Rechnungen

Hier kannst Du die nötigen Informationen zur automatischen Erstellung von Rechnungen für Deine Gäste mit Hilfe von guestoo pflegen.

• EPC-QR-Code verwenden
  Aktivierst Du diese Option (= Schalter auf Grün), wird auf der Rechnung ein QR-Code angezeigt, den Deine Gäste mit ihrer Banking-App einscannen können, um ihre Rechnung direkt zu bezahlen. Das Scannen des QR-Codes bewirkt, dass das Überweisungsformular direkt mit Deinen Kontodaten ausgefüllt wird.
  
  Hinweis: Das automatische Ausfüllen der Kontodaten funktioniert nur, wenn Du diese vorab unter Agentur > Bezahlmethoden bei den Zahlungsmethoden "Rechnung" und/oder "Vorkasse" hinterlegt hast. Dies sind die einzigen Bezahlmethoden bei denen der EPC-QR-Code verfügbar ist (und Sinn macht).
• BCC-Mail
  Hier trägst Du ein, an welche E-Mail-Adresse(n) eine Blindkopie jeder erstellten Rechnung gesendet werden soll, z. B. Deine eigene E-Mail-Adresse oder die E-Mail-Adresse Deiner Buchhaltung.
• Max. Brutto-Grenze
  Hier legst Du fest, bis zu welchem Betrag automatische Rechnungen durch guestoo erstellt werden sollen. Trägst Du hier z. B. den Wert "9999" ein, so bekommt ein Gast, der Tickets im Wert von 10000€ oder mehr kauft, keine automatische Rechnung!
• Präfix für Rechnungsnummer
  Hier kannst Du das Präfix für die Rechnungsnummer festlegen. Wenn Du hier nichts angibst, wird standardmäßig das Präfix "GS-" verwendet. Die Änderung des Prefix wirkt sich nicht auf bereits erstellte Rechnungen aus, sondern nur auf alle Rechnungen, die ab dem Zeitpunkt der Änderung erstellt werden.
• Suffix für Rechnungsnummer
  Hier kannst Du das Suffix/Ende für die Rechnungsnummer festlegen. Wenn hier nichts eingetragen wird, endet die Rechnungsnummer mit der generierten Zahl. Die Änderung des Suffix wirkt sich nicht auf bereits ausgestellte Rechnungen aus, sondern nur auf alle Rechnungen, die ab dem Zeitpunkt der Änderung erstellt werden.
• Rechnungsinformationen
  Hier kannst Du die Informationen eintragen, die für die Rechnung wichtig sind, u.a. vollständiger Name des leistenden Unternehmers, vollständige Anschrift des Rechnungsstellers, ggf. Hinweis zur Umsatzsteuerbefreiung
• Logo auf der Rechnung
  Hier kannst Du das Logo hochladen, das auf der Rechnung angezeigt werden soll. Bitte halte Dich hierbei an die folgenden Vorgaben:
• Breite x Höhe: 56mm x 35mm
• Format: jpg, png

Wichtig: Damit automatisch Rechnungen für die Bestellungen Deiner Gäste erstellt werden, musst Du außerdem noch die Erstellung von automatischen Rechnungen am Event aktivieren. Wie das funktioniert erfährst Du hier.

Eine ausführlichere Anleitung zu allen Punkten, die Du beim Erstellen von automatischen Rechnungen mit guestoo beachten musst, findest Du hier.

Du hast mit guestoo die Möglichkeit Deinen Kund*innen Rechnungen auszustellen, die von einer ZUGFeRD/X-Rechnungs-kompatiblen Buchhaltungssoftware importiert werden können. So können auch Behörden, Städte, etc. die Rechnungen in digitaler Form empfangen, was allen Beteiligten Zeit, Papier und Aufwand erspart.

So aktivierst Du die X-Rechnungen:

• Gehe in den Agentur-Einstellungen in den Tab "Rechnungen"
• Klicke oben rechts auf "Bearbeiten"
• Scrolle zum Abschnitt "X-Rechnung / ZUGFeRD"
• Aktiviere (= Schalter auf Grün) die Option "X-Rechnung / ZUGFeRD verwenden"
• X-Rechnung XML zusätzlich anhängen
  Standardmäßig wird der XML-Teil der Rechnung direkt in das PDF integriert. Möchtest Du zusätzlich eine XML-Datei erhalten, aktiviere diese Option.
• Leitweg-ID verpflichtend
  Eine X-Rechnung ist nur mit einer Leitweg-ID gültig. Wenn Du ausschließlich Gäste/Kund*innen hast, die eine X-Rechnung benötigen, solltest Du diese Option aktivieren. Hast Du sowohl Gäste/Kund*innen, die X-Rechnungen benötigen und solche, die sie nicht benötigen, deaktiviere diese Option.
• Pflege die benötigten Daten:
  
  • Absender
  • Straße, Hausnummer
  • PLZ
  • Ort
  • Land
  • Kontakt (Name)
  • Kontakt (Telefon)
  • Kontakt (E-Mail-Adresse)
  • VAT ID (Umsatzsteuernummer)
  • TAX ID (Steuernummer) - kein Pflichtfeld
• Nachdem Du alle Einstellungen vorgenommen hast, klicke oben rechts auf "Speichern"

Die benötigten Daten für die X-Rechnung werden vom Gast im Bezahlprozess abgefragt:

• Rechnungsempfänger
• Zusatz
• Rechnungsadresse (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort, Land)
• Umsatzsteuer-ID
• Leitweg-ID
• Referenznummer
• E-Mail-Adresse für Rechnung

Hier kannst Du automatische Rückabwicklung der Zahlung im Falle einer Stornierung aktivieren - so gehts:

• Gehe in den Agentur-Einstellungen in den Tab "Rechnungen"
• Scrolle zum Abschnitt "Automatische Rückabwicklung von Stornierungen"
• Klicke oben rechts auf "Bearbeiten"
• Klicke auf den Schieberegler, sodass dieser grün ist, um die automatische Rückabwicklung zu aktivieren
• Klicke oben rechts auf "Speichern" um die Änderungen zu übernehmen 

Wenn Du die automatische Rückabwicklung aktivierst, passiert folgendes:

• Bei einer Stornierung wird automatisch eine Storno-Rechnung erstellt
• Wenn eine kompatible Zahlungsart verwendet wurde, wird zusätzlich das bezahlte Geld automatisch zurückerstattet
• Es können zur Zeit PayPal-, Stripe- oder Gutschein-Bestellungen automatisch zurückerstattet werden

Eine ausführlichere Anleitung zu allen Punkten, die Du beim Erstellen von automatischen Storno-Rechnungen mit guestoo beachten musst, findest Du hier.