Registrierungsprozess

Je nachdem welchen und wievielen Gäste Du die Anmeldung zu Deinem Event erlauben möchtest, kannst Du hier auswählen, ob die Bestätigung der Gäste nach der Anmeldung automatisch oder manuell erfolgen soll.

Automatische Zusage nach Anmeldung

Entscheidest Du Dich für diese Option, dann werden alle Gäste, die sich zu Deinem Event anmelden, automatisch bestätigt (sofern die maximale Gästeanzahl noch nicht überschritten wurde). Du hast aber trotzdem noch die Möglichkeit einem oder mehreren Gästen im Nachhinein abzusagen.

Ideal, wenn Du mit vielen Gästen rechnest und keine Lust hast, jeden Gast manuell zu bestätigen.

Manuelle Zusage durch Veranstalter

Entscheidest Du Dich für diese Option, dann werden alle Gäste, die sich zu Deinem Event anmelden, zunächst in den Status "Angemeldet offen" gesetzt. Du hast dann die Möglichkeit die Gäste in der Gästeliste auszuwählen und ihnen manuell zu- oder abzusagen. 

Ideal für kleinere Events, bei denen Du selber entscheiden möchtest, wen Du gerne auf Deinem Event haben möchtest und wen nicht.

Hier kannst Du auswählen, ob es eine Warteliste für Dein Event geben soll oder nicht.

Warteliste offen

Entscheidest Du Dich für diese Option, dann werden alle Gäste, die sich zu Deinem Event anmelden, nachdem es bereits voll ist, auf eine Warteliste gesetzt. Sagt ein bereits zugelassener Gast seine Teilnahme am Event ab, hast Du die Möglichkeit einen Gast, der sich auf der Warteliste befindet, nachrücken zu lassen. 

Warteliste geschlossen

Entscheidest Du Dich für diese Option, gibt es keine Warteliste für Dein Event. Sobald die maximale Gästeanzahl für das Event erreicht ist, kann sich niemand mehr zum Event anmelden.

Manche Events sind so exklusiv, dass nur eine maximale Anzahl an Plätzen verfügbar ist, bei anderen Events ist die Anzahl der Gäste wiederum unbegrenzt. Mit Hilfe der Einstellungen "Max. Gäste" und "Max. Gäste pro Anmeldung" kannst du steuern, wieviele Gäste sich (pro Anmeldung) zu Deinem Event anmelden dürfen.

Max. Gäste

Hier legst Du fest, wieviele Gäste sich maximal für Dein Event anmelden dürfen.

Hinweis: Wenn Du die Zahl der Gäste nicht konkret einschränken möchtest, kannst Du hier einen sehr hohen Wert eintragen, z. B. "999999"

Max. Gäste pro Anmeldung

Hier legst Du fest, wieviele Gäste sich maximal pro Anmeldung anmelden dürfen, also wieviele Begleitpersonen jeder Gast mitbringen darf.

Unbestätigte Gäste berücksichtigen

Wenn Du diese Option aktivierst, werden die Gäste, die ihre DOI-E-Mail noch nicht bestätigt haben, für die Berechnung der noch freien Plätze im Event mit berücksichtigt.

Standardmäßig ist diese Option deaktiviert, sodass ein Platz als frei gilt, bis die DOI-E-Mail bestätigt wurde. Dies hat zur Folge, dass ein Gast seinen Platz im Event "verlieren" kann, wenn er die DOI-E-Mail nicht rechtzeitig bestätigt und sich in der Zwischenzeit ein anderer Gast inkl. DOI-Bestätigung anmeldet.

Button "Weiteren Gast anmelden" aktivieren

Wenn Du diese Option aktivierst, wird dem Gast nach erfolgter Anmeldung ein Button angezeigt, der die Anmeldung eines weiteren Gasts ermöglicht.

Die meisten Daten des ersten Gastes werden dabei übernommen, so dass der Gast nur wenige Felder individualisieren muss.

Wichtig: Dies funktioniert NICHT:

• 1) bei eingeladenen Gästen (außer Muster-Gästen)
• 2) wenn mehr als 1 Gast pro Anmeldung erlaubt ist
• 3) wenn der Gast direkt in den Bezahlprozess geleitet wird

Hier kannst Du einstellen, welche Anhänge der Gast nach seiner Anmeldung in der Bestätigungs-E-Mail erhalten soll.

