Durch die Zusammenarbeit mit Veranstaltern aus den verschiedensten Bereichen ist guestoo zu einem praxisnahen und flexiblen System geworden, welches nicht nur Teile, sondern den gesamten Ablauf der Event-Planung abdeckt:
Event-Planung
Was, Wann, Wo // Wer kommt (Abgleich mit dem CRM, Excel-Import, …) // Manager-User zuordnen, …
Einladung
Personalisiert aus guestoo per Email und SMS oder gedruckt mit persönlichem Code // durch Teilen des Links (z. B. auf LinkedIn oder der eigenen Website)
Anmeldung
Dynamisches Anmeldeformular inkl. regelbasierter Felder // Warteliste // Zu- & Absagefunktion // bezahlte Tickets // Saalplan // Optionale DoubleOpt-In E-Mail // Optionale öffentliche Teilnehmendenliste // Timeslots (Probefahrten, Workshops, etc.) mit Kontingenten // eigene Einverständniserklärungen, …
Organisation
Infomailings an Gäste // Namensschilder vorbereiten // Zu- und Absagen einsehen // Umfragen, …
CheckIn / CheckOut
Per iOS oder android App // auch gesplittet möglich (Gast & Begleitperson) // CheckIn-Benachrichtigung (wenn ein wichtiger Gast eincheckt geht automatisch eine E-Mail an eine vordefinierte Person) // Namensschilder beim CheckIn drucken // CheckIn & CheckOut mehrfach möglich (wenn z. B. die Jacke vergessen wurde), …
Auf dem Event
Social Wall, auf der die Gäste Bilder und Texte posten, liken und kommentieren können // Du hast die Wahl, ob jeder Deiner Gäste ein kleines Profil von sich erstellen darf. Dieses Profil können andere Gäste ansehen und sich merken
Nach dem Event
Umfragen // Fotos hochladen für erschienene Gäste // Infomailings // Einladung auf neue Events // Exporte für das Finanzamt // Abgleich mit dem CRM // Automatische, personalisierte Teilnehmenden-Zertifikate, …
Integration
Damit guestoo in bestehende Strukturen integriert werden kann gibt es eine umfassende Schnittstelle und Exporte.
Mit guestoo hast Du die Möglichkeit, Deine Gäste persönlich anzusprechen. Du kannst am Gast hinterlegen, ob es es sich z. B. um einen VIP handelt, wer automatisch benachrichtigt werden soll wenn der Gast eincheckt oder auch welche Felder der Gast bei der Anmeldung sieht (z. B. die Option auf einen Shuttle-Service) und ob & wie viele Begleitpersonen er mitbringen darf. Der CheckIn geht schnell und kann auch gesplittet erfolgen (Hauptgast und Begleitperson kommen getrennt), so vermeidest Du Warteschlangen und das Suchen nach Namen in endlosen Listen.
Und das ist nur ein kleiner Auszug, wie guestoo Dir hilft, nicht nur das Event selbst, sondern den ganzen organisatorischen Ablauf drumherum zum Erlebnis zu machen!
Mit der Cloud-Version von guestoo kannst Du sofort kostenlos starten. Wenn Du mit dem Free-Tarif auskommst, kannst Du ihn ohne zeitliche Begrenzung kostenlos nutzen. Wenn Du mehr Funktionen brauchst, kannst Du einfach monatlich in den passenden Tarif up- oder downgraden.
Für jedes Event kannst Du neu entscheiden, wie der Ablauf ist. Soll es bezahlte Tickets geben, soll der Gast seine Anmeldung per DoubleOpt-In Mail bestätigen, willst Du die Anmeldung manuell oder automatisch freigeben, gibt es Tickets, …
Unsere guestoo Apps für android oder iOS helfen Dir beim Checkin und ermöglichen es Dir, das Gästemanagement von unterwegs zu erledigen.
Wenn Dir die Optionen in guestoo nicht reichen, dann kannst Du auch unsere mächtige API nutzen und guestoo in Deine bestehenden Systeme integrieren.
Und falls Du guestoo lieber auf Deinem eigenen Server betreiben willst, ist das mit der guestoo Server-Lizenz auch kein Problem!
Wenn Du guestoo nutzt, müssen Deine Gäste nicht extra Zettel ausfüllen oder andere Apps nutzen. Du fragst bei der Anmeldung einfach alle Daten ab (vom Gast UND der Begleitperson), die Du brauchst und guestoo dokumentiert alles für Dich. Durch den CheckIn- und CheckOut weißt Du immer ganz genau, wie viele Gäste gerade da sind und kannst per Knopfdruck Exporte erstellen, die Du an das Gesundheitsamt weitergeben kannst.
Du kannst guestoo natürlich auch nur zur Zuflussregelung und Gastdaten-Dokumentation nutzen. Zum Beispiel für Sport-Veranstaltungen, Schwimmbäder oder Gottesdienste.
NEU: Integriere & organisiere Corona-Schnelltests in Deinen Event-Workflow.
Frage den Corona Status schon bei der Anmeldung ab. Nutze den vorgeschalteten Kontrollprozess um beim Einlass erst den Status zu überprüfen und dann den Gast einzuchecken. Auf Wunsch kannst Du auch den Testprozess selber mit guestoo abdecken.
"» Mehr zu Corona-Schnelltests vor Deinem Event
guestoo hilft beim Gästemanagement, ganz egal in welchem Bereich. Großveranstaltungen, Premium-Firmenevents, Mitarbeiter-Benefits, Fußballspiele, Autokinos, … mit guestoo organisierst Du alles in einem Tool und das hoch individuell pro Event.
Du veranstaltest Partys, Konferenzen oder andere Events, zu denen sich Leute anmelden können (bezahlt, kostenlos, mit Saalplan, …) und willst weg von Excel-Listen und E-Mail-Anmeldungen? Kein Problem!
Beispiel Party mit Eintritt Beispiel Tickets mit Saalplan buchen
Biete besonderen Kunden exklusive Probefahrten inkl. freier Timeslots an oder lade sie zu speziellen Verkaufsevents ein.
Das alles in Deinem Design, komfortabel für Deine Kunden und DSGVO-konform.
