Hybrides Event V2 (Ohne Tickets)

So erstellst Du ein kostenloses oder kostenpflichtiges hybrides Event

Hier erfährst Du, wie Du Schritt für Schritt ein Hybrid-Event erstellst, an dem Deine Gäste sowohl vor Ort als auch digital teilnehmen können.

Du kannst für das guestoo Back-End zwischen zwei Darstellungsoptionen wählen. Die Screenshots in der Doku basieren auf dem "Klassischen Design".
Hier siehst Du die Unterschiede, damit Du dich auch im "Modernen Design" zurecht findest: » guestoo Back-End-Design
Voraussetzungen

Um mit Hilfe dieser Anleitung ein Event zu erstellen, sollten folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Du hast auf guestoo bereits einen eigenen Account angelegt und Deine Registrierung bestätigt
  • Deine Agentur ist eingerichtet. Zur Anleitung
Ziel der Kurzanleitung

In dieser Kurzanleitung legen wir ein einfaches Event für eine hybride Veranstaltung an. Das heißt, dass es sowohl Gäste gibt, die vor Ort am Event teilnehmen, als auch Gäste, die digital (z. B. über einen Livestream) mit dabei sind. Hierbei sollen sich alle Gäste über dasselbe Anmeldeformular anmelden können und erhalten dann eine Bestätigungs-E-Mail, die je nach gewähltem Timeslot die nötigen Informationen zur Teilnahme enthalten. Das heißt, Gäste, die vor Ort am Event teilnehmen erhalten die Adresse und die nötigen Informationen zur Teilnahme vor Ort, während Gäste, die online teilnehmen möchten, einem Link zum Meeting-Raum bzw. Livestream erhalten.

1. Event erstellen

1. Event erstellen -

Zuerst musst Du Dein neues Event natürlich anlegen. 

Klicke hierzu oben in der Leiste auf "Events", um in die Event-Übersicht zu gelangen.

Wenn dies Dein erstes Event ist, sieht die Event-Übersicht an dieser Stelle noch sehr leer aus. Um dies zu ändern, klicke oben links auf den Button "+Event erstellen"

2. Rahmendaten pflegen

2. Rahmendaten pflegen -

Du wirst nun auf eine neue Seite weitergeleitet.

Event oder Vorlage

Hier wählst Du aus, ob es sich um ein Event oder eine Vorlage handelt. 

  • Event:
    Ein Event kann produktiv genutzt werden und Gäste können sich dazu anmelden. Wir empfehlen diese Option für alle produktiven Events.
  • Vorlage:
    Vorlagen werden in guestoo hauptsächlich dazu genutzt, einen Event-Prototypen mit den wichtigsten Standard-Daten anzulegen, mit dessen Hilfe Du mehrere ähnliche Events anlegen kannst. Wir empfehlen die Nutzung dieser Option nur für Event-Muster, da sich in einer Vorlage keine Gäste anmelden können.

Wir entscheiden uns in unserem Beispiel für die Option "Event", da wir das Event produktiv nutzen möchten.

Was

Hier pflegst Du die wichtigsten Rahmendaten Deines Events:

  • Name

    Der Name des Events wird Deinen Gästen angezeigt und Du kannst Dein Event anhand des Namens später in der Event-Übersicht finden. Wähle deshalb einen Namen, der sowohl für Dich als auch für Deine Gäste Sinn macht.

    Beispiele: Management-Workshop, Mitarbeiterversammlung, etc.

  • Untertitel

    Hier kannst Du einen Untertitel vergeben, um Dein Event auf Wunsch noch genauer zu beschreiben.

    Beispiel: "Der Kurs richtet sich an Anfänger und Fortgeschrittene"

  • Externe Event-ID

    Hier kannst Du, falls vorhanden, eine externe Event-ID angeben, die Du außerhalb von guestoo für dieses Event verwendest. Diese Event-ID sehen Deine Gäste nicht - sie dient lediglich dazu, Dir die interne Verwaltung zu erleichtern.

  • Eventbild
    An dieser Stelle hast Du die Möglichkeit ein Bild hochzuladen, um Dein Event noch anschaulicher und individueller zu gestalten. Dies kann z. B. das Logo Deiner Firma, ein Foto von Dir oder eine speziell für das Event erstellte Grafik sein.

