Benutzerverwaltung in guestoo

Hinweis: Das Anlegen neuer Manager-User ist nur als Inhaber der Agentur möglich!!

• Gehe in der Leiste oben auf "Agentur" und klicke dann auf den Tab "Benutzer"
• Klicke oben links auf den Button "Manager hinzufügen"
• Im neuen Fenster hast Du die Möglichkeit eine oder mehrere E-Mail-Adressen einzutragen, die eine Einladung als Manager erhalten sollen
• Wenn Du mehrere E-Mail-Adressen auf einmal eintragen möchtest, kannst du diese mit einem , trennen. Du hast auch die Möglichkeit mehrere E-Mail-Adressen untereinander einzufügen, z.B. aus einer kopierten Excel-Spalte
• Weiter unten hast Du die Möglichkeit den eingeladenen Benutzern direkt eine Benutzer-Rolle Deiner Wahl zuzuordnen
• Was die einzelnen Benutzer-Rollen bedeuten und über welche Rechte sie verfügen, findest Du hier
• Du hast hier außerdem die Möglichkeit den Text, der in der E-Mail an die eingeladenen Benutzer steht zu verändern
• Klicke nun auf "Einladen"
• Die eingeladenen Manger bekommen nun eine E-Mail von guestoo, in der sie auf einen Bestätigungslink klicken müssen, der sie zur Registrierung als Manager-User führt. Hier muss jeder User ein eigenes Passwort vergeben, das er dann später zum Einloggen auf guestoo nutzen möchte.

Folgende Möglichkeiten gibt es in guestoo, die Events und Gastdaten voneinander zu trennen und nur bestimmten Usern Zugriff auf bestimmte Daten zu geben.

Agentur

Die Agentur wird automatisch angelegt, wenn man sich bei guestoo registriert.
Eine Agentur ist ein geschlossener Container. Alle Daten in einer Agentur (Events, Vorlagen, Gastdaten, …) können nicht mit anderen Agenturen geteilt werden.

Ein User (eine E-Mail-Adresse) kann mehreren Agenturen mit unterschiedlichen Rollen zugewiesen sein - innerhalb einer Agentur aber nur eine Rolle innehaben. Um die Daten der Agentur zu sehen, muss der User allerdings aktiv in die entsprechende Agenur wechseln. Das geschieht über das Masken-Icon (am Desktop mit einem Klick auf den eigenen Namen oben rechts in der Ecke -> Menüpunkt "Agentur wechseln").

Rolle: Agentur-Admin

• Agentur-Admin wird automatisch die Person, welche die Agentur bei guestoo anlegt
• Hat vollen Zugriff auf alle Agentur-Daten und kann an allem Änderungen vornehmen
• Kann den Tarif der guestoo-Agentur ändern
• Kann neue Manager-User zur Agentur hinzufügen (auch weitere Agentur-Admins)

Rolle: Agentur-Manager

• Hat vollen Zugriff auf alle Agentur-Daten
• Darf Events und Gäste anlegen, verwalten und löschen
• Darf jedoch keine neuen Benutzer zum Account hinzufügen
• Hat nicht die nötigen Rechte um den guestoo-Tarif zu ändern
• Kann nicht die Agentur- oder Gäste-Manager verwalten

Rolle: Event- & Gäste-Admin

• Darf alle angelegten Events und das Adressbuch einsehen, bearbeiten und löschen
• Darf Events und Gäste anlegen, verwalten und löschen

Rolle: Eventbezogener Manager

• Darf zunächst nichts
• Sobald er in einem Event eine Rolle als eventbezogener Manager zugewiesen bekommt, hat er die für dieses Event zugewiesenen Berechtigungen
• Je nachdem welche Rolle am jeweiligen Event zugeordnet wurde, kann er z.B. nur Gäste einchecken (Check-in-Manager) oder die Gästeliste verwalten (Eventbezogener Gästemanager)
• Beim Anlegen/Bearbeiten eines eventbezogenen Managers kannst Du ihm darüber hinaus zusätzliche Rechte/Beschränkungen geben
  
  • Darf Events anlegen
    Kann eigene Events anlegen, mit Vorlage oder ohne
  • Darf Events anlegen, aber NUR aus Vorlagen
    Kann eigene Events anlegen, aber nur auf Basis von vorhandenen Vorlagen
  • Darf Events duplizieren
    Kann bereits vorhandene Events, denen er als eventbezogener Manager zugeordnet ist, duplizieren
  • Schlagworte neuen Events zuordnen
    Kann neuen Events Schlagworte zuordnen
  • Kontaktdaten für neue Events verwenden
    Wenn der eventbezogene Manager ein Event anlegt (neu, aus Vorlage oder dupliziert), das keine Kontaktdaten für die Gäste enthält, werden automatisch die Kontaktdaten des eventbezogenen Managers verwendet
  • Darf im Event auf das Adressbuch zugreifen
    Anlage von Gästen durch Suche nach Gästen aus dem Adressbuch
  • Gast-Bearbeitungen im Check-in sperren
    Der Benutzer darf Gäste einchecken, aber keine Begleitpersonen hinzufügen oder Namen von Begleitpersonen ändern
  • Import von Gästen verbieten
    Es können keine Gäste per Excel-Import zum Event hinzugefügt werden