Im Nachgang hast Du die Möglichkeit allen erschienenen Kunden eine Zufriedenheitsumfrage zu senden, ihnen Fotos vom Event zur Verfügung zu stellen oder die erschienenen Gäste für die Steuererklärung zu exportieren.
Demo Probefahrt buchen Demo bezahltes Special
Mehr Infos zu guestoo für Autohäuser
guestoo ergänzt Zoom, Teams & andere Online-Event-Tools um das fehlende Gästemanagement wie Einladung, Anmeldungen, CheckIn, Umfragen, Mailings & mehr. Erst so werden aus virtuellen Meetings professionelle Online-Events! Auch für hybride Events hat guestoo eine Lösung…
Mehr Infos zu guestoo & Digitale Events
Mit guestoo kannst Du ganz einfach Deine Veranstaltungen organisieren (inkl. Anmeldeprozess) und im Anschluss automatisch ein oder mehrere unterschiedliche Teilnehmendenzertifikate erstellen und an die gewünschten Teilnehmenden versenden.
Mehr Infos zu guestoo für Bildungseinrichtungen & Coaches
Mit guestoo kannst Du Corona-Schnelltests inklusive Zufluss-Steuerung, Test-Ablauf und automatischer Benachrichtigung per E-Mail (+ Zertifikat) & SMS organisieren und in Deinen Event-Workflow integrieren - ohne zusätzliche Software.
Mehr Infos zur Organisation von Corona-Schnelltests
DSGVO-konformes Erfassen der Daten Deiner Gäste inkl. Verifizierung der Handynummer und optionaler Zufluss-Steuerung mit Timeslots.
Im Falle eines Falles bietet guestoo Dir einen Export der betroffenen Gäste und die Möglichkeit sofort ein Mailing zu versenden.
Demo Krankenhaus Demo Gastronomie
Mehr Infos zur Gastdaten-Erfassung
guestoo hilft bei Gottesdiensten die Corona-Regelungen einzuhalten oder auch einfach nur den Besucherstrom zu organisieren.
Nicht nur online, sondern auf Wunsch auch vor Ort oder persönlich (z. B. im Pfarrbüro).
Gib Deinen Zuschauer*innen die Möglichkeit sich vor dem Spiel ganz einfach online anzumelden. So weißt Du wie viele Leute kommen werden und hast die Daten der Besucher bereits digital dokumentiert. Am Spieltag selbst scannst Du einfach die Tickets und weißt wer wann da war. Bei Bedarf kannst Du die Zuschauer beim Verlassen des Geländes auch wieder auschecken - so hast Du alles sauber nach den geltenden Corona-Regelungen dokumentiert. Du entscheidest, ob es bezahlte Spiele sind oder die Gäste kostenlos teilnehmen dürfen. Und das Beste: Von Deinen verkauften Tickets ziehen wir keine Provision ab!
Extra für Sport-Vereine haben wir einen speziellen Tarif geschnürt, der Euere Vereinskasse schont und trotzdem vieles in guestooo ermöglicht.
Steuer den Besucherzulauf zu Deinem Schwimm- oder Freibad durch Online-Anmeldungen und dokumentiere dabei direkt die Daten Deiner Badegäste.
guestoo ist nutzbar für einzelne Schwimmbäder, Badeseen, städtische Badebetriebe, uvm.
Das Beste dabei: guestoo kann ganz einfach in den bereits bestehenden Betrieb integriert werden!
Hochzeiten sind etwas besonderes. Daher sollen oft auch die Einladungen individuell und meist gedruckt erfolgen. Mit guestoo kein Problem. Du kannst jedem Gast seinen individuellen Einladungscode auf die Einladung drucken. Damit kann er zu- oder absagen und bei der Anmeldung kann jeder Gast angeben, ob er z. B. das Fleisch- oder Fischmenü möchte (das Ergebnis siehst Du übersichtlich in der Statistik des Events).
Beispiel Hochzeits Event-Seite
Mehr zu Gästemanagement für Eure Hochzeit
Veranstaltungsorte Deiner Stadt anzeigen inklusive der Möglichkeit Raumbuchungs-Anfragen zu integrieren.
Gäste- und Teilnehmendenmanagement für eigene Veranstaltungen oder die Veranstalter*innen Deiner Stadt.
Eine Lösung für alle Beteiligten. Deine Stadt. Deine Veranstaltungen. Dein guestoo :)
Und wenn Du magst, gibt es das Ganze auch auf Deinem Server inkl. BackEnd im Design Deiner Stadt.
Egal ob Du Tischreservierungen anbieten möchtest, Räume für Veranstaltungen vermieten willst oder klassisch eine Party veranstaltest. Mit guestoo hast Du ein System, über das Du alles ganz einfach abbilden kannst.
Auch die digitale Dokumentation der Gäste entsprechend der geltenden Corona-Verordnungen kannst Du mit guestoo umsetzen!
Als Autohaus bietest Du z.B. besonderen Kunden exklusive Probefahrten oder spezielle Verkaufsevents an. Mit guestoo kannst Du bestimmte Kundengruppen zu Events einladen. Diese können ihre Teilnahme bestätigen und dafür benötigte Daten direkt durch unsere frei gestaltbaren Anmeldeformulare mit angeben. Im Nachgang hast Du die Möglichkeit alle erschienenen Gäste für die Steuererklärung direkt zu exportieren. Auch Hotelkontingente können gepflegt und die gewünschten Zimmer direkt bei der Anmeldung abgefragt werden - inkl. Verfügbarkeit.
Mit guestoo kannst Du ganz einfach Haus- oder Verkaufsmessen organisieren. Aber nicht nur die Einladungen und Zu- oder Absagen hast Du mit guestoo einfach im Griff. Denn guestoo kann noch viel mehr! Wie wäre es zum Beispiel, wenn Du Deinen Vertrieb direkt mit seinem Kundenkreis verbindest? So kann der Gast direkt bei der Anmeldung einen Termin vor Ort mit seinem Verkäufer buchen. Und jeder einzelne Vertriebsmitarbeiter kann einsehen, welcher seiner Kunden sich schon angemeldet hat und bei den anderen entsprechend nachhaken. Auch Hotelkontingente, Partyteilnahmen und vieles mehr können organisiert werden.
guestoo lässt sich ganz einfach in bestehende Mitarbeiterportale integrieren. So kann man in guestoo z. B. alle Fortbildungsmöglichkeiten oder Firmenveranstaltungen anlegen und sie im Mitarbeiterportal gezielt bestimmten Mitarbeitergruppen (nach Standort, Abteilung, etc.) anzeigen. Das geschieht ganz einfach per Einbindung eines iFrames.