Weitere Informationen zu diesen und weiteren Daten, die Du im Tab "Infos" pflegen kannst, findest Du hier.

3. Event-Typ auswählen

3. Event-Typ auswählen -

An dieser Stelle wird festgelegt, ob es sich um ein kostenloses oder ein bezahltes Event handelt.

 

Da wir zur Unterscheidung von Vor-Ort- und Online-Teilnahme mit verschiedenen Timeslots arbeiten, benötigen wir nicht zwingend Tickets für unser Event und entscheiden uns daher für die Variante Kostenloses Event.

 

Du kannst aber natürlich zusätzlich zu der in diesem Tutorial erklärten Funktionalität dennoch Tickets verkaufen und Dich an dieser Stelle stattdessen für ein Event mit bezahlten Tickets entscheiden.

Weitere Informationen zum Event-Typ findest Du hier.

4. Wann & Wo festlegen

4. Wann & Wo festlegen -

Nun müssen wir unseren Gästen nur noch mitteilen wann und wo das Event überhaupt stattfinden soll.

Wann

Unter dem Abschnitt "Wann" wählst Du das entsprechende Datum und die Start-Uhrzeit des Events aus. Auf Wunsch kannst Du zusätzlich noch Datum und Uhrzeit für das Event-Ende festlegen oder Dich für die Variante "Open End" entscheiden.

Art der Veranstaltung

Hier legen wir fest, um welche Art von Veranstaltung es sich bei unserem Event handelt.

Wir entscheiden uns in unserem Beispiel logischerweise für die Option "Hybrides Event".

Wo

Hier trägst Du die Adresse ein, an der das Event für die Vor-Ort-Teilnehmenden stattfindet. In das Feld "Adresszusatz" kannst Du zusätzliche Informationen eintragen, z. B. zur Parksituation oder anderen Gegebenheiten vor Ort.

Um den Link für die Online-Teilnehmenden kümmern wir uns im nächsten Schritt!!

 

Weitere Informationen zu den Abschnitten "Wann" und "Wo" findest Du hier.

5. Meeting-URL

5. Meeting-URL -

Nachdem wir bereits die wichtigsten Rahmendaten gepflegt haben, müssen wir natürlich noch die URL hinterlegen, die unsere digital am Event teilnehmenden Gäste benötigen.

So gehts:

  • Gehe in den Tab "Infos" des Events
  • Scrolle zum Abschnitt "Meeting-URL"
  • Klicke oben rechts auf "Bearbeiten"
  • Trage die URL zum Meeting in das Eingabefeld ein
  • Klicke oben rechts auf "Speichern"
  • Fertig!
Hinweise zur Meeting-URL
  • Die hier hinterlegte URL wird im Kalendereintrag des Events direkt in der Adresszeile angezeigt
  • Je nach genutzter Kalender-Software wird dem Gast direkt angezeigt, dass es sich um ein digitales Meeting handelt

Sobald Du diese Randdaten gepflegt hast, klickst Du oben rechts auf "+Event anlegen" um die vorgenommenen Einstellungen zu speichern!

6. Kontaktdaten & Redaktionelle Texte hinterlegen

6. Kontaktdaten & Redaktionelle Texte hinterlegen -

Nachdem wir unser Event angelegt haben, werden uns im "Infos"-Tab des Events noch einige weitere Abschnitte angezeigt. Um diese zu bearbeiten, klicke zunächst oben rechts auf "Bearbeiten".

 

Folgende Abschnitte solltest Du auf jeden Fall mit Inhalt füllen:

Kontaktdaten für Besucher

Hier hinterlegst Du die Daten der Ansprechperson, die Deine Gäste bei Fragen kontaktieren können.

Zu pflegen sind:

  • Name Ansprechpartner*in
    z. B. Max Mustermann
  • Telefonnummer
    z. B. 0123 / 456 789 01
  • E-Mail
    z. B. max@mustermann.de
  • Kontaktzusatz 
    z. B. "Erreichbar täglich von 9-17 Uhr"
Redaktionelle Texte

Hier formulierst Du den Text, der Deinen Gästen auf der Event-Microsite angezeigt werden soll.

