Rechnungen mit guestoo erstellen

Bevor Du automatische Rechnungen für Dein Event generieren und versenden lassen kannst, solltest Du im Menüpunkt "Agentur" folgende Einstellungen vornehmen:

• Agentur > Rechnungen > Rechnungen erstellen (Dokumentation zum Thema)
  
  An dieser Stelle gibt es folgende Dinge zu tun:
  
  • Verwendung eines EPC-QR-Codes aktivieren (Optional)
  • BCC-E-Mail hinterlegen (z. B. E-Mail-Adresse Deiner Buchhaltung)
  • Max. Brutto-Grenze für automatische Rechnungen festlegen
  • Präfix & Suffix für Rechnungsnummer festlegen
  • Rechnungsinformationen hinterlegen (Name & Anschrift des Rechnungsstellers, Hinweis zur Umsatzsteuerbefreiung, usw.)
  • Logo für die Rechnungen hinterlegen
  • X- Rechnungen aktivieren (Optional)
• Agentur > Bezahlmethoden (Dokumentation zum Thema)
  
  An dieser Stelle muss mindestens eine Bezahlmethode aktiviert und eingerichtet werden, damit der Bezahlprozess mit guestoo ordnungsgemäß ablaufen kann. Du kannst dort auch entsprechende Infotexte hinterlegen, die - je nach gewählter Bezahlmethode - auf der Rechnung mit angezeigt werden sollen, z. B.: "Vielen Dank für Ihre Bestellung. Bitte überweisen Sie den Betrag innerhalb von 30 Tagen wie folgt."

Nachdem Du in den Agentur-Einstellungen alle nötigen Informationen hinterlegt hast, kannst Du die automatischen Rechnungen für Dein Event aktivieren.

So gehts:

• Gehe in das Event und wechsle in den Tab "Settings"
• Scrolle zum Abschnitt "Automatische Rechnungen" und klappe ihn auf
• Klicke oben rechts auf "Bearbeiten"
• Aktiviere die Option "Automatische Rechnungen aktivieren" (= Schalter auf Grün)
• Darüber hinaus hast Du an dieser Stelle weitere Einstellungsmöglichkeiten:
  
  
  • Rechnung für 0€-Bestellungen
    Aktivierst Du diese Option (=Schalter auf Grün), werden auch für Bestellungen mit einer Gesamtsumme von 0€ Rechnungen erstellt.
  • Rechnungsbeleg als PDF
    Aktivierst Du diese Option (=Schalter auf Grün), wird die automatisch generierte Rechnung als PDF-Datei an die Bestätigungs-E-Mail angehängt, die der Gast erhält. Stellst Du den Schalter stattdessen auf Rot, wird die Rechnung nur im E-Mail-Text angezeigt.
  • Max. Brutto-Grenze
    Hier kannst Du einen Maximalbetrag eintragen, bis zu welchem automatische Rechnungen durch guestoo erstellt werden. Wird diese Obergrenze überschritten, wird keine Rechnung für die Bestellung erstellt. Das ist z. B. hilfreich, wenn Du für Bestellungen mit höheren Beträgen manuell eine Rechnung erstellen möchtest.
  • Präfix für Rechnungsnummer
    Wenn Du für dieses Event einen eigenen Rechnungs-Präfix verwenden möchtest, kannst Du diesen hier eintragen. Lässt Du das Feld frei, wird automatisch der Rechnungs-Präfix verwendet, den Du unter Agentur > Rechnungen definiert hast.
  • Suffix für Rechnungsnummer
    Wenn Du für dieses Event einen eigenen Rechnungs-Suffix verwenden möchtest, kannst Du diesen hier eintragen. Lässt Du das Feld frei, wird automatisch der Rechnungs-Suffix verwendet, den Du unter Agentur > Rechnungen definiert hast.
  • Infotext für Rechnung
    Hier kannst Du einen eventbezogenen Infotext für Deine Rechnungen hinterlegen. Um diesen Infotext in Deine Rechnungen einzubinden, musst Du den folgenden Platzhalter noch an der gewünschten Stelle im Rechnungstext der entsprechenden Bezahlmethode(n) (Doku: Agentur > Bezahlmethoden) einfügen:
    