Per SingleSignOn (z. B. azure sso login) wird der Mitarbeitende identifiziert und muss nur noch den Teilnahme-Button klicken und ggf. notwendige eventspezifische Felder ausfüllen. Fertig :)
Ob öffentlich oder nur für einen ausgewählten Kreis an Kunden, Journalisten oder Freunden. Alles individuell am Event einstellbar. Und auf einen Blick sichtbar, wer kommt und wie viel man organisieren muss.
Auch größere Geburtstagsfeiern mit vielen Gästen oder andere private Veranstaltungen lassen sich schnell und einfach mit guestoo planen. Wenn Du eine Mitbringparty organisieren willst, kannst Du sie ganz einfach und komfortabel mit guestoo koordinieren. In der Anmeldemaske sieht jeder Gast, was gebraucht und was davon schon mitgebracht wird und kann angeben wieviel er von dem, was noch benötigt wird, mitbringt.
Infoabende für die Eltern der I-Dötzchen oder Themenabende für alle Eltern. Einfach den Link zur Veranstaltung an die Eltern senden und Du weißt ganz schnell, wer kommt.
Aber auch der Vorverkauf für Abipartys oder den Abiball kann ganz einfach mit guestoo abgewickelt werden. Inklusive Sitzplan und bezahlten Tickets (wir nehmen hier keine Provision).
Lege fest, welche Informationen für die Teilnahme am Gewinnspiel notwendig sind und welche freiwillig. Auch komplexere Gewinnspiele mit Foto oder Dateiuploads sind möglich. Gib den Teilnehmenden die Chance sich für Deinen Newsletter (rechtskonform) anzumelden oder hole Dir andere Einverständniserklärungen direkt bei der Anmeldung (z. B. die Nutzungsrechte der hochgeladenen Fotos oder die Bestätigung der Volljährigkeit). Natürlich ebenfalls ordentlich protokolliert.
Wir nehmen Eure Anregungen und Tipps sehr ernst. Nur dadurch haben wir es geschafft guestoo zu einem Produkt zu machen, was unsere Nutzer sehr glücklich macht und super flexibel fast alle Bereiche im Teilnehmer und Gästemanagement abdecken kann.
guestoo ist ein professionelles Gäste- und Teilnehmendenmanagement mit vielen nützlichen Funktionen.
Daher ist es nicht ganz so einfach die Übersicht zu behalten und den passenden Tarif zu finden.
Aber keine Sorge. Du siehst, wenn Du eingeloggt bist, welche Features Dein Tarif umfasst und welche erst mit anderen Tarifen nutzbar sind. Den Tarif kannst Du jederzeit ganz einfach Deinen Bedürfnissen entsprechend wechseln.
Hier die Übersicht mit den wichtigsten Kriterien. ALLE Features inkl. der passenden Tarife haben wir Dir in der Feature-Übersicht aufgelistet.
Vergünstigte Tarife
Wir bieten für bestimmte Kunden, wie Vereine, Kirchengemeinden, Gebetshäuser, Moscheen und Leute, die "Gutes tun" Rabatte auf unsere regulären Tarife an. Fragt gerne unter support@guestoo.de an.
* Brutto Preis inkl. 19% MwSt. // ** mehr gegen Aufpreis möglich (siehe Tarifdetails)
Informationen zu einer Enterprise-Lösung von guestoo mit deutlich mehr Besucher*innen, Verwaltungspersonal etc. erhältst Du auf Anfrage
Mehr Optionen
Server-Lizenz Enterprise-Anfrage Feature-Übersicht
guestoo bietet Dir eine Menge, um ein reibungsloses Gästemanagement zu ermöglichen. Vieles davon passiert automatisch und im Hintergrund. Das vermeidet Fehler und erleichtert die Bedienung. Hier ein paar Sachen, von denen wir denken, dass sie besonders hilfreich sind.
guestoo liefert Dir die Informationen, welcher Gast zu welchem Zeitpunkt da war.
So kannst Du ganz einfach eine Excel-Liste…
guestoo liefert Dir die Informationen, welcher Gast zu welchem Zeitpunkt da war.
So kannst Du ganz einfach eine Excel-Liste mit den betroffenen Gästen exportieren und sie an das zuständige Gesundheitsamt weitergeben oder, je nach Anforderung, eine Info-E-Mail an eine Auswahl an Gästen senden.
Datenschutz wird bei uns groß geschrieben. Mit guestoo kannst Du Deine Gäste und Teilnehmenden DSGVO-konform managen.
Datenschutz wird bei uns groß geschrieben. Mit guestoo kannst Du Deine Gäste und Teilnehmenden DSGVO-konform managen.guestoo DSGVO-Info
Sende Deinen Gästen in der Bestätigungs-E-Mail Eintrittskarten als PDF, ein Apple Wallet-Ticket und einen Kalendereintrag…
Sende Deinen Gästen in der Bestätigungs-E-Mail Eintrittskarten als PDF, ein Apple Wallet-Ticket und einen Kalendereintrag zum direkten Speichern des Termins im eigenen Kalender.
Die Eintrittskarte erscheinen in den von Dir festgelegten Farben und mit einem von Dir gewählten Eventbild. Sie beinhaltet einen QR-Code zum Einchecken, sowie die wichtigsten Anmeldedaten des Gastes.
Zur Dokumentation
Checke Deine Gäste aus wenn sie gehen. Der Check-in in Kombination mit dem Check-out erlaubt es Dir, immer genau zu wissen,…
Checke Deine Gäste aus wenn sie gehen. Der Check-in in Kombination mit dem Check-out erlaubt es Dir, immer genau zu wissen, wieviele Leute gerade auf Deinem Event sind. Wir dokumentieren das Einchecken und Auschecken am Gast, so hast Du auch nach dem Event immer die Übersicht wer wann da war.