Folgende Texte sind zu pflegen:

  • Introtext
    Wird als einleitender Text auf der Event-Microsite angezeigt.
  • Beschreibung
    Wird auf der Event-Microsite angezeigt. Hier kannst Du Deinen Gästen weitere Informationen zum Event geben und ihnen einen kleinen Überblick darüber geben, was sie erwartet.
  • Introtext Anmeldeformular
    Dieser Text steht oberhalb des Anmeldeformulars und kann z. B. für weitere Hinweise oder personalisierte Text-Bausteine genutzt werden.
  • Hinweis: Um die redaktionellen Texte zu personalisieren, kannst Du die Platzhalter benutzen, die Dir oberhalb der Eingabefelder angezeigt werden. Klicke hierzu einfach auf den entsprechenden Platzhalter, um ihn in Deine Zwischenablage zu kopieren und füge ihn dann an der gewünschten Stelle ein.

Wichtig: Vergiss nicht oben rechts auf "Speichern" zu klicken, sobald Du alle gewünschten Änderungen vorgenommen hast!!

7. Optional: Self-Check-in aktivieren (ab Pro-Tarif)

7. Optional: Self-Check-in aktivieren (ab Pro-Tarif) -

Wenn Du den Online-Teilnehmenden Deines Events einen Self-Check-in ermöglichen möchtest, benötigst Du das entsprechende Feature: Self-Check-in/Check-out per Link. Diese Funktion ist allerdings optional und nicht zwingend erforderlich!

 

Wenn Du den Pro-Tarif nutzt oder das Feature hinzugebucht hast, gehe wie folgt vor, um die Funktion zu nutzen:

  • Klicke auf den Tab "Settings"
  • Scrolle nach ganz unten und klicke auf "Mehr Optionen anzeigen"
  • Aktiviere im neuen Fenster die Option "Self-Check-in & Check-out" (Screenshot siehe unten)
  • Klicke auf "Speichern"
  • Scrolle nun im "Settings"-Tab zum Abschnitt "Self-Check-in & Check-out"
  • Klicke oben rechts auf "Bearbeiten"
  • Aktiviere die Option "Self-Check-in per Link erlauben"
  • Link zum Self-Check-in X Minuten vor dem Event senden:
    Hier trägst Du die Anzahl der Minuten vor dem Event ein, zu der der Link zum Self-Check-in an die Online-Teilnehmenden versendet werden soll.
    In unserem Beispiel tragen wir hier den Wert "60" ein - der Link zum Online-Event wird also 60 Minuten vor der Start-Zeit des Events versendet.
  • Weiterleitung nach erfolgreichem Check-in/Check-out:
    Hier wählst Du die Option "Meeting-URL" aus

Hinweis: Auf Wunsch kannst Du auch noch den Self-Check-out aktivieren. Weitere Informationen dazu, wie Du den Self-Check-in und Self-Check-out nutzen kannst, findest Du hier.

Vorteile bei der Nutzung des Self-Check-ins

Das Aktivieren des Self-Check-ins ist, wie bereits erwähnt, ein optionaler Schritt. Die Unterscheidung zwischen Online- und Vor-Ort-Teilnehmenden funktioniert zwar auch ohne diese Einstellung, der Self-Check-in bietet aber folgende Vorteile:

  • Du hast einen besseren Überblick darüber, wer sich beim Event eingecheckt hat
  • Der Check-in der Teilnehmenden wird entsprechend in guestoo dokumentiert und es kann somit auch nach dem Event darauf zugegriffen werden
  • Bei zusätzlicher Aktivierung des Self-Check-outs kannst Du genau sehen, wie lange ein Gast am Online-Meeting teilgenommen hat

8. Gäste-Anzahl + Registrierungsprozess anpassen

8. Gäste-Anzahl + Registrierungsprozess anpassen -

Nun wollen wir noch festlegen, wieviele Gäste sich zu unserem Event anmelden können. 

