Hybride Events organisieren

Benötigte Features:

• Self-Check-in/-Check-out per Link (Details)
• Erweiterte Ticket-Optionen (Details)

Ablauf für den Gast

Der Gast kann bei der Anmeldung eines von zwei Tickets wählen (digitales Ticket / Vor-Ort Ticket):

• Vor-Ort Ticket
  Der Gast bekommt in der Bestätigungs-Eail ein Ticket, mit dem er vor Ort eingecheckt werden kann
• Digitales Ticket
  Der Gast bekommt X Minuten vor dem Event eine Email, mit der er sich für das digitale Event einchecken kann. Klickt er auf den Link in dieser Check-in E-Mail landet er auf einer Check-in-Seite. Nach dem Check-in wird er zum entsprechenden Meeting-Tool weitergeleitet.

Ablauf für den Veranstalter

Nachdem der Veranstalter alles eingerichtet hat, muss er nichts weiter tun. Alles weitere passiert automatisch.

E-Mails an unterschiedliche Ticketinhaber

Wenn Du Mailings an z. B. alle Inhaber eines digitalen Tickets senden willst, kannst Du wie folgt vorgehen:

• Gehe in den Tab "Gäste"
• Nutze den Filter, um nur Gäste mit dem digitalen Ticket anzuzeigen
• Gehe auf "Alle abwählen" (nur zur Sicherheit) und dann auf "Alle auswählen"
• Gehe beim Zahnrad an einem beliebigen Gast auf die Option "Mailing an X Gäste senden"
• Im nun folgenden Dialog kannst Du das Mailing für die Gäste mit einem digitalen Ticket versenden.

Tipp: Wenn Du das Mailing speicherst (Option unten im Mailing-Dialog) und es dann noch einmal versendest, erhalten nur Gäste das Mailing, die das gespeicherte Mailing noch nicht bekommen haben. So kannst Du sicherstellen, dass bei Nachrückern nur die Personen das Mailing erhalten, die es bisher noch nicht bekommen haben.

Einrichten

So richtest Du das Event ein (nur die relevanten Punkte werden hier angesprochen):

Stelle sicher, dass Du ein Event mit "Kostenpflichtigen Tickets" angelegt hast. In der Übersicht hat das Event ein kleines €-Zeichen und wenn Du das Event bearbeitest, siehst Du einen Tab "Tickets". Du kannst diesen Punkt unter Event > Settings jederzeit anpassen.

1. Tickets

• Gehe im Event in den Tab "Tickets"
• Vor-Ort Ticket
  1) Lege ein neues Ticket an und nenne es z. B. "Vor-Ort Ticket)
  2) Lege alle Details fest (z. B. Preis, Promotion-Code, Verfügbarkeit, …)
  3) Stelle den Switcher am Ende des Dialogs "Self-Check-in deaktivieren" auf grün
• Digitales Ticket
  1) Lege ein neues Ticket an und nenne es z. B. "Digitales Ticket)
  2) Lege alle Details fest (z. B. Preis, Promotion-Code, Verfügbarkeit, …)

2. Self-Check-in für digitale Events aktivieren

• Gehe in den Tab "Settings"
• Scrolle zum Abschnitt "Self-Check-in/Check-out" (falls er nicht sichtbar ist, scrolle zum Ende der Seite, klicke auf "Mehr Optionen" und blende ihn ein)
• Aktiviere die Option "Self-Check-in per Link erlauben"
• Stelle die Anzahl der Minuten ein, die die Check-in E-Mail vor dem Event versendet werden soll (z. B. 10)
• Trage den Link zum Meeting ein (auf diesen wird nach dem Check-in weitergeleitet)
  Tipp: Falls Zugangsdaten benötigt werden, die nicht im Link enthalten sind, kannst Du sie in diesen E-Mail-Text schreiben.