Super geeignet um die Corona-Regeln für Deine Events einzuhalten und zu dokumentieren. Im Notfall können so die Infektionsketten ganz einfach nachgewiesen werden.
Dieses Feature ist aktuell in allen Tarifen kostenlos enthalten. Wir möchten Dir damit die Möglichkeit geben,…
Dieses Feature ist aktuell in allen Tarifen kostenlos enthalten. Wir möchten Dir damit die Möglichkeit geben, Warteschlangen zu vermeiden und Deine Gäste zu bestimmten Zeiten kommen zu lassen. So hast Du immer die Kontrolle, wer wann kommt.
Mit Timeslots hast Du die Möglichkeit Deinen Gästen Termine auf einem Event anzubieten, z. B. Workshops, Interviews, etc. Für jeden Timeslot kannst Du die Teilnehmerzahl begrenzen, so dass z. B. nur 20 Gäste an einem Workshop teilnehmen können.
Die Gäste selbst können die Termine in ihrem Kalender speichern. Wenn Du z. B. auf einer Messe Termine vergibst, kannst Du alle Termine einfach in Deinen Kalender ziehen, so dass Du immer genau weißt, wann welcher Termin mit wem ansteht.
Zur Dokumentation
Du kannst die Eventseite mit Deinen Farben, Logo, Hintergrundbild, einem Eventbild und einer formatierten Beschreibung (inkl.…
Du kannst die Eventseite mit Deinen Farben, Logo, Hintergrundbild, einem Eventbild und einer formatierten Beschreibung (inkl. weiterer Bilder & Videos) so gestalten, wie es Dir gefällt.
Wenn ein Gast doch nicht kann oder er bereits direkt nach Erhalt der Einladung absagen möchte, bietet guestoo ihm hierzu…
Wenn ein Gast doch nicht kann oder er bereits direkt nach Erhalt der Einladung absagen möchte, bietet guestoo ihm hierzu die Möglichkeit. Ganz einfach per Mausklick - und jeder ist informiert.
Erstelle eigene Vorlagen und nutze sie für spätere Events oder nutze die guestoo Vorlagen für die gängigsten Verwendungsarten…
Erstelle eigene Vorlagen und nutze sie für spätere Events oder nutze die guestoo Vorlagen für die gängigsten Verwendungsarten (Party, Probefahrten, Konferenzen, usw.).
Mit der automatischen Event-Anlage kannst Du dann ganz einfach regelbasiert Events auf Basis der Vorlage erstellen (z.B. immer montags, donnerstags und freitags vom 1. Mai bis 15. Juni)
Manchmal ist es notwendig, dass mehrere Gäste mit derselben E-Mail-Adresse angemeldet werden, z. B. wenn Firmenmitabeiter…
Manchmal ist es notwendig, dass mehrere Gäste mit derselben E-Mail-Adresse angemeldet werden, z. B. wenn Firmenmitabeiter zentral angemeldet werden oder wenn in einer Familie nur eine E-Mail-Adresse existiert.
Du kannst pro Event entscheiden, ob mehrere Gäste sich mit derselben E-Mail-Adresse anmelden dürfen. Aktivierst Du die Option, kann der Gast bei der Anmeldung die Option "Stellvertreter-Anmeldung" aktivieren und dieselbe E-Mail-Adresse für mehrere Gäste verwenden.
Am Gast wird dann die E-Mail-Adresse als Stellvertreter gespeichert und alle E-Mails gehen an diese Adresse (z. B. Einladungen, Infomailings und Bestätigungs-E-Mails).
Wird für den Gast eine individuelle E-Mail-Adresse hinterlegt, gehen ab diesem Zeitpunkt alle E-Mails an diese, nicht mehr an den Stellvertreter.
Bei Einladungs-E-Mails ist der Wunsch nach einer individuellen und personalisierten Ansprache des Gastes selbstverständlich.…
Bei Einladungs-E-Mails ist der Wunsch nach einer individuellen und personalisierten Ansprache des Gastes selbstverständlich. Auf der Event-Microsite oder im Anmeldeformular ist ein "Hallo Stefan, altes Haus" oder ein "Herzlich Willkommen Herr Prof. Dr. Mustermann" für Deinen Gast aber genau so schön!
Alternativ kannst Du für bestimmte Gäste auch einen komplett individuellen Text anzeigen lassen (z. B. seine VIP-Vorteile).
Um guestoo in Deine eigene Website zu integrieren gibt es viele Möglichkeiten. Nutze nur das Anmeldeformular und binde es…
Um guestoo in Deine eigene Website zu integrieren gibt es viele Möglichkeiten. Nutze nur das Anmeldeformular und binde es als iFrame auf der eigenen Website ein oder nutze unsere Event-API und generiere automatisch Event-Einträge für jedes oder nur bestimmte Events, die Du in guestoo angelegt hast. » Details
Bei jedem Event kann festgelegt werden, ab wann sich die Gäste anmelden dürfen und bis wann die Anmeldung geöffnet ist.
Bei jedem Event kann festgelegt werden, ab wann sich die Gäste anmelden dürfen und bis wann die Anmeldung geöffnet ist.
Zur Dokumentation
Mit der intelligenten Auswahlliste kannst Du Dein Anmeldeformular noch mehr erweitern, ohne dass es für Dich oder Deine Gäste…
Mit der intelligenten Auswahlliste kannst Du Dein Anmeldeformular noch mehr erweitern, ohne dass es für Dich oder Deine Gäste zu komplex wird. Organisiere so ganz einfach Mitbringpartys, Termin-Slots auf Events, Massage-Termine für Mitarbeitende oder Hotelkontingente und was Dir sonst noch vorschwebt.
Zur Dokumentation
Du kannst für jedes Event einstellen, ob der Gast seine Anmeldung noch einmal über eine Double-Opt-in E-Mail bestätigen muss…
Du kannst für jedes Event einstellen, ob der Gast seine Anmeldung noch einmal über eine Double-Opt-in E-Mail bestätigen muss oder ob er direkt nach Ausfüllen des Anmeldeformulars angemeldet ist.