So gehts:

• Gehe in den "Settings"-Tab Deines Events
• Scrolle zum Abschnitt "Registrierungsprozess" und suche nach der Überschrift "Automatische Anhänge in der Bestätigungs-Mail"
• Klicke oben rechts auf "Bearbeiten"
• Lege fest, welche Anhänge der Gast erhalten soll, indem Du die einzelnen Optionen (de-)aktivierst:
  
  • Schalter auf Grün = der Gast erhält diesen Anhang
  • Schalter auf Rot = der Gast erhält diesen Anhang nicht
• Nachdem Du alle Einstellungen vorgenommen hast, klicke oben rechts auf "Speichern"

Folgende Anhänge kannst Du hier (de-)aktivieren:

• Eintrittskarte/Ticket
  Hierbei handelt es sich um eine PDF-Datei mit einer Eintrittskarte mit einem QR-Code, den Du beim Einlass einscannen kannst.
• Kalendereintrag
  Hierbei handelt es sich um einen Kalendereintrag, den der Gast in seinem digitalen Kalender speichern kann. Wählst Du diese Option aus, wird der Kalender-Eintrag als Link im E-Mail-Text versendet. Es gibt für jeden Gast der Anmeldung (Hauptgast + Begleitperson/en) einen eigenen Link.
• Kalendereintrag als Anhang
  Hierbei handelt es sich um einen Kalendereintrag, den der Gast in seinem digitalen Kalender speichern kann. Entscheidest Du Dich für diese Option, wird der Kalender-Eintrag als .ics-Datei im Anhang der E-Mail versendet. Es gibt nur einen Kalender-Eintrag für alle Gäste der Anmeldung.
• Apple Wallet
  Aktivierst Du diese Option, dann enthält der Text der Bestätigungs-E-Mail pro Gast (Hauptgast + Begleitperson/en) einen Link zu einem individuellen Apple Wallet-Ticket.
• Google Wallet
  Aktivierst Du diese Option, dann enthält der Text der Bestätigungs-E-Mail pro Gast (Hauptgast + Begleitperson/en) einen Link zu einem individuellen Google Wallet-Ticket.
• QR-Code für Check-in
  Aktivierst Du diese Option, dann erscheint im E-Mail-Text der Bestätigungs-E-Mail ein QR-Code als eingebettetes Bild. Es handelt sich um einen QR-Code, der für alle Gäste der Anmeldung gilt.

Hier kannst Du einstellen, ob und unter welchen Bedingungen Deine Gäste ihre Teilnahme am Event absagen können.

Absage-Button nicht anzeigen

Wenn Du diese Option aktivierst, hat der Gast keine Möglichkeit seine Teilnahme am Event direkt über guestoo abzusagen, falls er z. B. doch keine Zeit hat.

Empfehlenswert wenn Du z. B. möchtest, dass Deine Gäste dich anrufen, wenn sie absagen möchten.

Wenn Du die Option deaktiviert lässt, bekommen Deine Gäste sowohl in der Einladungs-E-Mail als auch auf der Eventseite, im Anmeldeformular und im Gäste-Dashboard einen Absage-Button angezeigt, über den sie ihre Teilnahme unkompliziert absagen können.

Stornierung möglich bis X Stunden vor Event-Start

Hier kannst Du eintragen, bis zu welchem Zeitpunkt der Gast die Möglichkeit hat seine Teilnahme am Event abzusagen bzw. seine Bestellung zu stornieren. 

Hilfreich, wenn Du z. B. realisieren möchtest, dass eine Absage nur bis 24 Stunden vor Event-Start erlaubt ist.

Absagen ohne persönliche Einladung

Aktivierst Du diese Option, dann können auch Gäste ihre Teilnahme am Event absagen, die keinen persönlichen Einladungs- oder QR-Code besitzen. 

Das Aktivieren dieser Option ist empfehlenswert, wenn Du auf Deine Einladungen nur den allgemeinen QR-Code für das Event drucken möchtest und nicht jeder Gast einen individuellen Code erhalten soll.

Absagen ohne Einladung mit Gästeliste abgleichen

Aktivierst Du diese Option, dann werden die E-Mail-Adressen der Personen, die ohne individuellen Einladungscode ihre Teilnahme am Event abgesagt haben, mit der Gästeliste abgeglichen. Befindet sich ein absagender Gast bereits auf der Gästeliste, wird der von Dir hinzugefügte/eingeladene Gast in den Status "Abgesagt" gesetzt.

