E-Mails

Mit einem Klick auf den Button "Mailing-Dialog öffnen" kannst Du individuelle Mailings und Einladungen an Deine Gäste verschicken.

Wie das geht erfährst Du auf dieser Seite.

An dieser Stelle findest Du eine Auflistung aller E-Mails, die automatisiert von guestoo an Deine Gäste versendet werden und kannst sie entsprechend anpassen.

Wichtig: Pflegst Du die E-Mail-Texte hier nicht separat, so werden automatisch die Texte verwendet, die Du in den Agentur-Einstellungen hinterlegt hast. Um den E-Mail-Text spezifisch für Dein Event zu ändern, klicke an der jeweiligen Stelle auf den Button "DE » für dieses Event anpassen"

Folgende E-Mail-Texte kannst Du hier bearbeiten:

• Einladungstext
  Diese E-Mail erhalten Deine Gäste, wenn Du sie manuell zu einem Event/Test einlädst.
• DoubleOpt-In Mail (DOI)
  Diese E-Mail erhalten Deine Gäste nach ihrer Anmeldung zum Event, um die Richtigkeit ihrer Daten zu bestätigen. Wenn du das DOI-Verfahren in Deinem Workflow deaktiviert hast, kannst Du dieses Template ignorieren, wir empfehlen Dir aber aus rechtlichen Gründen das DOI-Verfahren zu nutzen.
• Bestätigungs-E-Mail » Angemeldet, aber noch nicht zugesagt
  Dieser Text steht in der Bestätigungs-E-Mail wenn die Option aktiviert ist, dass Du jedem Gast erst manuell zusagen musst, bevor seine Teilnahme bestätigt ist.
• Bestätigungs-E-Mail an den Gast
  Diese E-Mail erhalten Deine Gäste zur Bestätigung ihrer Teilnahme, nachdem sie die Richtigkeit ihrer Daten durch einen Klick auf den Link in der DOI-Email bestätigt haben.
• Automatische Reminder-E-Mail an den Gast
  Diese E-Mail wird 3 Tage vor dem Event an den Gast geschickt, wenn der automatische Reminder aktiviert ist. Wie Du diesen (de-)aktivieren kannst, ist weiter unten auf dieser Seite erklärt.
• Absage an einen Gast
  Diese E-Mail wird an Deine Gäste geschickt, wenn Du ihnen manuell absagst.
• Bestätigungs-E-Mail bei Absage durch Gast
  Diese E-Mail bekommen Deine Gäste als Bestätigung wenn sie ihre Teilnahme am Event über den "Absagen"-Button in der Bestätigungs-E-Mail abgesagt haben. Dieses E-Mail-Template ist nur relevant, falls Du Deinen Gästen die Absage ihrer Teilnahme ermöglichst.
• E-Mail mit dem Check-in-Link
  In dieser E-Mail bekommen Deine Gäste den Link zum Check-in zugeschickt, um sich beim Event selbstständig einchecken zu können.
• E-Mail mit dem Check-out-Link
  In dieser E-Mail bekommen Deine Gäste den Link zum Check-out zugeschickt, um sich beim Event selbstständig auschecken zu können.

Corona-Test E-Mails

Die folgenden E-Mail-Templates werden Dir nur angezeigt wenn Du den Corona-Test-Workflow in Deinem Event aktiviert hast:

• Antigen: Testergebnis E-Mail
  Diese E-Mail erhält der Gast, wenn Du in Deinem Antigen Test-Workflow die Option aktiviert hast, dass der Gast sein Testergebnis per E-Mail erhält.
• Antigen: Testergebnis SMS
  Diese E-Mail erhält der Gast, wenn Du in Deinem Antigen Test-Workflow die Option aktiviert hast, dass der Gast sein Testergebnis per SMS erhält.
• Antikörper: Testergebnis E-Mail
  Diese E-Mail erhält der Gast, wenn Du in Deinem Antikörper Test-Workflow die Option aktiviert hast, dass der Gast sein Testergebnis per E-Mail erhält.
• Antikörper: Testergebnis SMS
  Diese E-Mail erhält der Gast, wenn Du in Deinem Antikörper Test-Workflow die Option aktiviert hast, dass der Gast sein Testergebnis per SMS erhält.
• PCR: Testergebnis E-Mail
  Diese E-Mail erhält der Gast, wenn Du in Deinem PCR Test-Workflow die Option aktiviert hast, dass der Gast sein Testergebnis per E-Mail erhält.
• PCR: Testergebnis SMS
• Diese E-Mail erhält der Kunde, wenn Du in Deinem PCR Test-Workflow die Option aktiviert hast, dass der Gast sein Testergebnis per SMS erhält.

Tipp: Du kannst die oben angezeigten Platzhalter verwenden, um die E-Mails an Deine Gäste persönlicher zu gestalten, z. B. durch das Einsetzen des Namens. Um einen der verfügbaren Platzhalter zu benutzen, klicke auf den entsprechenden Platzhalter, um ihn in Deine Zwischenablage zu kopieren und füge ihn dann an der gewünschten Stelle im Text ein. Eine Übersicht über alle Platzhalter, die Du verwenden kannst, findest Du auf dieser Seite.