Zur Dokumentation
guestoo bietet neben der API viele Import- und Export-Möglichkeiten. So kannst Du per Excel-Datei z. B. Deine Gästeliste…
guestoo bietet neben der API viele Import- und Export-Möglichkeiten. So kannst Du per Excel-Datei z. B. Deine Gästeliste importieren oder die Gästeliste für Dein Event exportieren.
Beispiele:
Ein Excel-Export aller Gäste und deren Anmeldedaten, inkl. deren Status und individuellen Einladungscodes zum Import ins eigene CRM-System.
Ein PDF-Export der Gästeliste zum Abhaken oder Unterschreiben durch die Gäste am Tag des Events.
Ein Import der Gäste per Excel-Datei.
Das Einverständnis der Gäste vorausgesetzt, kannst Du pro Event das Einladungstracking aktivieren und sehen, wer die Einladung…
Das Einverständnis der Gäste vorausgesetzt, kannst Du pro Event das Einladungstracking aktivieren und sehen, wer die Einladung gelesen und wer Deine Eventseite besucht hat.
Zur Dokumentation
Du bestimmst, welche Daten (Name, Foto, gewünschtes Menü usw.) je Event für die Anmeldung benötigt werden und wie viele Begleitpersonen…
Du bestimmst, welche Daten (Name, Foto, gewünschtes Menü usw.) je Event für die Anmeldung benötigt werden und wie viele Begleitpersonen ein Gast mit anmelden darf.
Zur Dokumentation
Unsere API und der Excel-Export liefern Dir alle Daten, die Du benötigst, um individuelle Einladungen und Eintrittskarten…
Unsere API und der Excel-Export liefern Dir alle Daten, die Du benötigst, um individuelle Einladungen und Eintrittskarten (per Serienbrieffunktion von Word oder in Zusammenarbeit mit der Druckerei Deiner Wahl) zu gestalten. Sei es gedruckt, aus dem eigenen CRM-System oder Deinem Newslettersystem.
Manche Events sind so exklusiv, dass man eine besondere Einladung versenden möchte. Manchmal sind vielleicht auch nicht zu allen Gästen die E-Mail-Adressen bekannt. Um den Gästen die Anmeldung zu erleichtern oder nur den eingeladenen Personen Zutritt zur Website und der Anmeldung zu verschaffen, gibt es die Einladungscodes. Diese gelten individuell pro Gast und können mit unserem Excel-Export z. B. an Druckereien weitergegeben werden. Es können auch Blanko-Codes erstellt werden, wenn Du die Einladungen z. B. auf Messen verteilen möchtest.
Deine Gäste haben ein eigenes Dashboard, mit dem sie all ihre Events und die hierfür hinterlegten Daten im Überblick haben.
Deine Gäste haben ein eigenes Dashboard, mit dem sie all ihre Events und die hierfür hinterlegten Daten im Überblick haben.
Kann ein Gast doch nicht zu einem Event kommen, ist es ganz einfach für ihn abzusagen, so dass wartende Gäste nachrutschen können.
Wenn der Gast Auskunft über seine persönlichen Daten, die in guestoo gespeichert sind, haben möchte, kann er diese im Gäste-Dashboard einsehen, bearbeiten oder löschen.
Nur Gäste, die eingeladen wurden, dürfen die Eventseite sehen und sich anmelden. Die Legitimation erfolgt entweder direkt…
Nur Gäste, die eingeladen wurden, dürfen die Eventseite sehen und sich anmelden. Die Legitimation erfolgt entweder direkt aus der E-Mail per Einladungslink oder über die Eingabe eines Einladungscodes, der auf die Einladung gedruckt oder geschrieben wird. Der Einladungscode ist personalisiert.
Mache Deine Eventseite noch interessanter, indem Du eine Bildergalerie hinzufügst. Oder lade nach dem Event die Bilder hoch,…
Mache Deine Eventseite noch interessanter, indem Du eine Bildergalerie hinzufügst. Oder lade nach dem Event die Bilder hoch, die auf dem Event entstanden sind und informiere Deine Gäste darüber. Du entscheidest, wer die Bilder sehen darf (alle, nur eingeladene Gäste, nur Gäste, die auf dem Event waren, ...).
Zur Dokumentation
Mit dem Self-Check-in/-Check-out-Feature kannst Du Deinen Gästen zu einer von Dir festgelegten Zeit vor dem Event eine automatisierte…
Mit dem Self-Check-in/-Check-out-Feature kannst Du Deinen Gästen zu einer von Dir festgelegten Zeit vor dem Event eine automatisierte E-Mail mit einem Check-in-Button schicken lassen. Über diesen Button kann der Gast sich selbst zum Event einchecken.
Auf Wunsch kannst Du ihn nach dem Check-in auf eine von Dir festgelegte Seite weiterleiten, z. B. zu Deiner Online-Veranstaltung. So kannst Du nachverfolgen, welche Deiner Gäste auch tatsächlich teilgenommen haben.
Dem Link kannst Du auch die Gast-ID und den Gast-Code mitgeben. So weiß z. B. Dein Tool für digitale Events, wer gerade den Meeting-Raum betritt. In Kombination mit der guestoo API sind viele spannende Lösungen umsetzbar!
Du kannst Deinen Gästen auch den Self-Check-out ermöglichen. Ist diese Funktion am Event aktiv, erhält der Gast nach dem Check-in automatisch eine E-Mail mit einem Link, über den er sich auschecken kann.
Zur Dokumentation
Diese Funktion kannst Du übrigens auch mit dem Automatischer Check-in/-Check-out kombinieren.
Checke Deine Gäste automatisch regelbasiert ein und/oder aus, z. B. Check-in direkt bei der Anmeldung oder zur Startzeit…
Checke Deine Gäste automatisch regelbasiert ein und/oder aus, z. B. Check-in direkt bei der Anmeldung oder zur Startzeit des Events und/oder Check-out zum Ende des Events, 3 Stunden nach dem Check-in, etc.