Nach Absage erneute Anmeldung zum Event erlauben

Hier wählst Du aus, ob ein Gast, der seine Teilnahme am Event absagt oder dessen Teilnahme durch einen Manager-User abgesagt wurde, sich erneut zum Event anmelden darf oder nicht.

Du hast folgende Auswahlmöglichkeiten:

• Immer erlauben
• Nur erlauben wenn der Gast selber abgesagt hat
• Nur erlauben wenn der Gast durch einen Manager abgesagt wurde
• Nicht erlauben

Mit dem entsprechenden Feature kannst Du hier einstellen, ob und bis zu wievielen Stunden vor dem Event der Gast seine Anmeldedaten ändern bzw. ergänzen darf.

Änderung der Anmeldedaten möglich bis X Stunden vor Event-Start

• Hier trägst Du die gewünschte Anzahl der Stunden ein.
• Beispiel: Das Event startet am 01.01.2023 um 18:00 Uhr. Trägst Du den Wert "4" ein, dann haben Deine Gäste bis zum 01.01.2023 um 14:00 Uhr die Möglichkeit ihre Anmeldedaten zu bearbeiten oder ergänzen.

Anwendungsbeispiele

Wenn Du Deinen Gästen das nachträgliche Ändern/Ergänzen der Anmeldedaten ermöglichst, kann dies folgende Vorteile haben:

• Die Angaben in den Formularfeldern lassen sich vom Gast editieren, wenn sich in der Zwischenzeit Änderungen ergeben haben
• Deine Gäste können im Nachhinein ihre Anreise- und Flugdaten angeben, wenn diese zum Zeitpunkt der Anmeldung noch nicht feststehen
• Wenn die Termine für Vorträge und Workshops erst zu einem späteren Zeitpunkt feststehen, kannst Du Deine Gäste im Nachhinein z. B. per Infomailing dazu auffordern, ihre Auswahl zu treffen
• Wenn Du im Nachhinein noch weitere Informationen von Deinen Gästen benötigst, kannst Du jederzeit neue Felder hinzufügen und Deine Gäste darum bitten diese auszufüllen
• Deine Gäste können im Nachhinein ihre Begleitperson ändern oder entfernen (es können jedoch keine weiteren Begleitpersonen hinzugefügt werden!)

Ausnahmen

• Es können keine zusätzlichen Begleitpersonen vom Gast hinzugefügt werden. Die Daten der bestehenden Begleitpersonen können jedoch angepasst oder komplett entfernt werden (sofern keine Tickets für diese Personen bestellt wurden)
• Wenn bei der Anmeldung Tickets gekauft wurden, können diese nicht geändert werden

Umbuchen im CheckIn-Prozess erlauben

Wenn Du diese Option aktivierst, bekommen Du und Dein CheckIn-Personal die Möglichkeit die Gäste während des CheckIn-Prozesses in ein anderes Event umzubuchen.

Empfehlenswert wenn Du an mehreren Terminen ähnliche Events anbietest und Deinen Gästen anbieten möchtest, dass sie ihr Ticket auch ganz einfach flexibel für einen beliebigen anderen Termin nutzen können.

Umbuchen im CheckIn-Prozess erzwingen

Wenn Du diese Option aktivierst, wird das oben beschriebene Umbuchen erzwungen, d. h. Du und dein CheckIn-Personal müsst beim CheckIn für jeden einzelnen Gast ein Event auswählen, in das ihr ihn einbuchen möchtet.

Hilfreich wenn Du z. B. planst zeitlich unbegrenzte Tickets auszustellen, aber trotzdem den Überblick behalten möchtest, welcher Gast an welchem Tag bzw. zu welchem Event erschienen ist (z. B. für die Kontaktpersonennachverfolgung in Corona-Zeiten)

Du hast im Abschnitt "Registrierungsprozess" außerdem noch die Möglichkeit folgende Option zu (de-)aktivieren

Aktiviert im Registrierungsprozess ein zusätzliches Feld für die E-Mail-Adresse um Tippfehler zu vermeiden

Wenn diese Option aktiviert ist, müssen Deine Gäste im Anmeldeformular zwei Mal ihre E-Mail-Adresse eingeben. Dies ist hilfreich, um mögliche Tippfehler einzuschränken.

Empfehlenswert für alle Events!