    [[event.invoiceInfo]]
    
    
  • Rechnungsinformationen
    Wenn Du für dieses Event individuelle Rechnungsinformationen verwenden möchtest, kannst Du den entsprechenden Text hier eintragen. Lässt Du das Feld frei, wird automatisch der Text verwendet, den Du unter Agentur > Rechnungen definiert hast.
    Der hier eingetragene Text sollte alle rechtlich notwendigen Informationen enthalten, so z. B. den vollständigen Namen des leistenden Unternehmens, die Anschrift des Rechnungsstellenden, ggf. Hinweise zur Umsatzsteuerbefreiung usw.
  • Überweisungsreferenz
    Wenn Du für dieses Event eine separate Überweisungsreferenz verwenden möchtest, kannst Du diese hier eintragen. Lässt Du das Feld frei, wird automatisch die Überweisungsreferenz verwendet, die Du unter Agentur > Bezahlmethoden > Vorkasse definiert hast.
• Nachdem Du die gewünschten Einstellungen vorgenommen hast, vergiss nicht oben rechts auf "Speichern" zu klicken, um die Änderungen zu übernehmen.
• Beachte den Punkt "So passt Du die Rechnung an", um deine Rechnungsbelege zu konfigurieren

Ab dem Zeitpunkt, an dem Du die Einstellung aktiviert hast, bekommt der Gast in der Bestätigungs-E-Mail automatisch eine Rechnung in Text-Form oder im PDF-Format mitgeschickt.

Ist ein nachträgliches Aktivieren möglich?

Du kannst die automatische Rechnungsstellung auch aktivieren, wenn sich bereits Gäste zu Deinem Event angemeldet und Tickets gekauft haben.

Um die fehlenden Rechnungen im Nachhinein generieren zu lassen, gibt es zwei Wege:

• Bei einzelnen fehlenden Rechnungen
  Wenn es sich nur um eine oder eine Handvoll von Rechnungen handelt, die nachträglich erstellt werden müssen, gehe am Besten wie folgt vor
  
  • Gehe in den Menüpunkt "Bestellungen" und suche nach der gewünschten Bestellung oder greife über den "Gäste"-Tab des Events auf die Bestellung des jeweiligen Gastes zu
  • Wechsle in den Tab "Rechnung" der Bestellung
  • Klicke auf den Button "Rechnung erzeugen" um die Rechnung zu erstellen
  • Diese Vorgehensweise wiederholst Du für jeden Gast, bei dem die automatische Rechnung fehlt
• Bei einer hohen Zahl fehlender Rechnungen
  Wenn es sich um eine größere Anzahl an Rechnungen handelt, die im Nachhinein erstellt werden müssen, empfehlen wir die folgende Vorgehensweise:
  
  • Gehe in den Menüpunkt "Bestellungen"
  • Klicke auf den Button "Excel-Export (+ PDF)"
  • Aktiviere im Dialog-Fenster die Optionen "PDFs der automatischen Rechnungen exportieren" und "Fehlende Rechnungen automatisch erstellen"
  • Die zweite Option sorgt dafür, dass für alle Bestellungen, für die noch keine Rechnung existiert, eine automatische Rechnung generiert wird
  • Hinweis: Beachte, dass Du die Filter im Dialog-Fenster so setzt, dass das richtige Event ausgewählt ist und keine Gäste, für die Du Rechnungen generieren lassen möchtest, von den Filtern ausgeschlossen werden.
  • Sobald Du alle gewünschten Filter gesetzt hast, klicke unten rechts auf "Export starten"
  • Du erhältst innerhalb der nächsten Minuten einen Link per E-Mail mit dem Du Deinen Export innerhalb der nächsten 24 Stunden herunter laden kannst. Das Passwort zum Entpacken wird Dir im Dialog-Fenster angezeigt, Du findest es aber ebenfalls unter Agentur > Settings > Sicherheit & Datenschutz.