Dieses Feature kannst Du z. B. für die Gastdaten-Erfassung nutzen oder wenn Du Deine Gäste nicht manuell auschecken willst.
Zur Dokumentation
Du kannst dieses Feature übrigens auch gut mit dem Self-Check-in/-Check-out kombinieren.
Füge Personen zu Deinem Account hinzu, die Dich in unterschiedlichen Rollen bei der Planung unterstützen. Jeder sieht nur…
Füge Personen zu Deinem Account hinzu, die Dich in unterschiedlichen Rollen bei der Planung unterstützen. Jeder sieht nur so viel, wie zur Erfüllung der jeweiligen Aufgaben gebraucht wird. Check-in-Manager sehen z. B. nur die Gästeliste und den Check-in-Screen eines bestimmten Events.
Zur Dokumentation
In der Vorbereitung zum Event oder direkt beim Check-in. guestoo bietet Dir verschiedene Möglichkeiten, automatisiert Namensschilder…
In der Vorbereitung zum Event oder direkt beim Check-in. guestoo bietet Dir verschiedene Möglichkeiten, automatisiert Namensschilder für die Gäste und deren Begleitpersonen zu generieren. Natürlich kannst Du Dir auch die Gast-Daten als CSV-Datei exportieren und selber Namensschilder erstellen.
» Detaillierte Dokumentation
Eigene Designs erstellen
Mit dem Namensschild-Template-Designer kannst Du Deine Namensschilder frei gestalten. Du legst fest, welche Informationen, welche Logos und welche QR-Codes wo auf dem Namensschild stehen sollen.
» Doku Namensschild-Designer
Mit diesem Modul kannst Du im Anmeldeformular ein eventspezifisches Feld vom Typ "Matchmaking" anlegen.
Damit sieht…
Mit diesem Modul kannst Du im Anmeldeformular ein eventspezifisches Feld vom Typ "Matchmaking" anlegen.
Damit sieht der Anmeldende eine Liste von anderen Gästen, aus denen er eine*n Wunschpartner*in (z. B. für ein Doppelzimmer, die Bildung eines Teams oder auch ein Meeting auf dem Event) auswählen kann.
Der/die gewünschte Partner*in bekommt dann eine Anfrage, die angenommen oder abgelehnt werden kann.
Die Texte für die Anfrage, Absage oder Bestätigung kannst Du am Feld frei definieren. Und auch die Kriterien für die anzuzeigenden Gäste in der Liste können per Filter definiert werden.
Zur Dokumentation
Checke Deine Gäste ganz einfach am Eingang mit der kostenlosen guestoo Check-in-App ein. Scanne dazu den QR-Code auf der…
Checke Deine Gäste ganz einfach am Eingang mit der kostenlosen guestoo Check-in-App ein. Scanne dazu den QR-Code auf der Eintrittskarte, dem Apple Wallet-Ticket oder dem Bild in der Bestätigungs-E-Mail ein und exportiere die tatsächlich erschienenen Gäste für das Finanzamt. Du kannst Hauptgast und Begleitperson(en) auch getrennt voneinander einchecken, wenn einer mal etwas später kommt.
P.S. Du kannst Deine Gäste auch ohne QR-Code Scanner über das BackEnd einchecken.
Wenn alle Plätze eines Events belegt sind, kannst Du den Gästen trotzdem erlauben, sich anzumelden. Die Gäste bekommen bei…
Wenn alle Plätze eines Events belegt sind, kannst Du den Gästen trotzdem erlauben, sich anzumelden. Die Gäste bekommen bei der Anmeldung eine entsprechende Info, dass Sie auf einer Warteliste landen.
Du kannst dann frei entscheiden, welchen Gast Du nachrücken lässt (oder einfach nach dem Anmeldedatum vorgehen).
Zur Dokumentation
Über die API kann Deine Website z. B. alle Events mit einem bestimmten Schlagwort abrufen und innerhalb Deiner Website darstellen.…
Über die API kann Deine Website z. B. alle Events mit einem bestimmten Schlagwort abrufen und innerhalb Deiner Website darstellen. Die Event-API beinhaltet keine Gast-Daten.
Zur Dokumentation
Jeder, der die Eventseite aufruft, wird aufgefordert das Passwort einzugeben. Erst nach erfolgreicher Eingabe gelangt der…
Jeder, der die Eventseite aufruft, wird aufgefordert das Passwort einzugeben. Erst nach erfolgreicher Eingabe gelangt der Gast auf die Event-Microsite, sieht die Eventdetails und kann sich anmelden.
Zur Dokumentation
Du kannst für jedes Event verschiedene bezahlte Tickets anbieten (z. B. Standard und VIP), die Deine Gäste kaufen können.…
Du kannst für jedes Event verschiedene bezahlte Tickets anbieten (z. B. Standard und VIP), die Deine Gäste kaufen können. Lege an jedem Ticket folgendes fest: Verfügbar bis, Kontingent, Preis, MwSt.-Satz und einen Promotion Code, wenn das Ticket nicht standardmäßig sichtbar sein soll.
Zur Dokumentation
Du kannst guestoo mit Deinem PayPal-, Mollie- oder Stripe-Account verbinden und so neben der Zahlung per Vorkasse oder Rechnung auch die Zahlung per SEPA, SOFORT, Kreditkarte oder PayPal anbieten. Das Geld landet dann direkt bei Dir.
Pro Event kannst Du zusätzlich die Währung der Tickets bestimmen.
Zur Dokumentation: Tickets anlegen
Zusatztickets/Hauptgast oder Begleitperson
Lege für jedes Ticket fest, ob es für den Hauptgast, die Begleitperson…
Zusatztickets/Hauptgast oder Begleitperson
Lege für jedes Ticket fest, ob es für den Hauptgast, die Begleitperson oder beide verfügbar ist.
Biete dem Gast neben dem Haupt-Ticket noch weitere Optionen an, die er dazubuchen kann (z. B. neben dem normalen Eintritt auch ein Meet & Greet mit einem besonderen Redner) und erstelle Abhängigkeiten für Tickets, die nur gebucht werden können wenn bereits ein bestimmtes anderes Ticket ausgewählt wurde.