So gehts:

  • Gehe in Deinem Event in den Tab "Settings"
  • Scrolle zum Abschnitt "Registrierungsprozess"
  • Klicke oben rechts auf "Bearbeiten"
  • Trage unter "Max. Gäste" die gewünschte maximale Gästeanzahl ein
  • Da es sich um ein hybrides Event handelt, möchten wir die Anzahl der Besucher vor Ort zwar begrenzen, jedoch keine Begrenzung für die Online-Teilnehmendenzahl vorgeben. Wir können die Zahl der Vor-Ort-Teilnehmenden (und, wenn gewünscht, auch der Vor-Ort-Teilnehmenden) in den einzelnen Timeslots später noch begrenzen, deshalb tragen wir für unser Beispiel einen sehr hohen Wert (z. B. "9999") ein, um sicherzustellen, dass ausreichend Plätze für die Online-Teilnehmenden verfügbar sind.
  • Klicke oben rechts auf "Speichern", um die Änderungen zu übernehmen

 

Außerdem möchten wir festlegen, dass wir nicht jeden Gast, der sich anmeldet, erst bestätigen müssen, damit er am Event teilnehmen darf. 

So gehts:

  • Gehe in Deinem Event in den Tab "Settings"
  • Scrolle zum Abschnitt "Registrierungsprozess"
  • Klicke oben rechts auf "Bearbeiten"
  • Wähle unter "Gast-Zusage" die Option "Automatische Zusage nach Anmeldung" aus
  • Klicke oben rechts auf "Speichern", um die Änderungen zu übernehmen

Weitere Informationen zu den Einstellungen, die Du unter dem Abschnitt "Registrierungsprozess" vornehmen kannst, findest Du hier.

9 Design anpassen

9 Design anpassen -

Damit Dein Event auch für das Auge ansprechend ist, kannst Du die Farben, die für die Eventseite, das Anmeldeformular und die E-Mails verwendet werden, individuell anpassen.

So gehts:

  • Gehe in Deinem Event in den Tab "Design"
  • Klicke oben rechts auf "Bearbeiten"
  • Trage in die Felder die gewünschten Farbcodes ein (z. B. #000000)
  • Lade auf Wunsch ein Hintergrundbild hoch
  • Klicke oben rechts auf "Speichern"

Weitere Informationen zu den Design-Einstellungen findest Du hier.

Hinweis: Wenn Du an dieser Stelle keine Farben hinterlegst, greift guestoo auf die Farben zurück, die unter "Agentur > Design" gespeichert sind.

10. Anmelde-Formular anpassen: Stammdaten

10. Anmelde-Formular anpassen: Stammdaten -

Damit Du alle nötigen Informationen Deiner Gäste bereits beim Anmeldeprozess abfragen kannst, solltest Du das Anmeldeformular an Deine Bedürfnisse anpassen.

So gehts:

  • Gehe in Deinem Event in den Tab "Formular"
  • Wähle unter dem Abschnitt "Stammdaten" aus, welche Felder in Deinem Anmeldeformular angezeigt werden sollen und ob diese Angaben freiwillig oder verpflichtend sind:
    • Rotes, durchgestrichenes Auge: Wird nicht im Formular angezeigt
    • Grünes Auge: Wird im Formular angezeigt, freiwillige Angabe
    • Grüner Stern: Wird im Formular angezeigt, verpflichtende Angabe
  • Weitere Informationen zu den Stammdatenfeldern findest Du hier.

 

Da es sich in unserem Beispiel um ein einfaches Event handelt, wählen wir folgende Stammdaten aus: E-Mail, Anrede (freiwillig), Vorname, Nachname.

Du kannst aber natürlich frei entscheiden, welche Stammdaten-Felder für Dich und die Planung Deines Events relevant sind. :)

11. Anmelde-Formular anpassen: Timeslot-Feld anlegen

11. Anmelde-Formular anpassen: Timeslot-Feld anlegen -

Nun geht es an das Timeslot-Feld, das wir verwenden möchten, um abzufragen, ob ein Gast digital oder vor Ort am Event teilnehmen möchte.

 

So gehts:

  • Gehe in Deinem Event in den Tab "Formular"
  • Klicke unter dem Abschnitt "Eventspezifische Felder" auf "+Feld hinzufügen"
  • Du hast an dieser Stelle die Wahl zwischen verschiedenen Feld-Typen. Für unseren Anwendungszweck wählen wir die Option "Timeslots / Intelligente Auswahlliste"
  • Beschriftung
    Hier trägst Du den Namen ein, den das Feld im Anmeldeformular haben soll, z. B. "Wie möchtest Du am Event teilnehmen?"
  • Optionen
    Für diesen Feld-Typ hast Du verschiedene Optionen zur Auswahl. Für unser Beispiel aktivieren (Schieberegler grün) wir die folgenden Optionen:
    • Vereinfachte Auswahl
      Wenn Du diese Option aktivierst, wird dem Gast eine Auswahlliste aller verfügbaren Timeslots angezeigt, aus der er einen Timeslot auswählen kann.
    • Verstecke nicht mehr verfügbare Optionen
      Gestaltet die Termin-Auswahl übersichtlicher und versteckt die Optionen, die für den Gast ohnehin nicht mehr wählbar sind, da keine Plätze mehr verfügbar sind
    • Kalendereintrag für Timeslot an Bestätigungs-E-Mail anhängen
      Ermöglicht es dem Gast seinen Termin schnell und einfach in seinem Kalender einzuspeichern
    • Timeslot-Datum in E-Mail verwenden
      Sorgt dafür, dass das Timeslot-Datum anstatt das Start-Datum des Events in der E-Mail verwendet wird - kann vor allem hilfreich sein, wenn es mehrere Zeitslots gibt, ist aber nicht zwingend notwendig, wenn es nur die Wahl zwischen Digital- und Vor-Ort-Teilnahme gibt
    • Markiert das Event als voll, sobald kein Timeslot mehr verfügbar ist
      Sorgt dafür, dass sich kein Gast mehr zum Event anmelden kann, sobald alle Timeslots vergeben sind
    • Hinweis: Alle anderen Optionen werden in unserem Beispiel deaktiviert (Schieberegler rot).
      Was genau die anderen Optionen bedeuten und wofür sie hilfreich sind, ist an dieser Stelle genauer erklärt.
  • Scrolle nun zunächst nach unten auf "+Neu anlegen", um das Feld zunächst zu speichern
  • Sobald Du das Feld angelegt hast, hast Du auch hier die Möglichkeit zu wählen, ob dieses Feld im Formular angezeigt werden soll und ob die Angabe freiwillig oder verpflichtend ist:
    • Rotes, durchgestrichenes Auge: Wird nicht im Formular angezeigt
    • Grünes Auge: Wird im Formular angezeigt, freiwillige Angabe
    • Grüner Stern: Wird im Formular angezeigt, verpflichtende Angabe
    Wir entscheiden uns in unserem Beispiel dafür, dass dieses Feld ein Pflichtfeld ist - der Gast muss also einen Timeslot auswählen, um am Event teilzunehmen.
Timeslots: Optionen anlegen

Nun hast Du das Feld für die Timeslots angelegt, jedoch noch nicht die verfügbaren Optionen/Timeslots für den Gast. 

Die Timeslots legst Du folgendermaßen an:

