Eigene E-Mail-Adresse als Absender verwenden

Die Verwendung Deiner eigenen E-Mail-Adresse und des eigenen Namens ist eine kostenpflichtige Zusatz-Option.

Wenn Du guestoo im Pro-Tarif oder höher nutzt, musst Du nichts weiter freischalten. Die Option ist automatisch verfügbar.

Nutzt Du guestoo im Basic-Tarif, findest Du hier eine Übersicht der Konditionen des benötigten Features.

Hinzubuchen kannst Du das Feature im Feature-Shop (zu finden unter Agentur > Feature-Shop oder direkt unter diesem Link).

Einstellungen an der Domain

Bevor Du Deine eigene Domain für die Nutzung als Absender freischalten kannst, musst Du noch einige Einstellungen an der Domain selbst vornehmen.

Wenn Du Dir nicht sicher bist, wie Du die benötigten Einstellungen vornehmen kannst, frage am Besten Deine IT-Abteilung/Beauftragten oder informiere Dich auf der Seite des Domain-Anbieters.

Folgende DNS-Einträge müssen für die Domain erstellt werden:

SPF

• DNS-Eintrag auf Hauptdomain
  Beispiel: meinedomain.de
  TXT-Eintrag (inkl. Anführungszeichen):
  "v=spf1 mx a include:spf.codepiraten.com ~all"
  
  
• Falls Du bereits einen spf-Entrag hast, musst Du lediglich den include-Teil in Deinen bestehenden Eintrag aufnehmen, z. B.:
  "v=spf1 mx a ipv4:meine-ip ipv4:meine-andere-ip [...] include:spf.codepiraten.com ~all"
  
  
• Deinen SPF-Eintrag testen: hier

DKIM

• Subdomain erstellen: 2017._domainkey
  Beispiel: 2017._domainkey.meinedomain.de
• DNS-Eintrag für angelegte Subdomain
  CNAME (alias) auf: dkim.codepiraten.com
  
  Solltest Du direkt das Zonefile editieren, muss nach "dkim.codepiraten.com" zwingend ein Punkt folgen!
  

  Beispiel:
  2017._domainkey IN CNAME dkim.codepiraten.com.
  
  

• Deinen DKIM-Eintrag testen: hier

DMARC

Der DMARC-Eintrag ist nicht zwingend notwendig, verbessert allerdings die Zustellbarkeit der E-Mails.

• Subdomain erstellen: _dmarc
  Beispiel: _dmarc.meinedomain.de
• DNS-Eintrag für angelegte Subdomain
  CNAME (alias) auf: dmarc.codepiraten.com
  
  Solltest Du direkt das Zonefile editieren, muss nach "dkim.codepiraten.com" zwingend ein Punkt folgen!
  

  Beispiel:
  _dmarc IN CNAME dmarc.codepiraten.com.

• Deinen DMARC-Eintrag testen: hier

Wenn Du diese drei Sachen eingetragen hast, würde ein Zonefile folgende neuen Einträge haben:
@ IN TXT "v=spf1 mx a include:spf.codepiraten.com ~all"
2017._domainkey IN CNAME dkim.codepiraten.com.
_dmarc IN CNAME dmarc.codepiraten.com.

Einstellungen in guestoo

Nachdem Du die nötigen Einstellungen an der Domain vorgenommen hast, kannst Du die Absender-Domain bei guestoo zur Nutzung freischalten.

So gehts:

• Gehe in den Menüpunkt "Einstellungen"
• Wechsle in den Tab "E-Mail Einstellungen"
• Klicke auf den Button "+Neu anlegen"
• Typ: Absender-Domain
• Bezeichnung (intern):
  Hier kannst Du eine Bezeichnung für die Domain eintragen, die nur Du und die anderen Benutzer*innen Deiner Agentur sehen können. 
• Domain:
  Hier trägst Du die Domain ein, die Du nutzen möchtest, z. B. deinname.de (ohne https://www. oder ähnliches)
• Präfix:
  Hier kannst Du auf Wunsch festlegen, welche Präfixe (= der Teil der E-Mail-Adresse, der vor dem @ steht) zur Auswahl stehen sollen.
  Hinweis: Diese Einstellung ist NICHT notwendig, es sei denn, Du möchtest die Auswahl der Präfixe für die Benutzer*innen Deiner Agentur einschränken. Wenn Du hier Präfixe hinzufügst, kannst Du nur diese als Absender für Deine Agentur verwenden und hast nicht die Möglichkeit einer Freitext-Eingabe!
• Klicke unten rechts auf "+Anlegen & Validieren"

Alternativ kannst Du auch Deinen eigenen E-Mail-Server verwenden.

Hierzu musst Du bzw. Deine IT-Abteilung/Beauftragten ein SMTP-Postfach anlegen, dessen Zugangsdaten bei guestoo hinterlegt werden.