Abhängigkeiten
Zeige die passenden Tickets zum jeweiligen Gast oder entsprechend der Infos, die im Anmeldeformular eingegeben wurden.
Ticket Bedingungen
Zeige Tickets nur an, wenn eine bestimmte Gastzahl erreicht ist. Kopple Tickets an ein Mindest- oder Maximal-Alter …
Ticket Design/Seiten
Hier kann die Einstellung für das Ticket-Design aus dem Tab "Design" (Event oder Agentur) überschrieben werden. Personen, die dieses Ticket kaufen, bekommen dann das hier eingestellte Design.
Du kannst auch mehrere Seiten erstellen, indem Du weitere Designs hinzufügst. So kann ein Gast dann z. B. ein großes Ticket erhalten und eine zweite Seite mit dem Namensschild-Design.
Gast Namensschild
Hier kannst Du einstellen, welche Labels/Namensschilder für Gäste, die dieses Ticket gebucht haben, beim Check-in ausgedruckt werden sollen.
Wenn Du hier nichts einstellst, werden die Einstellungen vom Event übernommen.
Einverständnisse
Hier kannst Du einstellen, welche zusätzlichen Einverständnisse für dieses Ticket aktiviert werden sollen.
Zur Dokumentation
Wähle zwischen verschiedenen Templates Deines PDF-Tickets. Binde zwei Bilder ein (z. B. Eventbild + Sponsorenleiste). Nutze…
Wähle zwischen verschiedenen Templates Deines PDF-Tickets. Binde zwei Bilder ein (z. B. Eventbild + Sponsorenleiste). Nutze Dein eigenes Logo im Apple Wallet Ticket.
Zur Dokumentation
Zeige z. B. die Möglichkeit ein VIP-Shuttle zu buchen, nur ausgewählten Gästen an oder biete Premium-Gästen besondere Hotelkontingente…
Zeige z. B. die Möglichkeit ein VIP-Shuttle zu buchen, nur ausgewählten Gästen an oder biete Premium-Gästen besondere Hotelkontingente an.
Alle E-Mails, die von Dir über guestoo an Deine Gäste gehen, haben Deine E-Mail-Adresse als Absenderadresse.
Du kannst…
Alle E-Mails, die von Dir über guestoo an Deine Gäste gehen, haben Deine E-Mail-Adresse als Absenderadresse.
Du kannst einen eigenen SMTP-Account hinterlegen oder unseren E-Mail-Server zum Senden verwenden.
Zur Dokumentation
Lege auf Basis einer Vorlage nach bestimmten Regeln Events an (z. B. jeden Montag, Mittwoch und Freitag für den nächsten…
Lege auf Basis einer Vorlage nach bestimmten Regeln Events an (z. B. jeden Montag, Mittwoch und Freitag für den nächsten Monat)
Zur Dokumentation
Lade Dateien hoch, die für Deine Gäste relevant sind (z. B. Agenda, Anfahrtspläne, im Nachgang die Vorträge als PDF etc.).…
Lade Dateien hoch, die für Deine Gäste relevant sind (z. B. Agenda, Anfahrtspläne, im Nachgang die Vorträge als PDF etc.). Deine Gäste können diese dann auf der Event-Microsite ganz einfach downloaden.
Wahlweise kannst Du auch gezielt Dateien an die Einladungs- oder Bestätigungs-E-Mail anhängen.
Zur Dokumentation
Lass Dich oder beliebige andere Personen direkt automatisch informieren, wenn ein bestimmter Gast eingecheckt hat. So kannst…
Lass Dich oder beliebige andere Personen direkt automatisch informieren, wenn ein bestimmter Gast eingecheckt hat. So kannst du ihn z. B. direkt nach dem Check-in persönlich begrüßen.
Zur Dokumentation
Direkt bei der Anmeldung das Einverständnis zum Newsletter-Versand einholen (ordentlich protokolliert) oder die Erlaubnis,…
Direkt bei der Anmeldung das Einverständnis zum Newsletter-Versand einholen (ordentlich protokolliert) oder die Erlaubnis, auf dem Event Fotos zu machen. Erstelle individuelle und beliebig viele Einverständniserklärungen, die der Gast bei der Anmeldung akzeptieren muss oder kann.
Zur Dokumentation
Frage Deine Gäste vor dem Event nach ihren Erwartungen oder nach dem Event, wie zufrieden sie waren.
Zur…
Frage Deine Gäste vor dem Event nach ihren Erwartungen oder nach dem Event, wie zufrieden sie waren.
Zur Dokumentation
Manchmal sind die Plätze auf einem Event sehr begrenzt. Besonderen Gästen möchte man dennoch erlauben, eine Begleitperson…
Manchmal sind die Plätze auf einem Event sehr begrenzt. Besonderen Gästen möchte man dennoch erlauben, eine Begleitperson mit anzumelden. Bei guestoo kein Problem. Lege pro Gast fest, ob Begleitpersonen mitgebracht werden dürfen und wenn ja, wieviele.
Lass Deine Gäste Texte und Bilder posten, liken und kommentieren. Alles in guestoo und Deinem Event – es sind keine externen…
Lass Deine Gäste Texte und Bilder posten, liken und kommentieren. Alles in guestoo und Deinem Event – es sind keine externen sozialen Netwerke notwendig. Du steuerst, wer den Social Stream lesen und wer posten darf.
Zur Dokumentation
Mit guestoo kannst Du automatisch ein oder mehrere personalisierte Zertifikate an die Teilnehmenden versenden.
Abgerechnet…
Mit guestoo kannst Du automatisch ein oder mehrere personalisierte Zertifikate an die Teilnehmenden versenden.
Abgerechnet wird pro erstelltem Zertifikat.
Du hast 10 Zertifikate pro Monat frei.
Dokumentation
Aktiviere die öffentlichen Profile und gib Deinen Gästen die Möglichkeit, den anderen Gästen ihre Informationen zur Verfügung…
Aktiviere die öffentlichen Profile und gib Deinen Gästen die Möglichkeit, den anderen Gästen ihre Informationen zur Verfügung zu stellen, sich andere Gäste zu merken oder, wenn gewünscht, zu sehen, zu welchem Workshop sie sich angemeldet haben.