  • Klicke auf das Feld, das Du im vorherigen Schritt angelegt hast, um es zu bearbeiten. In unserem Beispiel heißt das Feld "Wie möchtest Du am Event teilnehmen?"
  • Scrolle nach unten zum Abschnitt "Optionen für den Gast" und klicke dort auf "+Neue Option"
  • Zuerst legen wir eine Timeslot-Option für die digitale Teilnahme an. Pflege hierfür die folgenden Daten:
    • Bezeichnung + Beschreibung:
      z. B. "Digitale Teilnahme"
    • Kalendereintrag Zusatztext
      Hier kannst Du einen zusätzlichen Text eingeben, der im Kalender-Eintrag angezeigt wird.
    • Meeting-URL
      Hier trägst Du die URL des Meetings ein. Wenn es nur einen Timeslot für die digitale Teilnahme zur Auswahl gibt, kannst Du diese auch einfach allgemein für das Event unter Infos > Meeting-URL hinterlegen.
    • Verfügbar
      Anzahl der verfügbaren Plätze in diesem Timeslot.
      Wir tragen hier für unser Beispiel den Wert "-1" sein, sodass sich belieblig viele Gäste für die Online-Teilnahme am Event anmelden können. Du kannst hier aber auch einen konkreten Wert eintragen, um die Teilnehmenden-Anzahl zu begrenzen, z. B. "40"
    • Datum + Uhrzeit Start
      Wir nutzen für unser Beispiel den 01.03.2022 um 10:00 Uhr
    • Datum + Uhrzeit Ende
      Wir nutzen für unser Beispiel den 01.03.2022 um 12:00 Uhr
    • Event-Typ
      Online-Event
      (Hiermit wird sichergestellt, dass ein Gast, der diesen Timeslot auswählt, in seiner Bestätigungs-E-Mail die Meeting-URL des Events zugeschickt bekommt, aber nicht die Adresse der Event-Location für die Vor-Ort-Teilnahme)
  • Wir haben nun einen zweistündigen Timeslot angelegt, den maximal 20 Gäste bei ihrer Anmeldung auswählen können, bevor dieser als voll markiert und somit nicht mehr im Anmeldeformular zur Auswahl angezeigt wird
  • Auf dieselbe Art und Weise legen wir nun noch eine zweite Timeslot-Option für die Vor-Ort-Teilnahme an:
    • Bezeichnung + Beschreibung:
      z. B. "Vor-Ort-Teilnahme"
    • Kalendereintrag Zusatztext
      Hier kannst Du einen zusätzlichen Text eingeben, der im Kalender-Eintrag angezeigt wird.
    • Verfügbar
      Anzahl der verfügbaren Plätze in diesem Timeslot.
      Wir tragen hier für unser Beispiel den Wert "20" ein, sodass sich 20 Gäste für diesen Timeslot anmelden können
    • Datum + Uhrzeit Start
      Wir nutzen für unser Beispiel den 01.03.2022 um 10:00 Uhr
    • Datum + Uhrzeit Ende
      Wir nutzen für unser Beispiel den 01.03.2022 um 12:00 Uhr
    • Event-Typ
      Event vor Ort
      (Hiermit wird sichergestellt, dass ein Gast, der diesen Timeslot auswählt, in seiner Bestätigungs-E-Mail die Adresse des Events zugeschickt bekommt, aber nicht die Meeting-URL des Events für die Online-Teilnahme)
  • Auf Wunsch kannst Du noch weitere Timeslot-Optionen anlegen, wenn es z. B. unterschiedliche Zeiten gibt, zu denen Deine Gäste am Event teilnehmen können
  • Sobald Du alle gewünschten Timeslot-Optionen angelegt hast, klicke unten rechts auf "Speichern"

 

Du kannst natürlich auch noch weitere eventspezifische Felder für Dein Event anlegen - weitere Informationen zu den verschiedenen Feld-Typen findest Du hier.

12. Anmeldung über Eventseite, Formular oder QR-Code

12. Anmeldung über Eventseite, Formular oder QR-Code -

Sobald Du Dein Event wie gewünscht individualisiert hast, ist es auch schon soweit, dass sich die ersten Gäste zu Deinem Event anmelden können.

Du hast hierzu mehrere Möglichkeiten:

 

1. Eventseite

  • Du schickst Deinen Gästen ganz einfach den Link zur Eventseite, auf der sie sich dann für dein Event anmelden können, z. B. per E-Mail, SMS, etc.
  • Gehe hierzu im Menü auf der rechten Seite auf den Menüpunkt "Event-Microsite"
  • Dort bekommst Du einen Link zu Deiner Eventseite angezeigt und kannst diesen nutzen, um einerseits Deine Einstellungen zu überprüfen und den Link andererseits auch direkt entsprechend an Deine Gäste weiterzuleiten.

 

2. Anmeldeformular

  • Du nutzt nur das Anmeldeformular, ohne die Eventseite.
  • Gehe hierzu im Menü auf der rechten Seite auf den Menüpunkt "Anmeldeformular"
  • Hier hast Du nun zwei Möglichkeiten:
    • Du schickst Den Link, der Dir im neuen Fenster angezeigt wird, an Deine Gäste, z. B. per E-Mail, SMS, etc.
    • Du kopierst den Code, den Du etwas weiter unten findest, an der entsprechenden Stelle in den HTML-Code Deiner eigenen Website und bindest das Formular somit auf Deine eigene Seite ein. Deine Gäste können sich dann von dort aus direkt zum Event anmelden.

 

3. QR-Code

  • Du nutzt einen QR-Code, um Deine Gäste auf das Event weiterzuleiten. Diesen kannst Du z. B. auf Flyer oder Einladungen drucken.
  • Gehe hierzu im Menü auf der rechten Seite auf den Menüpunkt "QR Code"
  • Speichere einen der beiden QR-Codes ab und nutze ihn dann an gewünschter Stelle. Es stehen zwei QR-Codes zur Verfügung:
    • QR-Code zur Eventseite
    • QR-Code zum Anmeldeformular

13. Gäste direkt einladen

13. Gäste direkt einladen -

Wenn Du nur bestimmte Gäste auf Dein Event einladen möchtest, hast Du außerdem die Möglichkeit Deine Gäste direkt einzuladen.