Einstellungen in guestoo

Nachdem der SMTP-Account angelegt ist, kannst Du die Zugangsdaten bei guestoo hinterlegen und die Domain so zur Nutzung freischalten.

So gehts:

• Gehe in den Menüpunkt "Einstellungen"
• Wechsle in den Tab "E-Mail Einstellungen"
• Klicke auf den Button "+Neu anlegen"
• Typ: SMTP-Server
• Bezeichnung (intern):
  Hier kannst Du eine Bezeichnung für die Domain eintragen, die nur Du und die anderen Benutzer*innen Deiner Agentur sehen können. 
• Host: 
  Hier gibst Du den Host Deines SMTP-Servers an, z. B. smtp.office365.com
• Benutzername:
  Hier gibst Du den Benutzernamen an, z. B. name@meinedomain.de
• Passwort:
  Hier trägst Du das benötigte Passwort ein
• Port:
  z. B. 587
• Absenderadresse für Test-E-Mail:
  Hier trägst Du eine E-Mail-Adresse ein, an die eine automatisierte Test-E-Mail gesendet wird, um zu prüfen ob die SMTP-Einstellungen funktionieren. Du kannst hierfür z. B. Deine eigene E-Mail-Adresse nutzen
• Sende-Limit
  Wenn Dein Server ein Sende-Limit hat, um den Versand von Massen-E-Mails zu unterbinden, Du aber planst, viele E-Mails gleichzeitig zu versenden, kannst Du hier ein Sende-Limit festlegen:
  
  • Sende-Limit: Anzahl der E-Mails
    Trage hier ein, wieviele E-Mails im unten angegebenen Zeitraum versendet werden dürfen
  • Sende-Limit: Zeitraum in Minuten
    Gib hier die Anzahl der Minuten an, in deren Zeitraum die oben festgelegte Anzahl an E-Mails versendet werden darf
• IMAP benutzen 
  Wenn Du diese Option aktivierst, werden die Bounce-E-Mails von guestoo ausgewertet, sprich: die E-Mails, die nicht zugestellt werden können, werden in der Gästeliste mit einem entsprechenden Hinweis versehen.
  
  Wenn Du IMAP verwenden möchtest, musst Du zusätzlich folgende Zugangsdaten angeben:
  
  • Host:
    Hier gibst Du den Host Deines IMAP-Servers an, z. B. imap.office365.com
  • Benutzername:
    Hier gibst Du den Benutzernamen an, z. B. name@meinedomain.de
  • Passwort:
    Hier trägst Du das benötigte Passwort ein
  • Port:
    z. B. 993
  • Speichere E-Mails
    Wenn Du diese Option aktivierst, werden alle gesendeten E-Mails im Ordner für gesendete E-Mails abgespeichert.
  • Ordner für gesendete Mails:
    Hier gibst Du den Ordner an, in dem die gesendeten E-Mails gespeichert werden sollen, z. B. INBOX.Sent (wenn der Ordner "Sent" heißt).
• Domains
  Klicke auf "+Domain hinzufügen" und trage die gewünschte Domain ein, z. B. deinname.de (ohne https://www. oder ähnliches).
  Du kannst auf diesem Wege beliebig viele Domains angeben.
  Mit einem Klick auf das Papierkorb-Symbol neben der Domain kannst Du eine Domain jederzeit wieder entfernen.
• Präfix
  Hier kannst Du auf Wunsch festlegen, welche Präfixe (= der Teil der E-Mail-Adresse, der vor dem @ steht) zur Auswahl stehen sollen.
  Hinweis: Diese Einstellung ist NICHT notwendig, es sei denn, Du möchtest die Auswahl der Präfixe für die Benutzer*innen Deiner Agentur einschränken. Wenn Du hier Präfixe hinzufügst, kannst Du nur diese als Absender für Deine Agentur verwenden und hast nicht die Möglichkeit einer Freitext-Eingabe!
• Klicke unten rechts auf "+Anlegen & Validieren"

Nachdem Du die E-Mail-Domain nach Variante 1 oder 2 eingerichtet hast, musst Du sie noch in den Einstellungen auswählen, damit sie beim Versenden der E-Mails verwendet wird.

Hierfür gibt es zwei Möglichkeiten:

Agenturübergreifend

Wenn die Absender-Einstellungen für alle Events Deiner Agentur gleich sein sollen, kannst Du sie im Menüpunkt "Agentur" festlegen.

Wie das geht steht auf dieser Seite beschrieben.

Eventspezifisch

Wenn Du die Absender-Einstellungen pro Event vornehmen möchtest, kannst Du dies im "E-Mails"-Tab des Events tun.

Wie das geht steht auf dieser Seite beschrieben.