Folgende Rollen kann ein Eventbezogener Manager an einem Event haben:

Check-in-Manager

• Darf mit der guestoo Manager App die QR-Codes der Tickets scannen
• Darf Gäste manuell suchen und einchecken
• Sieht die Anmeldedaten der Gäste
• Darf die Namen der Begleitpersonen anpassen, falls diese sich geändert haben

Gast-Manager

• Darf nur die Gästeliste eines Events sehen und bearbeiten
• Darf Gäste hinzufügen und löschen
• Kann Exporte herunterladen

Event-Manager

• Darf alle Daten innerhalb des Events sehen und bearbeiten
• Kann zusätzlich Termine anlegen und Exporte herunterladen

Nur lesen

• Darf nur die Gästeliste und die Anmeldedetails der Gäste eines Events einsehen
• Darf keine Gäste bearbeiten, hinzufügen oder löschen

Eventbezogene Manager zuweisen

So weist Du einem eventbezogenen Manager am Event zu:

• Klicke oben in der Leiste auf "Events" und klicke in der Liste auf das gewünschte Event
• Gehe in den Tab "Settings"
• Scrolle nach unten zum Abschnitt "Eventbezogene Manager"
• Klicke oben rechts auf "Bearbeiten"
• Wähle unter "Eventbezogenen Manager zuweisen" den Namen des gewünschten Managers aus der Liste aus
• Entscheide Dich unter "Rolle" für eine der verfügbaren Rollen
• Klicke rechts auf das "+"-Symbol
• Klicke oben rechts auf "Speichern"

Du hast im "Benutzer"-Tab der Agentur-Einstellungen außerdem die Möglichkeit bereits eingeladene Manager-User zu verwalten.

Klicke hierzu auf das Zahnrad-Symbol neben dem gewünschten Manager-User.

Du hast im Dialog-Fenster folgende Einstellungs-Möglichkeiten:

Tab "Einstellungen"

• Vorname
• Nachname
• Telefonnummer
• E-Mail
  Die E-Mail-Adresse unter der Du den Manager-User eingeladen hast. Diese kann nicht geändert werden!
  Wenn ein Manager-User eine neue/andere E-Mail-Adresse zum Einloggen bei guestoo nutzen möchte, musst Du ihn erneut als Manager-User zu Deiner Agentur einladen. Den Manager-Zugang mit der alten E-Mail-Adresse kannst Du im Anschluss löschen.
• Status
  
  • Aktiv
  • Noch nicht aktiviert
  • Gesperrt
• Benutzer Rolle
  Welche Benutzer-Rollen zur Auswahl stehen und über welche Rechte sie verfügen ist weiter oben auf dieser Seite aufgelistet.
• Berechtigungen
  Bei eventbezogenen Managern können zusätzlich die folgenden Rechte (de-)aktiviert werden:
  
  • Darf Events anlegen
  • Darf Events anlegen, aber NUR aus Vorlagen
  • Darf Events duplizieren
  • Schlagworte neuen Events zuordnen
  • Kontaktdaten für neue Events verwenden
  • Darf im Event auf das Adressbuch zugreifen
  • Gast-Bearbeitung im Check-in sperren
  • Verbiete Check-in vor Event-Start
  • Verbiete Check-in nach Event-Ende
  • Import von Gästen verbieten
  • Darf aus allen Events umbuchen
• Schlagworte

Tab "Benachrichtigungen"

Hier kannst Du die agenturweiten Benachrichtigungs-Einstellungen für diesen Manager-User anpassen.

Du kannst folgende Benachrichtigungs-Einstellungen verwalten:

• Antwort eines Gastes auf eine System E-Mail
• Ein Gast hat seine Daten geändert
• Ein Gast hat seinen Account gelöscht
• Neue Absage zum Event
• Neue Anmeldung zum Event
• Neues Event angelegt
• Rückabwicklung einer Zahlung

Was die einzelnen Benachrichtigungen bedeuten, ist auf dieser Seite erklärt.

Hinweis: Die Einstellungen, die Du an dieser Stelle als Admin vornimmst, gelten agenturweit für diesen Manager-User. Der Manager-User kann aber weiterhin über das Benutzer-Menü (Klick oben rechts auf seinen Namen > Meine Einstellungen) seine eigenen Benachrichtigungs-Einstellungen verwalten und somit auch die von Dir vorgenommenen Einstellungen erneut verändern.

Manager-User löschen

Um einen Manager-Zugang zu löschen, aktiviere im Dialog-Fenster die Option "Unwiderruflich löschen" (= Schalter auf Grün) und bestätige die Löschung dann mit einem Klick auf den Button "Löschen".

Wichtig: Bitte beachte, dass die Löschung eines Manager-Users nicht rückgängig gemacht werden kann. Du musst den Manager-User bei einer versehentlich erfolgten Löschung erneut mit seiner E-Mail-Adresse zur Agentur einladen.