Einladungen mit Newsletter2Go versenden

Damit man Gäste zu einem Event einladen kann, muss man erst einmal das Event anlegen und festlegen, wer sich alles zum Event anmelden darf (entweder direkt beim Anlegen oder im bereits angelegten Event unter dem Reiter "Einstellungen"):

• Jeder kann sich anmelden
  Die guestoo Eventseite ist für jeden sichtbar, der die URL kennt. Es können sich neben den eingeladenenen Gästen auch beliebige andere Personen anmelden.
• Nur auf Einladung
  Nur Gäste, die von Dir eingeladen wurden, können die Eventseite sehen und sich anmelden. Die Authentifizierung erfolgt über einen persönlichen Einladungscode oder über einen persönlichen Einladungslink.

Tipp: Du solltest auch festlegen, ob der Gast bei der Bestätigung seiner Einladung eine Eintrittskarte und ein Apple Wallet Ticket bekommen soll und ob die Gäste nach erfolgreicher Anmeldung automatisch eine Zusage erhalten sollen oder Du sie einzeln von Hand bestätigen möchtest. Beides kannst Du ebenfalls am Event unter "Einstellungen" festlegen.

Nachdem Du das Event angelegt hast, kannst Du jetzt die Gäste hinzufügen, die Du gerne einladen möchtest. Dies kannst Du auf verschiedenen Wegen tun:

Keine Angst, guestoo verschickt nur Einladungen per Email, wenn Du die entsprechende Option manuell aktivierst.

Gäste per Excel-Import hinzufügen

Wenn Du eine Excel-Liste mit Gästen hast (z. B. aus Eurem CRM), dann kannst Du die Gäste wie folgt hinzufügen:

1. Schau Dir unseren Beispiel-Import Datei an und passe Deine Excel-Datei entsprechend an
2. Gehe in den Reiter Gäste
3. Klicke auf "Import"
4. Wähle Deine Datei
5. Wähle das Event, zu dem die Gäste hinzugefügt werden sollen
6. Klicke auf "Import"
7. Fertig

Gäste direkt am Event hinzufügen

1. Gehe in das Event und dort in den Reiter "Gäste"
2. Klicke oben links auf "Gast hinzufügen"
3. Wähle wie Du die Gäste hinzufügen möchtest (Manuell mit Email, automatisiert aus dem Gästestamm oder manuell ohne Email) und folge der Beschreibung
4. Klicke auf "Hinzufügen"
5. Fertig

Gäste per API aus z.B. dem CRM hinzufügen

Die API von guestoo ermöglicht Dir eine nahtlose Integration in Deine bestehende Systemlandschaft. Mit der API kannst Du so z. B. Gäste aus Eurem CRM zu guestoo hinzufügen und sie einem Event zuordnen.
Das erfordert allerdings etwas Programmieraufwand. Du findest alles, was dazu nötig ist, nach dem Login unter dem Reiter API.

Wenn Du die Gäste hinzugefügt und ggf. noch "Blanko-Gäste" ergänzt hast (siehe unten "Sonstiges: Blanko Karten erstellen"), dann kannst Du mit der Erstellung der Karten beginnen.

Einladungslinks, Einladungscodes und QR-Codes der Gäste erhalten

1. Gehe in das Event
2. Wähle rechts im Menü "Excel-Export"
3. Wähle aus, welche Gäste Du exportieren möchtest (wenn Du Step 2 gefolgt bis, sind das alle Gäste im Status "Hinzugefügt")
4. Wähle, ob wir Dir einen QR-Code mit dem individuellen Einladungslink des Gastes generieren sollen (ggf. kann das aber auch Deine Druckerei einfach mit erledigen)
5. Klicke "Export starten"
6. Du erhälst nun eine Excel-Datei mit allen Daten, die Du für die Erstellung einer eigenen personalisierte Einladungskarte brauchst inklusive QR-Codes (falls gewünscht)

Inhalte der Excel-Datei nutzen

Die Daten in der Excel-Datei beinhalten neben den ggf. gepflegten Stammdaten des Gastes auch die Informationen, die die Einladung braucht, damit der Gast sich bei der Anmeldung "identifizieren" kann. Also alles, was du brauchst um die Einladung zu gestalten und zu verschicken:

• Stammdaten
  Name, Anrede, Adresse, …
• Einladungscode
  Wenn der Gast die Standard-Eventseite aufruft, wird er bei Events mit der Vorgabe "Nur auf Einladung" gebeten, sich mit diesem Code zu identifizieren, sonst bekommt er keinen Zugriff auf die Eventseite. Die Eventseite ist die Seite, die Du siehst, wenn Du in guestoo im Event auf das Auge klickst (Beispiel).
  Bei Events mit offener Anmeldung kann er im Anmeldeformular oben den Code eingeben, und spart sich so die Eingabe seiner Daten.
• Einladungslink
  Der Einladungslink beinhaltet die Identität des Gastes. Geht der Gast auf diesen Link, landet er direkt auf der Eventseite und guestoo weiß, wer er ist. Er braucht den Einladungscode nicht eigeben.
• Absagelink
  Der Absagelink beinhaltet ebenfalls die Identität des Gastes. Ruft ein Gast diesen Link auf, kann er seine Teilnahme am Event absagen (inklusive Grund). Geht er über den Einladungslink auf die Eventseite (oder mit Einladungscode), hat er hier ebenfalls die Option abzusagen.
• QR-Code (falls erstellt)
  Der QR-Code beinhaltet den Einladungslink. Wenn Du mit einer Druckerei arbeitest, ist der beste Weg die Druckerei den QR-Code selbst aus dem Einladungslink erstellen zu lassen.

Nachdem Du jetzt alle Daten hast und weißt, was die einzelnen Bestandteile bedeuten, kannst Du sie in Newsletter2Go importieren:

1. In Newsletter2Go einloggen
2. Je nachdem wie Du Dich in Newsletter2Go organisierst:
1. In den Reiter "Empfänger" wechseln und eine neue Gruppe für die Empfänger anlegen
2. Neues Adressbuch für die Empfänger anlegen, dann in das Adressbuch wechseln und den Reiter "Empfänger" öffnen
3. "Empfänger hinzufügen" > Datei-Upload
4. Wähle jetzt den guestoo Excel-Export aus
5. Bei der Import-Maske bitte folgende Spalten zusätzlich importieren
1. Spalte AD: Benennen in "einladungslink" (genau so benennen!!!)
2. So gehts: auf den Pfeil neben "Nicht importieren" klicken und "+ neues Merkmal" anklicken
3. Spalte AF: Benennen in "absagenlink" (genau so benennen!!!)
4. Nur zur Info, wird nicht benötigt: Spalte AE = einladungscode & Spalte AG = checkincode
6. Optional: Wenn gewünscht, wähle die Gruppe aus, in die die Kontakte importiert werden sollen.
7. Starte den Import

Die Doku zum Erstellen von Mailings findest Du auf der Seite von Newsletter2Go. Hier wollen wir Dir nur kurz erklären wie Du die relevanten Daten von guestoo in Dein Mailtemplate einbindest.

Eigenes HTML-schreiben

1. Gestalte Dein Mailing so, wie Du es haben willst (Beispiel: Template im guestoo design)
2. Verknüpfung mit guestoo-relevanten Infos
1. Der Link, der den Gast zur Anmeldung führen soll (einladungslink) wird wie folgt hinterlegt: href="{{ recipient.einladungslink }}"
2. Der Link, der den Gast zur Absage-Seite führen soll (absagenlink) wird wie folgt hinterlegt: href="{{ recipient.absagenlink }}"
3. Fertig :) Du kannst das guestoo-Template für den Versand der Einladungen nutzen: Template-guestoo

Template von Newsletter2Go nutzen

Du kannst auch einfach Newsletter2Go-Vorlagen nutzen. Du musst hier nur zwei Buttons anlegen und sie mit den guestoo-Merkmalen verknüpfen

• Link, der den Gast zur Anmeldung führen soll (einladungslink), nutzt das Merkmal: einladungslink
• Link, der den Gast zur Absage-Seite führen soll (absagenlink), nutzt das Merkmal: absagenlink

1. Wähle den Reiter "Mailings" aus
2. Neues Mailing (z. B. Einzelmailing) anlegen
3. Dem Dialog folgen: (1. Empfänger / 2. Einstellungen)
4. Im Schritt "3. Vorlage" bitte auswählen:
1. Eigenes HTML > Datei Upload und Deine in 5. erstelltes Design hochladen
2. ODER Nutze ein Template von Newsletter2Go und verknüpfe die entsprechenden Merkmale (absagenlink & einladungslink) mit Buttons
5. Vorschau betrachten, ggf. Test schicken (Achtung: Im Test funktionieren die Links (anmelden/absagen) nicht) und auf "Nächster Schritt" klicken
6. Dann absenden
7. Fertig :)

Die Gäste haben in guestoo noch den Status "Hinzugefügt", da wir nicht mitbekommen wen Du über andere Systeme einlädst. Sobald sich aber ein Gast anmeldet, siehst Du es in guestoo.