab "Settings"
• Scrolle zum Abschnitt "Registrierungsprozess"
• Klicke oben rechts auf "Bearbeiten"
• Trage unter "Max. Gäste" die gewünschte maximale Gästeanzahl ein
• Klicke oben rechts auf "Speichern", um die Änderungen zu übernehmen

Weitere Informationen zu den Einstellungen, die Du unter dem Abschnitt "Registrierungsprozess" vornehmen kannst, findest Du hier.

Damit Dein Event auch für das Auge ansprechend ist, kannst Du die Farben, die für die Eventseite, das Anmeldeformular und die E-Mails verwendet werden, individuell anpassen.

So gehts:

• Gehe in Deinem Event in den Tab "Design"
• Klicke oben rechts auf "Bearbeiten"
• Trage in die Felder die gewünschten Farbcodes ein (z. B. #000000) oder wähle die Farben mit dem Farbauswahl-Tool aus
• Lade auf Wunsch ein Hintergrundbild hoch
• Klicke oben rechts auf "Speichern"

Weitere Informationen zu den Design-Einstellungen findest Du hier.

Hinweis: Wenn Du an dieser Stelle keine Farben hinterlegst, greift guestoo auf die Farben zurück, die unter "Agentur > Design" gespeichert sind.

Damit Du alle nötigen Informationen Deiner Gäste bereits beim Anmeldeprozess abfragen kannst, solltest Du das Anmeldeformular an Deine Bedürfnisse anpassen.

So gehts:

• Gehe in Deinem Event in den Tab "Formular"
• Wähle unter dem Abschnitt "Stammdaten" aus, welche Felder in Deinem Anmeldeformular angezeigt werden sollen und ob diese Angaben freiwillig oder verpflichtend sind:
• Rotes, durchgestrichenes Auge: Wird nicht im Formular angezeigt
• Grünes Auge: Wird im Formular angezeigt, freiwillige Angabe
• Grüner Stern: Wird im Formular angezeigt, verpflichtende Angabe
• Weitere Informationen zu den Stammdatenfeldern findest Du hier.

Da es sich in unserem Beispiel um ein einfaches Event handelt, wählen wir folgende Stammdaten aus: E-Mail, Vorname, Nachname, Handy.

Du kannst aber natürlich frei entscheiden, welche Stammdaten-Felder für Dich wichtig sind. :)

Die Stammdaten-Felder decken bereits die wichtigsten Daten ab, die die meisten Veranstalter von ihren Gästen benötigen.

Du hast aber zusätzlich die Möglichkeit weitere Daten von Deinen Gästen abzufragen.

So gehts:

• Gehe in Deinem Event in den Tab "Formular"
• Klicke unter dem Abschnitt "Eventspezifische Felder" auf den Button "+Feld hinzufügen"
• Du hast an dieser Stelle die Wahl zwischen verschiedenen Feld-Typen. Zu den am häufigsten verwendeten Feld-Typen gehören:
• Text (einzeilig): Eingabefeld für kurze Texte
• Textarea (mehrzeilig): Eingabefeld für längere Texte
• Auswahlliste: Eine Liste von vorgegebenen Optionen, aus denen Deine Gäste auswählen können
• Nachdem Du Dich für einen Feld-Typ entschieden hast, gib eine Beschriftung für das Feld ein und lege ggf. Optionen für Deine Auswahlliste an
• Klicke unten auf "+Neu anlegen"
• Sobald Du das Feld angelegt hast, hast Du auch hier die Möglichkeit zu wählen, ob dieses Feld im Formular angezeigt werden soll und ob die Angabe freiwillig oder verpflichtend ist:
• Rotes, durchgestrichenes Auge: Wird nicht im Formular angezeigt
• Grünes Auge: Wird im Formular angezeigt, freiwillige Angabe
• Grüner Stern: Wird im Formular angezeigt, verpflichtende Angabe

Weitere Informationen zu den eventspezifischen Feldern findest Du hier.

Sobald Du das Event wie gewünscht individualisiert hast, ist es auch schon soweit, dass sich die ersten Gäste zu Deinem Event anmelden können.

Du hast hierzu mehrere Möglichkeiten:

1. Eventseite

• Du schickst Deinen Gästen ganz einfach den Link zur Eventseite, auf der sie sich dann für Dein Event anmelden können. Den Link kannst Du z. B. per E-Mail, SMS, etc. versenden.
• Gehe hierzu im Menü auf der rechten Seite auf den Menüpunkt "Event-Microsite"
• Dort bekommst Du einen Link zu Deiner Eventseite angezeigt und kannst diesen nutzen, um einerseits Deine Einstellungen zu überprüfen und den Link andererseits auch direkt entsprechend an Deine Gäste weiterzuleiten.

