Die Herausforderung

60 regionale Marketing Clubs, knapp 12.000 Mitglieder, jede Menge Veranstaltungen und eine Vielzahl von Teilnehmenden – das ist ein Fall für ein vollumfängliches, professionelles Tool über alle Clubs hinweg, um die ganze Bandbreite an Aktivitäten zu organisieren. Die Wirklichkeit sah bis vor kurzem jedoch ganz anders aus: Unterschiedlichste Tools und Software-Typen kamen regional für das Event- und Teilnehmermanagement zum Einsatz. Ob Eventbrite, Xing Events, egocentric systems oder individuell entwickelte Lösungen, jede Region, jeder Club agierte eher ungewollt autark und individuell. Hinzu kamen Lizenzgebühren unterschiedlichster Anbieter. Ein weiteres, großes Problem war, dass die Lösungen vieler Anbieter ohne Schnittstelle zur Mitgliederdatenbank des BVMC daherkamen. Auch innerhalb des Verbandes wurde mit einer proprietären Lösung gearbeitet, dem auf Microsoft Dynamics basierenden Anmeldeportal „Booking Place“. Diese Plattform ermöglicht den Clubs Online-Anmeldungen direkt in ihr Veranstaltungsmanagement zu übertragen. Es richtete sich insbesondere an Club-Geschäftsstellen, die kein eigenes Anmeldeportal, beispielsweise über ihre Club-Website, betreiben. So konnten diese zumindest die API zur Mitgliederverwaltung (Microsoft Dynamics) nutzen.

Auf gezielten Wunsch der Clubs und ihrer Mitglieder in ganz Deutschland wurde daher nach einer einheitlichen Lösung gesucht. Gefunden hat der BVMC sie schließlich in einer strategischen Partnerschaft mit den Code Piraten und unserer Veranstaltungsmanagement-Software guestoo. Ohne Frage, zeigte diese Software sich von Anfang an als bestens geeignet für das Vorhaben des BVMC, doch galt es für die Code Piraten als neuen Partner auch, verschiedene andere Herausforderungen anzunehmen. Schließlich sollte guestoo bereits kurzfristig für viele der 60 Clubs nutzbar sein. So spielten vor allem die Themen Roll-out in die Regionen und die Befriedigung des deutschlandweiten Schulungsbedarfs eine zentrale Rolle.
Denn zunächst musste den interessierten Clubs noch die kostenlose Cloud-Version – noch ohne API zur Club Management Software (CMS), ohne Vorlagen etc. – zur kostenfreien Nutzung zur Verfügung gestellt werden. Schließlich war klar, dass die Schnittstellenprogrammierung und die Serverinstallation trotz aller Professionalität und Manpower doch etwas Zeit in Anspruch nehmen würden. Dieser Umweg wurde vom BVMC bewusst gewählt, um eine nahtlose Lösung mit Mehrwert für die Clubs zu bieten.