Vorteile mit Vorregistrierung anlegen

Jeder Vorteil wird als Event angelegt. Anschließend kann man die Besonderheiten des Vorteils im Event anpassen:

• Wie oft darf der Vorteil pro Karteninhaber*in genutzt werden
• Wie oft darf der Vorteil insgesamt von allen Karteninhaber*innen genutzt werden
• In welchem Zeitraum ist der Vorteil gültig

Hinweis: Wenn es sich um ganzjährige Vorteile handelt (z. B. kostenloser Eintritt in einen Park), dann sollte das Event für jedes Jahr neu angelegt werden.

So legst Du einen Vorteil an

• Gehe in den Tab "Events" und lege dort ein Event an (neu oder mit Vorlage) oder dupliziere ein bereits vorhandenes

Unter Event > Info > Wann kannst Du folgendes festlegen:

• Anmeldung möglich ab
  Legt ein Datum und eine Uhrzeit fest, ab wann man sich für diesen Vorteil registrieren kann. Vorher sieht der Kunde zwar die Details zum Vorteil, kann sich aber noch nicht anmelden.
• Anmeldung möglich bis
  Legt fest, bis zu welchem Datum sich die Kunden anmelden können. Danach sieht der Kunde zwar die Details zum Vorteil, aber kann sich nicht mehr anmelden.

Aktivieren der Voranmeldung

So aktivierst Du die Funktion, dass sich Kunden vorregistrieren können/müssen:

• Gehe in das Event und dort in den Tab "Settings"
• Scrolle zum Abschnitt "Anmeldung zum Event"
• Klicke oben rechts auf "Bearbeiten"
• Wähle "Jeder kann die Seite sehen & sich anmelden"
• Klicke oben rechts auf "Speichern"

Grundeinstellungen

So legst Du fest, wie viele Kunden sich anmelden dürfen und kannst weitere interessante Parameter festlegen.

• Gehe in den Tab "Settings"
• Scrolle zum Abschnitt "Registrierungsprozess"
• Klicke auf "Bearbeiten"
• Nimm folgende Einstellungen vor:
• Gast-Zusage: Automatisch
• Warteliste: Geschlossen
• Max. Gäste: Anzahl der Gäste die sich voranmelden dürfen (Begleitpersonen zählen dazu)
• Max. Gäste pro Anmeldung: 1 (empfohlen)
  1 wenn nur ein Kunde kommen darf // 2 wenn eine Begleitperson mitgebracht werden darf (der Hauptgast zählt mit)
• Automatische Anhänge in der Bestätigungs-E-Mail
  Wähle hier, welche Informationen der Gast in der Bestätigungs-E-Mail mitgesendet bekommen soll. Diese Infos kann er dann vor Ort zur Authentifizierung vorlegen (siehe Vorteile durch den Partner entwerten)
• Absage- & Storno-Optionen
  Hier kannst Du festlegen, ob der Kunde absagen darf (wenn er doch nicht kommen kann)
• Sonstiges
  "E-Mail-Adresse 2x eingeben" aktivieren
• Klicke auf "Speichern"

Double-Opt-in bei Eventanmeldung

Damit die Anmeldung eine gewisse Verbindlichkeit bekommt, kannst Du einstellen, dass alles noch einmal über einen Link in einer E-Mail bestätigt werden muss. Diese Option ist standardmäßig aktiv. Du kannst sie am Event unter Settings > Double-Opt-in bei Eventanmeldung deaktivieren. Dann ist der Kunde direkt nach dem Ausfüllen des Anmeldeformulars bestätigt.

Als Bestätigung der Vorregistrierung bekommt der Gast diverse Anhänge in der Bestätigungs-E-Mail mitgeschickt (siehe oben: Automatische Anhänge in der Bestätigungs-E-Mail).

Eine Option ist "Ticket als PDF". Hierbei wird dem Gast eine PDF in der Bestätigungs-E-Mail mitgeschickt. Das Aussehen dieser PDF kannst Du wie folgt anpassen:

• Gehe im Event/Vorteil in den Tab "Design" und scrolle zum Abschnitt "Ticket-Design"
• Klicke auf "Bearbeiten"
• Klicke im Abschnitt "Ticket-Design" auf "Ändern"
• Wähle das Design, welches Dir gefällt
• Nun kannst Du noch die entsprechenden Bilder hochladen
• Klicke auf "Speichern"

Hier findest Du alle Ticket-Designs inkl. deren Dokumentation: Templates für Deine Tickets

Wenn Du eine Vorregistrierung aktivierst, bekommen die Kunden, die sich registrieren, auch automatisierte E-Mails aus guestoo.
In der Regel sind es die folgenden:

• DOI-E-Mail (optional - siehe oben "Double-Opt-in bei Eventanmeldung"
  Eine E-Mail, in der die bei der Anmeldung eingegebenen Daten noch einmal bestätigt werden müssen
• Bestätigungs-E-Mail
  Die E-Mail, die die Vorregistrierung final bestätigt - nachdem die DOI-E-Mail (falls aktiviert) bestätigt wurde.
• Bestätigungs-E-Mail bei Absage durch Gast
  E-Mail, falls der Gast seine Vorbestellung storniert

Die Texte für diese E-Mails solltest Du hier pflegen:

• Event/Vorteil > E-Mail

E-Mail-Texte pflegen / Individuelle Mailings an vorregistrierte Kunden

Genaue Infos zu E-Mails an die Gäste inkl. der Nutzung von Platzhaltern zur persönlichen Ansprache und wie Du individuelle Mailings auslöst - wenn z.B. ein Event ausfällt - findest Du hier: E-Mails

Beispieltexte

DOI-E-Mail:

Hallo , bitte bestätige kurz die Richtigkeit Deiner Daten.
Ohne diese Bestätigung ist Deine Vorabregistrierung NICHT abgeschlossen!

Bestätigungs-E-Mail an den Gast

Hallo ,

Deine Voranmeldung hat geklappt. Bitte zeige diese E-Mail, das ausgedruckte Ticket ODER das digitale Ticket vor.

Vergiss Deinen Ausweis und Deine Vorteilskarte nicht.

Dein Team

Bestätigungs-E-Mail bei Absage durch Gast

Hallo ,

vielen Dank für die Rückmeldung. Deine Absage zu "" ist bei uns eingegangen.

Freundliche Grüße

Dein Team

Du kannst jederzeit einsehen, wer sich schon vorangemeldet hat:

• Event/Vorteil > Gäste

Wie Du die Anmeldungen verwaltest findest Du hier: Statistische Auswertung & Kundenkarten verwalten

Vorregistrierte Kunden erscheinen immer unabhängig von der Vorteilskarte in der Gästeliste des Vorteils, da die Vorteilskarten keine Verbindung zur Vorregistrierung haben. Berücksichtige das bitte bei Deiner statistischen Auswertung.

Wenn Du hier eine Lösung benötigst, bei der der Code der Vorteilskarte zur Vorregistrierung genutzt werden soll, melde dich bitte bei unserem Support: support@guestoo.de