3. Self-Check-in E-Mail für digitale Events beeinflussen

• Gehe in den Tab "E-Mails"
• Scrolle zum Abschnitt "Standard E-Mail-Texte" (falls er nicht sichtbar ist, scrolle zum Ende der Seite, klicke auf "Mehr Optionen" und blende ihn ein)
• Editiere "E-Mail mit dem Check-in-Link". Ggf. musst Du "Für dieses Event anpassen" anklicken

Fertig :)

Benötigte Features:

• Keine besonderen Features notwendig
• Optional: Timeslots (Details)

Ablauf für den Gast

Der Gast muss bei der Anmeldung im Formular eine von zwei Optionen wählen: Digital teilnehmen / Vor Ort teilnehmen

• Vor-Ort
  Der Gast bekommt in der Bestätigungs-Email ein Ticket, mit dem er vor Ort eingecheckt werden kann.
• Digital
  Der Gast bekommt in der Bestätigungs-Email ebenfalls ein Ticket, mit dem er vor Ort eingecheckt werden kann. Zusätzlich bekommt er ein Mailing mit den Zugangsdaten zum digitalen Event.

Ablauf für den Veranstalter

Nachdem der Veranstalter alles eingerichtet hat, muss er zu einem bestimmten Zeitpunkt ein Mailing an die digitalen Gäste versenden, in denen die Zugangsdaten stehen.

Emails an unterschiedliche Gäste

Wenn Du Mailings an z. B. alle digitalen Gäste senden willst, kannst Du wie folgt vorgehen:

• Gehe in den Tab "Gäste"
• Nutze den Filter, um nur Gäste mit der Option "Digitale Teilnahme" anzuzeigen
• Gehe auf "Alle Abwählen" (nur zur Sicherheit) und dann auf "Alle auswählen"
• Gehe beim Zahnrad an einem beliebigen Gast auf die Option "Mailing an X Gäste senden"
• Im nun folgenden Dialog kannst Du das Mailing für die Gäste mit einem digitalen Ticket versenden.

Tipp: Wenn Du das Mailing speicherst (Option unten im Mailing-Dialog) und es dann noch einmal versendest, erhalten nur Gäste das Mailing, die das gespeicherte Mailing noch nicht bekommen haben. So kannst Du sicherstellen, dass bei Nachrückern nur die Personen das Mailing erhalten, die es bisher noch nicht bekommen haben.

Einrichten

So richtest Du das Event ein (nur die relevanten Punkte werden hier angesprochen):

Bei diesem Weg ist es egal, ob es ein Event mit Tickets ist, oder nicht.

1. Formular einrichten

• Gehe im Evengt in den Tab "Formular"
• Klicke unter der Überschrift "Eventspezifische Felder" auf "+ Feld hinzufügen"
• Wähle hier den Typ "Auswahlliste"
• Füge bei Beschriftung einen Text ein (z. B. Wie möchten Sie teilnehmen?)
• Füge bei Optionen die beiden Optionen ein (Digital / Analog)
• Klicke auf "Speichern"
• Stelle beim Feld vom Auge auf den Stern

Tipp: In Tarifen bei der der Typ "Timeslot" zur Verfügung steht, kannst Du auch diesen nutzen und so zusätzlich Verfügbarkeiten bei den beiden Optionen mit angeben.

2. Digitale Zugangsdaten zusenden

Du kannst entweder die Zugangsdaten für das digitale Mailing in jede Bestätigungs-Email schreiben (Event > Infos > Standard Mailtexte > Bestätigungsmail) oder Du informierst die digitalen Gäste gezielt mit einem Infomailing:

• Gehe in den Tab "Gäste"
• Nutze den Filter, um nur Gäste mit der Option "Digitale Teilnahme" anzuzeigen
• Gehe auf "Alle Abwählen" (nur zur Sicherheit) und dann auf "Alle auswählen"
• Gehe beim Zahnrad an einem beliebigen Gast auf die Option "Mailing an X Gäste senden"
• Im nun folgenden Dialog kannst Du das Mailing für die Gäste mit einem digitalen Ticket versenden.

Tipp: Wenn Du das Mailing speicherst (Option unten im Mailing Dialog) und es dann noch einmal versendest, erhalten nur Gäste das Mailing, die das gespeicherte Mailing noch nicht bekommen haben. So kannst Du sicherstellen, dass bei Nachrückern nur die Personen das Mailing erhalten, die es bisher noch nicht bekommen haben.

Fertig :)