Bestellungen

Du hast in der Bestellungs-Übersicht die Möglichkeit konkret nach Bestellungen zu suchen oder die Liste der Bestellungen zu filtern. 

Bestellung suchen

In das Suchfeld kannst Du ein bestimmtes Kriterium eingeben, nach dem die Liste durchsucht werden soll, z. B. Order-ID, den Namen des Gastes oder die Rechnungsanschrift. Dies ist hilfreich, wenn Du z. B. nach der Bestellung eines bestimmten Gastes suchst oder nur die Bestellungen eines festgelegten Events angezeigt bekommen möchtest.

Liste filtern

Direkt rechts neben dem Suchfeld gibt es ein weiteres Feld, das es Dir ermöglicht die Gästeliste zu filtern. 

Mit einem Klick auf das Feld öffnet sich ein neues Dialog-Fenster, in dem Du die Wahl zwischen folgenden Filter-Optionen hast: 

Wenn Du den Punkt Erweiterte Filteroptionen auswählst - oder alternativ direkt auf das Filter-Feld klickst - wird ein neues Fenster mit weiteren Filter-Optionen angezeigt:

• Bestellt von / bis
• Event
• Status (Mehrfach-Auswahl möglich)
• Alle
• DOI unbestätigt
• Offen
• Bezahlt
• Storniert
• Rechnung
• Alle
• Rechnung gesendet
• Rechnung nicht gesendet
• Mahnung
  
  • Alle
  • Mahnung gesendet
  • Mahnung nicht gesendet
• Buchhaltung
  
  • Alle
  • In Buchhaltung erfasst
  • Nicht in Buchhaltung erfasst
• Gutschein
  
  • Alle
  • Mit Gutschein
  • Ohne Gutschein

Wichtige Hinweise zu den Filtern

• Die gesetzten Filter in der Bestellungen-Liste bleiben aktiv, bis Du sie wieder deaktivierst (auch nach dem Ausloggen)!
• Wenn Du alle Bestellungen sehen möchtest, aber bemerkst, dass einige Bestellungen nicht in der Liste auftauchen, überprüfe bitte, dass keine Filter gesetzt sind!
• Um die gesetzten Filter wieder zu deaktivieren, klicke auf das rote "X"-Symbol im "Liste filtern"-Feld

Oberhalb der Bestellungen-Liste findest Du eine Statistik über die verkauften Tickets.

• Es werden agenturweit alle Tickets aufgelistet, die bei Deinen Events zum Kauf angeboten werden, inkl. der Gesamtsumme, die durch den Verkauf eingenommen wurden
• Die Statistik bezieht sich immer auf die unten aktuell angezeigten Bestellungen
• Wenn Filter gesetzt sind, bezieht sich die Statistik NUR auf die Bestellungen, die zur entsprechenden Suche bzw. den gesetzten Filtern passen.
• Beispiel: Wenn nach Bestellungen mit dem Status "Bezahlt" gefiltert wird, umfasst die Statistik nur die Bestellungen, die sich in diesem Status befinden

Du hast direkt in der Bestellungs-Übersicht die Möglichkeit, Dir einen Export über die Bestellungen generieren zu lassen.

So gehts:

• Gehe in den Menüpunkt "Bestellungen"
• Klicke auf den Button "Excel-Export (+PDF)"
• Wähle im Dialog-Fenster die gewünschten Filter aus
• Klicke auf "Export starten"
• Sobald der Export generiert wurde, erhältst Du den Export per E-Mail an die E-Mail-Adresse, mit der Du in guestoo eingeloggt bist

Folgende Filter-Möglichkeiten hast Du im Dialog-Fenster:

• Export-Typ
  
  • Standard: vollständiger Export inkl. persönlicher Daten
  • Kompakt: gruppiert nach Ticket, ohne persönliche Daten
• Automatische Rechnungen exportieren
• PDFs der automatischen Rechnungen exportieren
• Fehlende Rechnungen erstellen
• Eventspezifische Felder exportieren
  Aktivierst Du diese Option, werden alle eventspezifischen Felder, die einen "Code für dynamische Platzhalter" haben, in den Export aufgenommen.
• Dynamische Stammdaten exportieren (Benötigtes Modul)
  Es werden alle dynamischen Stammdatenfelder, die einen "Code für dynamische Platzhalter" haben, in den Export aufgenommen.
• Nur von Bestellungen aus diesem Status
  
  • Bezahlvorgang offen
  • Reservierung abgelaufen
  • Warteliste
  • Erstellt
  • Offen
  • Bezahlt
  • Zahlungsvorgang abgelaufen
  • Storniert
  • Rückerstattet
• Bestellungen von / Bestellungen bis
  Lege hier den Zeitraum fest, nach dem die Bestellungen gefiltert werden sollen
• Suche nach Datum in
  
  • Bestelldatum
  • Bezahldatum
  • Stornodatum
• Event
  Wenn Du nur die Bestellungen eines spezifischen Events exportieren müssen, kannst Du das Event hier auswählen.

Du hast bei guestoo die Möglichkeit die bereits getätigten Zahlungen per Excel-Datei zu importieren.

So gehts:

• Um die Zahlungen zu importieren benötigt Deine Excel-Datei sowohl die Bestellnummer als auch den Zahlungsstatus als eigene Spalte
• Lade Dir am besten einen guestoo-Export herunter und lösche die Spalten, die Du nicht brauchst
• Gehe auf guestoo in den Menüpunkt "Bestellungen"
• Klicke auf den Button "Zahlungsstatus Import"
• XLS-Datei: Hier wählst Du die Excel-Datei zum Upload aus
• Zudem kannst Du noch folgende Optionen (de-)aktivieren, um im Anschluss an die Änderung des Zahlungsstatus verschiedene Aktionen in guestoo auszulösen:
• Events ohne automatische Zusage: Gäste bestätigen und Ticket zusenden
• Events mit automatischer Zusage: Gäste bestätigen und Ticket zusenden
• Gäste nur bestätigen wenn genügend Platz vorhanden ist
• Für stornierte Bestellungen: Gäste über die Absage informieren
• Aktiviere den Schieberegler bei der Option "Ja, ich will importieren" um den Import zu bestätigen
• Klicke auf den Button "Import starten"

Du hast in der Bestellungen-Liste verschiedene Möglichkeiten die Bestellungen Deiner Gäste zu verwalten.

Du findest diese, indem Du auf das Zahnrad-Symbol neben der entsprechenden Bestellung klickst. Dort findest Du folgende Möglichkeiten:

• Details
• Rechnung gesendet
• Mahnung gesendet
• Mailing (Mahnung) senden
• In Buchhaltung erfassen
• Status setzen: Bezahlt
• Status setzen: Storniert
• Bestellung löschen