Ausstellen von Rechnungen an Deine Gäste

Wenn Du die Option "Rechnungen" am Event im Reiter "Settings" aktivierst UND die Brutto-Maximalgrenze der Bestellung nicht überschritten wird, erhält Dein Gast auomatisch einen Rechnungsbeleg.

Das Versenden des Rechnungsbelegs erfolgt in einer eigenen Email, die generiert wird, wenn der Gast seine Bestellung bezahlt hat ODER wenn Du "Kauf auf Rechnung" aktiviert hast.

Rechnungsbelege direkt in BCC an die Buchhaltung

Unter Agentur > Bezahlinfos kann im Abschnitt "Rechnungen BCC-Mail" eine Email-Adresse hinterlegt werden, die die Belegmails automatisch in Blindkopie (BCC) erhält. Hier kannst Du z.B. die Email-Adresse Deiner Buchhaltung angeben.

Exportieren der erstellten Rechnungen für die eigenen Systeme oder den Steuerberater

Unter dem Reiter "Bestellungen" kannst Du alle Bestellungen zu einem oder mehreren Events als Excel-Datei exportieren. Der Export beinhaltet die Bestellungen und pro Bestellung folgende Informationen:

• Information, ob hierzu eine Kleinstbetragsrechnung erstellt wurde
• Bestellnummer
• Datum der Bestätigung  ( = Ausstellungsdatum der Rechnung)
• Gesamtbetrag Brutto
• Gesamtbetrag Netto
• Verwendete Steuersätze
• Jede einzelne Position der Bestellung (Namen der bestellten Tickets, inkl. Menge, Netto-Preis, Brutto-Preis, MwSt.-Satz und MwSt.-Betrag)

Rechnungsnummern

• guestoo generiert automatisch fortlaufende Rechnungsnummern
• Die Rechnungsnummer wird erst dann erhöht, wenn die Rechungs-E-Mail gesendet wird/die Rechnung erstellt wird (siehe oben: "Ausstellen von Rechnungen an Deine Gäste"), NICHT bereits mit dem Bestellvorgang.
• Die Nummern werden für alle Belege einer Agentur fortlaufend gezählt
• Gestartet wird mit der Nummer 10.001
• Jeder Nummer ist ein Prefix vorangestellt (einzustellen unter Agentur > Bezahlinfos > Rechnungen). Wird kein Prefix angegeben, wird automatsich das Prefix "GS-" verwendet.
• Die Rechnungsnummer setzt sich aus dem Prefix und der Nummer zusammen
• Rechnungsnummern werden an der Bestellung gespeichert. Änderst Du den Prefix, bleiben bei den alten Rechnungen die alten Rechnungsnummern (Prefix + fortlaufende Nummer) gespeichert
• Es kann kein eigener Startpunkt der fortlaufenden Nummer angegeben werden

Sonstiges:

• Bitte achte darauf, dass im Feld "Rechnungsinformationen" alle Informationen, die auf Rechnungsbelegen enthalten sein müssen, gepflegt sind. Wir ergänzen automatisch die Rechnungsnummer und das Datum.
• Lasse die Rechnungen unbedingt vorher durch Deinen Steuerberater freigeben!
• Rechnungen ins Ausland (mit z.B. ReverseCharge) werden aktuell nicht unterstützt. Hier muss die Rechnung storniert werden und mit einem eigenen Tool neu erstellt werden

Damit Du weniger manuell machen musst, bietet guestoo Dir die automatische Rückabwicklung an. Diese übernimmt folgende Aufgaben:

• Automatisches Erstellen einer Stornorechnung
  Wenn bei der Bestellung eine Rechnung erstellt wurde (unabhängig davon ob das Geld automatisch zurückerstattet werden konnte)
• Automatische Rückerstattung
  Wenn bei der Bestellung mit PayPal+ oder Wert-Gutschein bezahlt wurde

Stornorechnung:

Die Stornorechnung ist im normalen Rechnungsnummernkreis der Agentur. Sie beinhaltet neben allen Infos, die auch auf der Rechnung stehen:

• Hinweis auf die stornierte Rechnung (deren Rechnungsnummer und Datum)
• Statt "Rechnung" steht hier "Stornorechnung"
• Die Positionen der Original-Rechnung mit einem Minus davor

Die Storno-Rechungen werden ebenfalls im Rechnungsexport (zu finden im Menüpunkt "Bestellungen") mit ausgegeben.

Automatische Rückerstattung

Wenn eine kompatible Zahlungsart verwendet wurde, wird das bezahlte Geld automatisch zurückerstattet. Kompatible Zahlungsarten sind:

• Wert-Gutschein
  Nutzt der Gast einen Wertgutschein bei der Bestellung, wird dieser bei einer Stornierung wieder um den genutzten Betrag aufgefüllt.
• PayPal+
  Zahlt der Gast über Deinen PayPal Plus Account (egal ob per Bankeinzug, Kreditkarte, PayPal-Account, …), dann wird das Geld über den gleichen Weg automatisch wieder erstattet.
• Stripe
  Zahlt der Gast über Deinen Stripe Account (egal ob per Bankeinzug, Kreditkarte, PayPal-Account, …), dann wird das Geld über den gleichen Weg automatisch wieder erstattet.

Bei nicht kompatiblen Zahlungsarten musst Du Dich um die Rückerstattung selber kümmern. Die Stornorechnung wird unabhängig von der automatischen Rückerstattung erstellt.

Gast-Stornierungen:

• Du kannst die automatische Rückabwicklung unter Agentur > Rechnungen (unten auf der Seite) aktivieren. 
• Am Event kannst Du unter Settings > Registrierungsprozess die Absage durch den Gast erlauben
• Wenn Du magst, kannst Du festlegen bis zu wievielen Stunden vor dem Event ein Gast absagen kann
• Sagt der Gast ab, dann läuft die Rückabwicklung automatisch
• Es gibt eine E-Mail an den Veranstalter (mit der Info, dass storniert wurde und dem Hinweis, ob die Rückerstattung ebenfalls erfolgt ist oder nicht) und der Kunde erhält die Storno-Rechnung

Manager-Stornierung

• Wenn ein Manager eine Bestellung storniert, kann er im Stornierungsdialog wählen, ob die automatische Rückabwicklung erfolgen soll oder nicht.
• Ist unter Agentur > Rechnungen die automatische Rückabwicklung aktiv, dann ist die Option auch im Storno-Dialog voreingestellt, kann aber wieder ausgeschaltet werden, falls sie in dem Fall unnötig ist

Wenn Du nicht die Option "Als PDF versenden" aktivierst, wird die Rechnung als Bestandteil der Bestätigungsmail in Textform ausgegeben.
Du kannst am Event unter "Settings" im Abschnitt "Automatische Rechnungen" zwischen Mailtext und PDF als Anhang umschalten.

Aussehen/Inhalt der Rechnung

Die Rechnung ist Teil der Bestätigungs-E-Mail an den Gast (keine separate PDF-Datei). Sie beinhaltet folgende Punkte (siehe auch Bild):

• (automatisch) Überschrift: "Rechnungsbeleg"
• (automatisch) Rechnungsnummer (fortlaufende Nummer inkl. Prefix & Suffix)
• (automatisch) Datum der Bestätigung ( = Ausstellungsdatum der Rechnung)
• (zu pflegen) Rechnungsinformationen
• (zu pflegen) Infotext je nach Zahlungsart
• (automatisch) Rechnungspositionen (Namen der bestellten Tickets inkl. Menge, Netto-Preis, Brutto-Preis, MwSt.-Satz und MwSt.-Betrag)
• (automatisch) Details zu den angemeldeten Personen
• (automatisch) Details zum Event (Name, Wann, Wo)
• (automatisch) Rechnungsadresse des Käufers