2. Anmeldeformular

• Du nutzt nur das Anmeldeformular, ohne die Eventseite.
• Gehe hierzu im Menü auf der rechten Seite auf den Menüpunkt "Anmeldeformular"
• Hier hast Du nun zwei Möglichkeiten:
  
  • Du schickst Den Link, der Dir im neuen Fenster angezeigt wird, an Deine Gäste, z. B. per E-Mail, SMS, etc.
  • Du kopierst den Code, den Du etwas weiter unten findest, und fügst ihn an der entsprechenden Stelle in den HTML-Code Deiner eigenen Website ein. Damit wird das Anmeldeformular auf Deiner eigene Website eingebettet. Deine Gäste können sich dann von dort aus direkt zum Event anmelden.

3. QR-Code

• Du nutzt einen QR-Code, um Deine Gäste auf das Event weiterzuleiten. Diesen kannst Du z. B. auf Flyer oder Einladungen drucken.
• Gehe hierzu im Menü auf der rechten Seite auf den Menüpunkt "QR Code"
• Speichere einen der beiden QR-Codes ab und nutze ihn dann an gewünschter Stelle. Es stehen zwei QR-Codes zur Verfügung:
  
  • QR-Code zur Eventseite
  • QR-Code zum Anmeldeformular

Wenn Du nur bestimmte Gäste auf Dein Event einladen möchtest, hast Du außerdem die Möglichkeit Deine Gäste direkt per E-Mail einzuladen.

So gehts:

• Gehe in Deinem Event in den Tab "Gäste"
• Klicke auf "+ Gast hinzufügen"
• Trage im neuen Fenster die E-Mail-Adressen Deiner Gäste mit "," getrennt nebeneinander oder untereinander in das entsprechende Feld ein
• Bestätige unten, dass Du die Einverständnis jeder einzelnen Person hast, ihre Daten zu speichern und sie anzuschreiben
• Auf Wunsch kannst Du hier direkt die Option "Einladung senden" aktivieren. Die Gäste bekommen dann eine E-Mail mit einem Link, mit dem sie sich zum Event anmelden können
• Klicke unten auf "Hinzufügen"

Manchmal ist es notwendig Deinen Gästen außer der Regel weitere Informationen zum Event zukommen zu lassen, z. B. wenn Du Deinen Gästen einen Reminder schicken möchtest oder sich die Corona-Maßnahmen mal wieder geändert haben und Du Deine Gästen darüber informieren möchtest.

Mit guestoo kannst Du Mailings aller Art ganz einfach umsetzen - so gehts:

• Gehe in Dein Event und wähle im Menü auf der rechten Seite den Menüpunkt "Mailings" aus
• Wähle die Art des Mailings aus
  Für generelle Informationen bietet sich der Typ "Standard" an
• Wähle die Empfänger des Mailings aus
  Du kannst hier einen oder mehrere Status auswählen, in dem sich die Gäste befinden müssen, um das Mailing zu empfangen
• Personalisiere das Mailing
  Du kannst die vorhandenen Platzhalter nutzen, um Deine Gäste persönlich anzusprechen. Klicke hierzu einfach auf den gewünschten Platzhalter um ihn in Deine Zwischenablage zu kopieren. Dann fügst Du den Platzhalter mit Rechtsklick -> "Einfügen" oder STRG+V an der gewünschten Stelle im Mailing ein.
• Versende Dein Mailing (oder speichere es für später)
  Wenn Du fertig bist, klicke unten rechts auf den Button "Senden". Du kannst Dir mit Hilfe der Funktion "Test senden" auch erst mal anschauen, ob Du mit dem Aussehen Deines Mailings zufrieden bist oder auf das Speichern-Symbol klicken, wenn Du das Mailing nur speichern, aber noch nicht versenden möchtest.
• Fertig :)

Hinweis: Wenn Du Deine Einladungen individueller gestalten möchtest, kannst Du sie auch auf dem hier beschriebenen Weg als Mailing vom Typ "Einladung" versenden.

Nachdem sich Gäste zu Deinem Event angemeldet haben oder Du sie manuell hinzugefügt hast, kannst Du sie verwalten und am Tag des Events ein- und auschecken.

Wie das funktioniert, ist in dieser Kurzanleitung genauer erklärt.

guestoo hat natürlich noch viele weitere spannende Features, auf die wir in dieser Kurzanleitung nicht eingehen, um Dir den Einstieg so einfach wie möglich zu machen. 

Wir möchten Dich aber gerne dazu ermutigen, Dich selbstständig ein bisschen durch die Anwendung zu klicken und Dinge auszuprobieren, die für die Planung Deines Events hilfreich sein könnten.

In unserer Dokumentation für Veranstalter findest Du weitere Anregungen und Erklärungen. Und falls Du doch mal Hilfe brauchst, wende Dich gerne an support@guestoo.de - hier stehen wir Dir jederzeit bei Fragen zur Verfügung.

Aber jetzt wünschen wir Dir erst mal viel Spaß beim Ausprobieren von guestoo! :)