Gäste verwalten & einchecken

So verwaltest Du Deine Gäste

Hier erfährst Du, wie Du die Gäste Deines Events verwalten und einchecken kannst.

Du kannst für das guestoo Back-End zwischen zwei Darstellungsoptionen wählen. Die Screenshots in der Doku basieren auf dem "Klassischen Design".
Hier siehst Du die Unterschiede, damit Du dich auch im "Modernen Design" zurecht findest: » guestoo Back-End-Design
Voraussetzungen

Diese Anleitung erklärt Dir die verschiedenen Möglichkeiten, die Du in guestoo zum Verwalten der Gäste eines Events hast.

Um diese Möglichkeiten nutzen zu können, müssen vorab folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Du hast auf guestoo bereits einen eigenen Account angelegt und Deine Registrierung bestätigt
  • Deine Agentur ist eingerichtet. Zur Anleitung
  • Du hast mindestens ein Event angelegt. Eine Kurzanleitung zum Anlegen eines einfachen Events mit guestoo findest Du hier.
Inhalte dieser Seite:

1. Gästeliste

Jedes Event in guestoo hat eine eigene Gästeliste. So gelangst Du dorthin:

  • Klicke oben auf den Menüpunkt "Events"
  • Suche in der Liste nach dem gewünschten Event und klicke darauf
  • Wechsle in den Tab "Gäste"

Im Tab "Gäste" findest Du eine Übersicht aller Gäste des Events, dazu gehören:

  • Alle Gäste, die Du über den Button "+Gast hinzufügen" eingeladen hast
  • Alle Gäste, die sich über das Anmeldeformular zum Event angemeldet haben
  • Hinweis: Der Status jedes Gastes wird über die Symbole, die Du in der Skala oberhalb der Gästeliste findest, dargestellt.

2. Gäste verwalten

2. Gäste verwalten -

In der Gästeliste des Events hast Du nun verschiedene Möglichkeiten, Deine Gäste zu verwalten.

Klicke hierzu auf das Zahnrad-Symbol direkt neben einem Gast. Dir werden folgende Möglichkeiten angezeigt:

  • Bearbeiten
    Hier kannst Du alle Stammdaten des Gasts einsehen und bearbeiten
  • Entfernen
    Hier kannst Du einen Gast aus dem Event entfernen. Wenn Du diese Option auswählst, hast Du im Dialog-Fenster, das sich öffnet, die Möglichkeit dem Gast eine E-Mail zu schreiben, um ihn über die Löschung zu informieren.

    Hinweis: Der Gast wird erst dann entfernt, wenn Du die Löschung im Dialog-Fenster bestätigt hast!
  • Einladung senden (nur bei manuell hinzugefügten Gästen)
    Wenn Du einen Gast manuell über seine E-Mail-Adresse hinzugefügt hast, kannst Du ihm über diesen Button eine Einladung zum Event per E-Mail schicken. Du hast vor dem Versenden der Einladung auch nochmal die Möglichkeit den Einladungstext anzupassen bzw. zu personalisieren.
  • Als eingeladen markieren (nur bei manuell hinzugefügten Gästen)
    Wenn Du einen Gast manuell zum Event hinzugefügt hast und ihn bereits außerhalb von guestoo zum Event eingeladen hast (z. B. per Post o. ä.), kannst Du ihn hier als eingeladen markieren. So behältst Du den Überblick darüber, wen Du bereits eingeladen hast und wen noch nicht.
  • Zusagen (nur bei selbstständig angemeldeten Gästen)
    Hier kannst Du dem Gast seine Teilnahme am Event zusagen. Erst dann ist seine Teilnahme bestätigt.