Wenn Du die Option "Als PDF versenden" aktivierst, wird die Rechnung als PDF-Datei an die Bestätigungsmail angehangen.
Du kannst am Event unter "Settings" im Abschnitt "Rechnung" zwischen Mailtext und PDF als Anhang umschalten.

Aussehen/Inhalt der Rechnung im PDF-Format

Die Kleinstbetragsrechnung als PDF-Datei beinhaltet folgende Punkte (siehe auch Bild):

• (automatisch) Überschrift: "Rechnungsbeleg"
• (automatisch) Rechnungsnummer (fortlaufende Nummer inkl. Prefix)
• (automatisch) Datum der Bestätigung ( = Ausstellungsdatum der Rechnung)
• (zu pflegen) Rechnungsinformationen
• (zu pflegen) Infotext je nach Zahlungsart
• (zu pflegen) Logo
• (zu pflegen) Highlight und Textfarbe
• (automatisch) Rechnungspositionen (Namen der bestellten Tickets, inkl. Menge, Netto-Preis, Brutto-Preis, MwSt.-Satz und MwSt.-Betrag)
• (automatisch) Details zu den angemeldeten Personen
• (automatisch) Details zum Event (Name, Wann, Wo)
• (automatisch) Rechnungsadresse des Käufers

Grundeinstellungen

Unter Agentur > Rechnungen > Rechnungen erstellen

• Rechnungsinformationen
• vollständiger Name des leistenden Unternehmers
• vollständige Anschrift des Rechnungsstellers
• ggf. Hinweis zur Umsatzsteuerbefreiung oder sonstige Informationen
• …
• Max. Brutto-Grenze
  Die Grenze in der eine automatische Rechnung gestellt werden darf. Wird die Obergrenze überschritten, erstellt guestoo keine automatische Rechnung.
• Logo
• 56mm x 35mm (jpg, png) - nur für die PDF-Version benötigt
• Hinweis Version E-Mail-Text: Hier wird automatisch das Logo verwendet, das unter "Agentur > Info" oder "Event > Info" hinterlegt ist
• Farben
  Es werden automatisch die Farben, die unter "Agentur > Design" hinterlegt sind, verwendet oder (falls am Event gepflegt) die Farben aus dem Reiter "Event > Design"
• Highlightfarbe
• Textfarbe
• BCC-E-Mail
  An diese E-Mail-Adresse werden Bestätigungs-E-Mails in BCC (Blind-Kopie) gesendet, wenn sie eine Rechnung enthalten. Hier kannst Du z. B. die Adresse Deiner Buchhaltung eintragen.

Unter Agentur > Bezahlmethoden

Für jede Bezahlart kannst Du folgende Infos pflegen:

• Infotext auf der Rechnung
  Du kannst diesen Text nutzen, um in der Rechnung einen Hinweis zu geben, z. B. "Diese Rechung wurde bereits bezahlt" oder bei Kauf auf Rechnung "Bitte überweisen Sie den zu zahlenden Betrag innerhalb von 14 Tagen auf folgendes Konto…"

Im Event > Settings> Abschnitt: Automatische Rechnungen

Hier kannst Du die folgenden Informationen aus "Agentur > Rechnungen" überschreiben:

• Rechnungsinformationen
• Max. Brutto-Grenze

Design

Das grundlegende Rechnungs-Design ist von guestoo vorgegeben.

Wenn Du Dir ein komplett individuelles Design wünschst, z. B. im Corporate Design Deiner Firma, ist dies gegen Aufpreis möglich.

Wende Dich mit Deiner Anfrage bitte an support@guestoo.de