Es handelt sich hierbei um ein Feature, das nicht in allen Tarifen enthalten ist. Eine Übersicht in welchen Tarifen das Feature enthalten bzw. zubuchbar ist, findest Du auf dieser Seite. Um das Feature zu Deinem Tarif hinzuzubuchen, besuche den Feature-Shop (zu finden unter Agentur > Feature-Shop oder direkt unter diesem Link).

Um Änderungen an Deinem Event vorzunehmen, klicke zunächst oben rechts auf "Bearbeiten"

• Hier hast Du die Möglichkeit eine oder mehrere Dateien hochzuladen, um sie Deinen Gästen zur Verfügung zu stellen
• Wähle dazu die gewünschte Datei aus oder ziehe sie per Drag-and-Drop in das Browserfenster
• Sobald die Datei hochgeladen ist, hast Du die Möglichkeit einen Titel und die Bedingungen festzulegen, unter denen die Datei Deine Gäste zugeschickt bzw. zum Download angeboten wird:
• Auf der Event-Microsite anzeigen: Die Datei wird Deinen Gästen auf der Event-Microsite zum Download angeboten.
• An Einladungs-E-Mail anhängen: Die Datei wird an die Einladungs-E-Mail angehängt.
• An Bestätigungs-E-Mail anhängen: Die Datei wird an die Termin-Bestätigungs-E-Mail angehängt und ist daher z. B. hilfreich für weiterführende Informationen, die nur für Gäste relevant sind, die ihre Teilnahme bereits zugesagt haben.

Wichtig: Sobald Du alle gewünschten Änderungen vorgenommen hast, vergiss nicht diese mit einem Klick auf "Speichern" (oben rechts) zu bestätigen.

An dieser Stelle kannst Du bestimmte E-Mail-Typen deaktivieren.

Wenn Du den E-Mail-Typ deaktivierst, werden keine weiteren E-Mails dieses Typs an die Gäste dieses Events versendet.

So gehts:

• Gehe im Event in den Tab "E-Mails"
• Scrolle zum Abschnitt "E-Mails deaktivieren"
• Klicke oben rechts auf "Bearbeiten"
• Um einen E-Mail-Typ zu deaktivieren, klicke auf den entsprechenden Regler neben dem entsprechenden Typ
• Ist der Regler grün, ist der E-Mail- Typ deaktiviert
• Ist der Regler rot, ist der E-Mail-Typ aktiviert (Standard-Einstellung)
• Sobald Du fertig bist, klicke oben rechts auf "Speichern"

Gast: Anmeldung erfolgreich

Deaktivierst Du diesen E-Mail-Typ, dann erhält der Gast nach seiner erfolgreichen Anmeldung keine Bestätigungs-E-Mail.

Automatische Erinnerungs-E-Mail deaktivieren

Bei der automatischen Erinnerungs-E-Mail handelt es sich um einen Reminder, der automatisch drei Tage vor dem Event an alle Gäste verschickt wird, die die entsprechende Benachrichtigung in ihrem Profil aktiviert haben. Hat ein Gast die Benachrichtigung "Erinnerung 3 Tage vor einem Event“ ausgestellt, erhält er keine solche Erinnerungs-E-Mail, egal was Du als Veranstalter*in am Event einstellst.

Wenn Du einen eigenen Text für die Reminder-E-Mail festlegen möchtest und/oder sicherstellen möchtest, dass auch alle Gäste die E-Mail erhalten, kannst Du stattdessen ein eigenes Mailing anlegen und versenden.

Hinweis: Die Liste der deaktivierbaren E-Mail-Typen kann auf Nachfrage erweitert werden - wende Dich hierzu gerne an support@guestoo.de

An dieser Stelle kannst Du folgende Einstellungen vornehmen:

• Infos zu gekauften Tickets in E-Mails ausblenden
  Wenn Du diese Option aktivierst (=Schalter auf Grün), werden in der Bestätigungs-E-Mail und in Mailings keine Informationen zu den gekauften Tickets angezeigt.
• Standard-Header in E-Mails anzeigen
  Ist diese Option aktiviert, wird der Name des Events, sowie der Typ der E-Mail (Einladung, Absage, Bestätigung usw.) als Überschrift im E-Mail-Text angezeigt. Gilt für alle Standard E-Mails.
• "Details anzeigen"-Button in E-Mails ausblenden
  Aktivierst (=Schalter auf Grün) Du diese Option, wird der Button "Details anzeigen", der auf die Event-Microsite führt, nicht angezeigt.
• "Daten löschen"-Button in E-Mails anzeigen
  Ist diese Option aktiviert (=Schalter auf Grün), wird Deinen Gästen in jeder E-Mail ein Link angezeigt, der ihnen die Möglichkeit gibt ihre in guestoo gespeicherten Daten zu löschen.
• Link zum Gäste-Dashboard in E-Mails anzeigen
  Ist diese Option aktiviert (=Schalter auf Grün), wird unten im E-Mail-Text ein Link zum Gäste-Dashboard angezeigt. Das Gäste-Dashboard liefert dem Gast eine Übersicht über alle guestoo-Events, zu denen er sich angemeldet hat bzw. eingeladen wurde.

Welche Änderungen Du am E-Mail-Absender vornehmen kannst, ist auf dieser Seite erklärt.