    Hinweis:     Wenn Du unter Settings > Registrierungsprozess die Option "Automatische Zusage nach Anmeldung" aktiviert hast, musst Du den Gast nicht manuell bestätigen und bekommst diesen Menüpunkt entsprechend nicht angezeigt.
  • Absagen
    Hier kannst Du dem Gast seine Teilnahme am Event absagen. Er erhält dann eine Absage-E-Mail, die Du im nächsten Schritt auf Wunsch noch personalisieren kannst.
  • Manuell zusagen (nur bei manuell hinzugefügten Gästen)
    Hier kannst Du den Gast manuell als "Zugesagt" markieren, wenn er Dir seine Zusage z. B. telefonisch bestätigt hat.
  • Der Gast hat abgesagt (nur bei manuell hinzugefügten Gästen)
    Hier kannst Du den Gast manuell als "Abgesagt" markieren, wenn er Dir z. B. telefonisch abgesagt hat.
  • Infomailing an diesen Gast
    Hier hast Du die Möglichkeit ein Infomailing an den Gast zu schicken, das Du im nächsten Schritt noch personalisieren kannst.
  • E-Mail schreiben
    Wenn Du auf diesen Menüpunkt klickst, wirst Du in Dein E-Mail-Programm weitergeleitet, um dem Gast eine E-Mail zu schreiben.
  • Diese Möglichkeiten hast Du bei Gästen, die sich über das Anmeldeformular angemeldet haben. Diese Möglichkeiten hast Du bei Gästen, die sich über das Anmeldeformular angemeldet haben.
  • Diese Möglichkeiten hast Du bei Gästen, die Du manuell hinzugefügt hast. Diese Möglichkeiten hast Du bei Gästen, die Du manuell hinzugefügt hast.

3. Gäste einchecken

3. Gäste einchecken -

Der Tag des Events ist da! Um bei größeren Events den Überblick zu behalten, wer gerade da ist, kannst Du Deine Gäste vor Ort ganz einfach ein- und auschecken.

So gehts:

  • Gehe in Deinem Event in den Tab "Gäste"
  • Suche in der Liste nach dem Gast, den Du einchecken möchtest und klicke auf das Zahnrad-Symbol neben seinem Namen
  • Wenn die Teilnahme am Event zuvor von Dir oder dem Gast selbst bestätigt wurde, findest Du in diesem Menü nun zwei Optionen zum CheckIn:
    • CheckIn
      Diese Ansicht ist sehr minimalistisch gehalten und ermöglicht es Dir, auszuwählen welche Gäste aus der Anmeldung Du einchecken möchtest (falls Begleitpersonen mit angemeldet wurden), Datum und Uhrzeit des CheckIns auszuwählen und eine CheckIn-Notiz zu hinterlegen
    • CheckIn-Ansicht
      Diese Ansicht ist etwas ausführlicher gehalten. Sie ermöglicht es Dir zusätzlich direkt vor Ort weitere Begleitpersonen zum Gast hinzuzufügen. Außerdem bekommst Du hier die eventspezifischen Informationen angezeigt, die im Anmeldeformular vom Gast abgefragt wurden. Du hast die Wahl alle Personen der Anmeldung auf einmal oder getrennt einzuchecken.

Tipp: Mit der guestoo-App funktioniert der CheckIn noch schneller - einfach die kostenlose guestoo-App im Apple Store oder im Google Play Store runterladen und die QR-Codes der Gäste einchecken.

  • So sieht die Ansicht unter dem Menüpunkt So sieht die Ansicht unter dem Menüpunkt "CheckIn" aus
  • So sieht die Ansicht unter dem Menüpunkt So sieht die Ansicht unter dem Menüpunkt "CheckIn Ansicht" aus

4. Weiterführende Informationen

Diese Kurzanleitung soll dazu dienen, Dir die am häufigsten verwendeten Funktionen von guestoo, die mit der Verwaltung Deiner Gäste zusammenhängen, zu erklären.

Eine ausführlichere Erklärung aller Verwaltungs-, Such- und Filter-Optionen, die Du im Tab "Gäste" Deines Events hast, findest Du auf dieser Seite.

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