Seit 2000 organisiert i2b (idea to business) zahlreiche Events mit jeweils vielen Hundert Gästen aus Wirtschaft, Wissenschaft, Kultur und Politik. Das Ziel des großen Netzwerks: Aus Ideen und Innovationen reale Projekte und Produkte entstehen zu lassen. Der sich ausgegründende Satellit, i2b nextlevel, hat es sich darüber hinaus zur Aufgabe gemacht, junge, netzwerkambitionierte und karriereorientierte Young Professionals durch besondere Formate zu unterstützen.
Es ist eine wirklich enorm starke und facettenreiche Community, die sich im nordwestdeutschen Raum mit über 26.000 Mitgliedern als größtes Wirtschafts- und Wissenschaftsnetzwerk der Region gebildet hat. Als Spezialist für Business-Networking und Veranstaltungsdienste führt die idea|2|business GmbH, kurz i2b, jährlich insgesamt rund 15 Veranstaltungen mit jeweils 150 bis 700 Gästen aus Wirtschaft, Wissenschaft, Kultur und Politik durch. Hier informieren sich die Mitglieder über aktuelle, innovationsbezogene Themen und knüpfen persönliche Kontakte. Ob Bremen, Bremerhaven, Oldenburg oder auch Berlin: Längst ist guestoo die Wahl der Innovationsschmiede, wenn es um regelmäßige Networking-Events in wechselnden Locations mit Teilnehmenden aus allen Branchen, Generationen und Karrierestufen geht. Der junge Satellit der Gesellschaft, genannt i2b next level, bietet Unternehmen zudem innovative analoge und digitale Formate in den Bereichen Online-Marketing, Recruiting und Employer Branding. Innerhalb derer organisieren die Gründer Networking-Events zu relevanten Themen, Branchen, Unternehmen und Organisationen mit Fokus auf Young Professionals im Alter zwischen 18 und 35 Jahren. Professionell durchgeführte Besucher- und Karrieretage, Job-Stations oder Job-Speeddating-Formate ergänzen das Angebot. Für die Durchführung all dieser Formate und Angebote nutzen i2b und i2b next level sehr erfolgreich unser Gästemanagement guestoo.
Bevor i2b mit guestoo gearbeitet hatte, wurde das Event-Management über eine wenig intuitive Software-Lösung verwaltet. Dort konnte lediglich ein Verteiler gehostet werden, mit dessen Hilfe E-Mails verschickt wurden. Das System hielt den rasant wachsenden Anforderungen schnell nicht mehr stand. Zudem war die Fehler- und Störanfälligkeit der vorherigen Lösung trotz der nur sehr begrenzten Möglichkeiten hoch. Zudem sollte ein neues System so breit angelegt und zukunftsfähig sein, dass es auch die vielen weiteren – über das klassische Event-Management hinausgehenden – Ideen der Gründer sicher würde umsetzen können.
Einrichtung eines Mitglieder-Bereiches mit eigenem Dashboard
Möglichkeit für Mitglieder, ihre Networking-Profile eigenständig zu erstellen
Nutzung des Networking-Profils zur Anmeldung bei Events
Kommunikation mit der Community
So wird guestoo auch zum Marketing-Tool, das den Bekanntheitsgrad des Netzwerks stärkt und die Mitgliedschaft attraktiv macht.
Damit entfallen langwierige Kommunikationswege zugunsten einer sofort nutzbaren Mitgliedschaft und Teilhabe – ein Feature, das sicher auch für viele andere Communities wertvoll sein dürfte
Einer der zentralen Punkte bei der Einführung von guestoo war für i2b next level die Möglichkeit für Netzwerk-Mitglieder, sich ihre Accounts selbst einzurichten und ihr Profil eigenständig zu pflegen. Diese Accounts sollten fortan zum wichtigsten Tool in der zielgerichteten Kommunikation werden. Die Vorteile sind vielfältig: Zunächst machen es selbst gepflegte Accounts für die Veranstalter besonders einfach, fehlerfrei und adressatengerecht zu kommunizieren. Denn die Pflege dieser oft fehleranfälligen Daten durch den Veranstalter gehört damit der Vergangenheit an. Außerdem verfügen die Mitglieder mit guestoo nun über ein eigenes Dashboard, auf welchem sie nach dem Log-in genau sehen können, für welche Events sie sich angemeldet haben und welche Events in der Zukunft noch anstehen. Auch die Kommunikation mit dem Veranstalter ist möglich.
„Die Mitglieder haben die Möglichkeit, über ihren Account direkt mit uns zu kommunizieren, falls zum Beispiel einmal etwas unklar sein sollte“, erklärt Henry Schwampe und ergänzt:
„Das Schöne ist, es kommt nur sehr selten vor. Ganz offensichtlich kommen alle mit dem System, wie guestoo es für uns geschaffen hat, sehr gut zurecht.“
Doch damit ist die Reise längst nicht zu Ende: Über die Profile der Mitglieder kann i2b next level zudem sehr leicht filtern, für wen genau welches Angebot im Netzwerk gerade interessant ist und seine Mitglieder darauf aufmerksam machen. So filtern die Gründer z. B. nach Altersgruppe, Karrierestufe oder Fachrichtung der Mitglieder (natürlich auch in Kombination), um mit ihren Netzwerk-Angeboten die passenden Member zu erreichen. Ein Beispiel aus der Praxis: Für die Bewerbung des Besucher- oder Karrieretages eines Partner-Unternehmens werden die Filter so gesetzt, dass nur solche Profile das Angebot bekommen, die der Altersgruppe 18 - 35 zuzuordnen sind, sich in der Karrierestufe Studierende, Werkstudierende oder Juniors befinden und dem Fachbereich MINT angehören. Eine wichtige Funktion, wenn es über die klassische Event-Planung hinausgeht.