So gehts:

  • Gehe in Deinem Event in den Tab "Gäste"
  • Klicke auf "+ Gast hinzufügen"
  • Trage im neuen Fenster die E-Mail-Adressen Deiner Gäste mit "," getrennt nebeneinander oder untereinander in das entsprechende Feld ein
  • Bestätige unten dass Du die Einverständnis jeder einzelnen Person hast, ihre Daten zu speichern und sie anzuschreiben
  • Auf Wunsch kannst Du auch direkt die Option "Einladung senden" aktivieren. Die Gäste bekommen dann direkt eine E-Mail mit einem Link, mit dem sie sich beim Event anmelden können
  • Klicke unten auf "Hinzufügen"

14. Mailings an Gäste senden

14. Mailings an Gäste senden -

Manchmal ist es notwendig Deinen Gästen außer der Regel weitere Informationen zum Event zukommen zu lassen, z. B. wenn Du Deinen Gästen einen Reminder schicken möchtest oder Ihnen Informationen zur Vorbereitung auf das Event schicken möchtest.

Mit guestoo kannst Du Mailings aller Art ganz einfach umsetzen - so gehts:

  • Gehe in Dein Event und wähle im Menü auf der rechten Seite den Menüpunkt "Mailings" aus
  • Wähle die Art des Mailings aus
    Für generelle Informationen bietet sich der Typ "Standard" an
  • Wähle die Empfänger des Mailings aus
    Du kannst hier einen oder mehrere Status auswählen, in dem sich die Gäste befinden müssen, um das Mailing zu empfangen
  • Personalisiere das Mailing
    Du kannst die vorhandenen Platzhalter nutzen, um Deine Gäste persönlich anzusprechen. Klicke hierzu einfach auf den gewünschten Platzhalter um ihn in Deine Zwischenablage zu kopieren. Dann fügst Du den Platzhalter mit Rechtsklick -> "Einfügen" oder STRG+V an der gewünschten Stelle im Mailing ein.
  • Speichere Dein Mailing für später
    Wenn Du das Mailing erstmal nur vorbereiten möchtest oder es eventuell zu einem späteren Zeitpunkt nochmal verwenden möchtest, aktiviere die Option "Mailing speichern" und gib dem Mailing einen Namen, unter dem Du es später ganz einfach wiederfinden kannst.
  • Versende Dein Mailing (oder speichere es für später)
    Wenn Du fertig bist, klicke unten rechts auf den Button "Senden". Du kannst Dir mit Hilfe der Funktion "Test senden" auch erst mal anschauen, ob Du mit dem Aussehen Deines Mailings zufrieden bist oder auf das Speichern-Symbol klicken, wenn Du das Mailing nur speichern, aber noch nicht versenden möchtest.
  • Fertig :)

15. Gäste verwalten & einchecken

Stammdaten bearbeiten, Einladungen versenden, Check-in, ...

15. Gäste verwalten & einchecken - Stammdaten bearbeiten, Einladungen versenden, Check-in, ...

Nachdem sich Gäste zu Deinem Event angemeldet haben oder Du sie manuell hinzugefügt hast, kannst Du sie verwalten und am Tag des Events ein- und auschecken.

Wie das funktioniert, ist in dieser Kurzanleitung genauer erklärt.

16. Ausprobieren

guestoo hat natürlich noch viele weitere spannende Features, auf die wir in dieser Kurzanleitung nicht eingehen, um Dir den Einstieg so einfach wie möglich zu machen. 

Wir möchten Dich aber gerne dazu ermutigen, Dich selbstständig ein bisschen durch die Anwendung zu klicken und Dinge auszuprobieren, die für die Planung Deines Events hilfreich sein könnten.

In unserer Dokumentation für Veranstalter findest Du weitere Anregungen und Erklärungen. Und falls Du doch mal Hilfe brauchst, wende Dich gerne an support@guestoo.de - hier stehen wir Dir jederzeit bei Fragen zur Verfügung.

 

Aber jetzt wünschen wir Dir erst mal viel Spaß beim Ausprobieren von guestoo! :)