Einladungen per SMS versenden

Um Gäste zu einem Event einladen zu können, musst Du erst einmal das Event anlegen und festlegen, wer sich alles zum Event anmelden darf (beim Anlegen oder im bereits angelegten Event unter dem Reiter "Einstellungen"):

• Jeder kann sich anmelden
  Die guestoo Eventseite ist für jeden sichtbar, der die URL kennt. Es können sich neben den eingeladenenen Gästen auch beliebige andere Personen anmelden.
• Nur auf Einladung
  Nur Gäste, die eingeladen wurden, können die Eventseite sehen und sich anmelden. Die Authentifizierung erfolgt über einen persönlichen Einladungscode oder über einen persönlichen Einladungslink.

Tipp: Du solltest auch festlegen, ob der Gast bei der Bestätigung seiner Einladung eine Eintrittskarte und ein Apple Wallet Ticket bekommen soll und ob die Gäste nach erfolgreicher Anmeldung automatisch eine Zusage erhalten sollen oder Du sie einzeln von Hand bestätigen möchtest. Beides kannst Du ebenfalls am Event unter "Einstellungen" festlegen.

Nachdem Du das Event angelegt hast, kannst Du jetzt die Gäste hinzufügen, die Du gerne einladen möchtest. Dies kannst Du auf verschiedenen Wegen tun:

Keine Angst, guestoo verschickt nur Einladungen per E-Mail, wenn Du die entsprechende Option manuell aktivierst.

Gäste per Excel-Import hinzufügen

Wenn Du eine Excel-Liste mit Gästen hast (z. B. aus Deinem CRM), dann kannst Du die Gäste wie folgt hinzufügen:

1. Schau Dir unseren Beispiel-Import Datei an und passe Deine Excel-Datei entsprechend an
2. Gehe in den Reiter Gäste
3. Klicke auf "Import"
4. Wähle Deine Datei
5. Wähle das Event zu dem die Gäste hinzugefügt werden sollen
6. Klicke auf "Import"
7. Fertig

Gäste direkt am Event hinzufügen

1. Gehe in das Event und dort in den Reiter "Gäste"
2. Klicke oben links auf "Gast hinzufügen"
3. Wähle wie Du die Gäste hinzufügen möchtest (Manuell mit Email-Adresse, automatisiert aus dem Gästestamm oder manuell ohne Email) und folge der Beschreibung
4. Klicke auf "Hinzufügen"
5. Fertig

Gäste per API aus z.B. dem CRM hinzufügen

Die API von guestoo ermöglicht Dir eine nahtlose Integration in Eure bereits bestehende Systemlandschaft. Mit der API kannst Du so z. B. Gäste aus Eurem CRM zu guestoo hinzufügen und sie einem Event zuordnen.
Das erfordert allerdings etwas Programmieraufwand. Du findest alles, was dazu nötig ist, nach dem Login unter dem Reiter API.

Wenn Du die Gäste hinzugefügt und ggf. noch "Blanko-Gäste" ergänzt hast (siehe unten "Sonstiges: Blanko Karten erstellen"), dann kannst Du mit der Erstellung der Karten beginnen.

Einladungslinks, Einladungscodes und QR-Codes der Gäste erhalten

1. Gehe in das Event
2. Wähle rechts im Menü "Excel-Export"
3. Wähle, welche Gäste Du exportieren möchtest (wenn Du Step 2 gefolgt bis, sind das alle im Status "Hinzugefügt")
4. Klicke auf "Export starten"
5. Du erhälst nun eine Excel-Datei mit allen Daten, die Du für die Erstellung einer eigenen personalisierten Einladungskarte brauchst inkl. QR-Codes (falls gewünscht)

Inhalte der Excel-Datei nutzen

Die Daten in der Excel-Datei beinhalten neben den ggf. gepflegten Stammdaten des Gastes auch die Informationen, die die Einladung braucht, damit der Gast sich bei der Anmeldung "identifizieren" kann. Also alles, was du brauchst, um die Einladung zu gestalten und zu verschicken:

• Stammdaten
  Name, Anrede, Adresse, …
• Einladungscode
  Wenn der Gast die Standard-Eventseite aufruft, wird er bei Events mit der Vorgabe "Nur auf Einladung" gebeten, sich mit diesem Code zu identifizieren, ansonsten erhält er keinen Zugriff auf die Eventseite. Die Eventseite ist die Seite, die Du siehst, wenn Du in guestoo im Event auf das Auge klickst (Beispiel).
  Bei Events mit offener Anmeldung kann der Gast im Anmeldeformular oben den Code eingeben und spart sich so die Eingabe seiner Daten.
• Einladungslink
  Der Einladungslink beinhaltet die Identität des Gastes. Geht der Gast auf diesen Link, landet er direkt auf der Eventseite und guestoo weiß, wer er ist. Er muss den Einladungscode nicht eingeben.
• Absagelink
  Der Absagelink beinhaltet ebenfalls die Identität des Gastes. Ruft ein Gast diesen Link auf, kann er seine Teilnahme am Event absagen (inklusive Grund). Geht er über den Einladungslink auf die Eventseite (oder mit Einladungscode), hat er hier ebenfalls die Option abzusagen.

Nachdem Du jetzt alle Daten hast und weißt, was die einzelnen Bestandteile bedeuten, kannst Du sie in Dein SMS-Tool importieren:

1. Logge Dich in Deinem SMS-Tool ein
2. Importiere die Excel-Datei in Deine Kontakte
1. Wichtig: Du musst den Einladungscode ggf. als neues Merkmal anlegen. Dieser ist wichtig, um die Gäste personalisiert auf die Eventseite zu bekommen
3. Starte den Import

Jetzt kannst Du Deine Kampagne anlegen und die Nachricht vorbereiten.

So generierst Du den personalisierten Link für den Gast zur Eventwebsite:

1. Schreibe https://gstoo.de/
2. Füge direkt dahinter den Platzhalter für das neue Merkmal "Einladungscode" hinzu (je nach Anbieter unterschiedlich)

Beispiel:

• Einbindung im Kampagnen-Template: https://gstoo.de/
• In der SMS sieht es dann so aus: https://gstoo.de/QWC-V8J-DDD

Hinweis: Du kannst auch im guestoo Excel-Export die Spalte "Einladungslink" durchsuchen und wie folgt ersetzen. Dann kannst Du diese Spalte als neues Merkmal importieren und musst den Link nicht, wie oben beschrieben, zusammenbauen:

1. Suche: https://app.guestoo.de/public/event/invited/
2. Ersetze durch: https://gstoo.de/

Wenn Du keine Gästeliste hast, kannst Du auch einfach den Link zur Eventwebsite an Deine potentiellen Gäste senden. Wenn Du hier schon ein SMS-Tool mit gepflegten Kontakten hast, brauchst Du auch keinen Export, sondern startest einfach das Massen-Mailing mit Deinem Text und dem guestoo Link zur Eventwebsite.