Denn neben dem Ansatz des „Connecting People“ von i2b verfolgt i2b next level weitere Ziele: Mit dem Konzept „NetworkPLUS“ agieren die Unternehmer für verschiedene Firmen zum Beispiel auch in den Bereichen Employer Branding, Recruiting oder Job-Speeddating. guestoo wird also nicht nur für Events genutzt, sondern kommt auch bei anderen Formaten zum Einsatz. Dazu zählen beispielsweise Besucher- und Karrieretage bei Unternehmen oder eine Bewerber-Qualifizierung im Vorfeld von Gesprächen. Hier erstellen die Gründer auf einfachste Art und Weise Fragebögen und erfassen, welche Person für welche Jobs geeignet ist.
Für i2b next level war es auch wichtig, den Workflow zu beschleunigen, Event-Vorlagen nutzen zu können und vorhandene Events schnell und einfach zu kopieren.
„Die Event-Pages von guestoo waren für unsere Zwecke absolut ausreichend. Wir konnten alle Event-Informationen in unserem Design darstellen, Bilder und Videos einfügen und die Interessenten intuitiv zum Anmeldeprozess schleusen. Durch die Möglichkeit des Duplizierens müssen wir bestimmte Dinge nun nicht mehr immer wieder neu erstellen.“
Die Unternehmer qualifizieren die Teilnehmenden von Events über die Formulare, die sie bei guestoo erstellen. Das gilt auch für einzelne Unterevents auf dem Event (z. B. ein Job-Speeddating), bei denen die Mitglieder nach ihren Angaben eingeteilt werden. Auch lassen sich bestimmte Zeitslots für spezielle Event-Abschnitte vergeben, zu denen die Gäste dann eingeladen werden.
„Wichtig war und ist uns vor allem eines: kreativ arbeiten und Ideen schnell umsetzen und vertesten sowie komplizierte Prozesse mit einer einfachen Bedienung zu gestalten. Mit guestoo ist für uns all das möglich. Wir als Unternehmen profitieren von einer Software-Lösung, die unglaublich viel kann und sich im Verhältnis zu den vielen Möglichkeiten und unseren spezifischen Anforderungen sehr einfach bedienen lässt. Deshalb Danke an das guestoo-Team :) Keep it up!“
Zurzeit werden die Events noch über eine eigene Event-Seite abgebildet, doch schon in Kürze wird i2b next level diese in seine neue Website einbinden, genauso wie das Registrierungsformular.
Ein weiteres Thema ist stets die Praktikabilität vor Ort: Beim Ein- und Auschecken der Event-Gäste kommt es vor allem auf einfachste Handhabung und Schnelligkeit an.
„Unser Team vor Ort besteht oftmals aus wechselnden Mitarbeitenden wie z. B. Studierenden, die vorher noch nie im Bereich Eventmanagement (Einlass) gearbeitet haben. Wir erklären die Dinge hier maximal zwei Mal und die Leute können die Software ohne Probleme bedienen. Mit dem Handy wird gescannt, die Software checkt den Gast ein und das Namensschild wird gedruckt. Pro Gast dauert das nur wenige Sekunden.“
Welches Fazit kann i2b next level nach den zum Teil sehr speziellen Einsätzen von guestoo ziehen?
„Mit guestoo und dem kompetenten Team dahinter haben wir eine für uns maßgeschneiderte Lösung, die den vielen spezifischen Anforderungen unseres Netzwerks gerecht wird. Hervorstechend sind die vielen Möglichkeiten, die größtenteils sehr intuitive Bedienung des Tools, die tolle Betreuung und der kompetente Support des Teams von guestoo mit schnellen Antwort- und Bearbeitungszeiten. Man merkt deutlich, wie sehr dem smarten Team daran gelegen ist, seine Kunden auch zufriedenzustellen und Lösungen zu schaffen. Sehr dynamisch eben, genau wie unsere Branche.“
Sicherheit und Datenschutz sind bei uns ein fester Bestandteil jedes Projektes. Zusätzlich zu den internen Maßnahmen lassen wir guestoo jährlich einem Penetrationstest unterziehen, bei dem überprüft wird, ob das System vor einem Hacker-Angriff geschützt ist.
Alle Daten liegen auf Servern in Deutschland oder der EU bei einem deutschen Unternehmen ohne Mutter außerhalb der EU.
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Ob als großer Player der Veranstaltungsbranche oder innovative Netzwerkschmiede: Durch seine Vielseitigkeit ist guestoo das perfekte Werkzeug, um Firmenevents, Kundenveranstaltungen, Seminare, Partys oder Konzerte zu managen – egal ob alleine oder im Team.
Mit guestoo lassen sich alle Bereiche einer Veranstaltung ohne Programmierkenntnisse einfach online organisieren – professionell, vollumfassend, zeitsparend und datenschutzkonform.
Entwickelt im Ruhrgebiet, betrieben auf deutschen Servern.
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