Zur Dokumentation
Bereite Mailings an Deine Gäste vor und lege fest, wann guestoo sie versenden soll (z. B. eine Feedback-Umfrage direkt nach…
Bereite Mailings an Deine Gäste vor und lege fest, wann guestoo sie versenden soll (z. B. eine Feedback-Umfrage direkt nach dem Event).
Mit den automatischen Bereinigungs-Jobs kannst Du festlegen, wann Event- oder Gast-Daten nach der Zweckerfüllung automatisch…
Mit den automatischen Bereinigungs-Jobs kannst Du festlegen, wann Event- oder Gast-Daten nach der Zweckerfüllung automatisch gelöscht werden sollen.
Das gilt für Event-Daten, die X Tage nach einem Event gelöscht werden können, für die Stammdaten des Gastes aus dem Adressbuch, die keinem Event mehr zugeordnet sind oder Anmeldungen, bei denen die DOI-Mail nicht bestätigt wurde.
Im Free-Tarif kannst Du diese Bereinigungen händisch anstoßen, dieses Feature ermöglicht Dir, die Bereinigung automatisiert in bestimmten Zyklen ablaufen zu lassen.
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Von Haus aus nutzt guestoo nur technisch notwendige Cookies. Du kannst aber, um das Tracking zu erweitern, einen Consent-Banner…
Von Haus aus nutzt guestoo nur technisch notwendige Cookies. Du kannst aber, um das Tracking zu erweitern, einen Consent-Banner & Tracking-Codes in Deine Seiten implementieren.
So gehts
Du kannst alle Infotexte in guestoo innerhalb eines Events in mehreren Sprachen pflegen. Der Gast kann seine Sprache selbst…
Du kannst alle Infotexte in guestoo innerhalb eines Events in mehreren Sprachen pflegen. Der Gast kann seine Sprache selbst wählen oder Du hinterlegst bereits vorab die passende Sprache am Gast.
Aktuell gibt es guestoo auf Deutsch, Englisch, Französisch, Portugiesisch, Polnisch, Spanisch, Niederländisch, Russisch und Italienisch. Wenn Dir das nicht reicht, können wir ganz einfach neue Sprachen hinzufügen, die Du pflegen kannst.
Über die Gast-API können Gastdaten z. B. mit dem eigenen CRM-System abgeglichen werden (lesen & schreiben). Inklusive Einverständniserklärungen…
Über die Gast-API können Gastdaten z. B. mit dem eigenen CRM-System abgeglichen werden (lesen & schreiben). Inklusive Einverständniserklärungen und der Information, bei welchem Event welcher Gast war. Die Authentifizierung erfolgt per OAuth 2.0.
Erstelle mit guestoo beliebig viele Saalpläne mit verschiedenen Bereichen und Preiskategorien. Biete Stehplätze, LoveSeats…
Erstelle mit guestoo beliebig viele Saalpläne mit verschiedenen Bereichen und Preiskategorien. Biete Stehplätze, LoveSeats und feste Sitzplätze zur Auswahl an. In Kombination mit verschiedenen Tickets pro Preiskategorie (z. B. Promotion-Ticket, Kinder-Ticket, usw.) eine mächtige Erweiterung für Deine Event-Planung.
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Mit guestoo kannst du die Handynummer Deines Gastes per SMS-Code verifizieren lassen und so z. B. eine gesicherte Gastdatenerfassung…
Mit guestoo kannst du die Handynummer Deines Gastes per SMS-Code verifizieren lassen und so z. B. eine gesicherte Gastdatenerfassung durchführen.
Du kannst zu jeder Zeit SMS an Deine Gäste senden, z. B. als Einladung oder um sie mit wichtigen Informationen zum Event…
Du kannst zu jeder Zeit SMS an Deine Gäste senden, z. B. als Einladung oder um sie mit wichtigen Informationen zum Event zu versorgen.
Hinterlege pro Gast, welcher Absender genutzt werden soll. So kann z.B. jeder Kunde eine Einladung mit seinem Kundenbetreuer…
Hinterlege pro Gast, welcher Absender genutzt werden soll. So kann z.B. jeder Kunde eine Einladung mit seinem Kundenbetreuer als Absender erhalten.
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Erweitere die Stammdaten Deiner Kontakte nach Belieben um verschiedene Feldtypen wie Zahlen, Datum, Text oder auch Listen…
Erweitere die Stammdaten Deiner Kontakte nach Belieben um verschiedene Feldtypen wie Zahlen, Datum, Text oder auch Listen & bilde so beliebige weitere Attribute ab, wie Kundennummer, Abteilung, usw.
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Mit dem Modul "Medienverwaltun" kannst Du ganz einfach einen Bilderpool anlegen, auf den Du für alle Deine Events zugreifen…
Mit dem Modul "Medienverwaltun" kannst Du ganz einfach einen Bilderpool anlegen, auf den Du für alle Deine Events zugreifen kannst.
Erstelle beliebig viele Galerien & Unterkategorien
Pflege pro Bild Copyright, Laufzeit, Notiz und mehr
Entscheide selbst, ob nur Bilder aus der Galerie genutzt werden können oder ob Manager-User weitere Bilder hochladen dürfen. So kannst Du zum Beispiel verhindern, dass Deine Mitarbeitenden Bilder ohne gültige Lizenz verwenden
Aktualisiere mit nur einem Klick ein Bild in allen Events, bei denen es genutzt wird - z. B. wenn sich Dein Corporate Design ändert
Bei der Server-Lizenz entscheidest Du, ob die Bilder pro Mandant oder für alle Mandanten verfügbar sind
Mit diesem Feature kannst Du für Deine Kontakte einen QR-Code generieren. Wird dieser beim Event vom Gast vorgezeigt, kann…
Mit diesem Feature kannst Du für Deine Kontakte einen QR-Code generieren. Wird dieser beim Event vom Gast vorgezeigt, kann er mit der guestoo Check-in-App direkt im Event angelegt und eingecheckt werden.
Du legst am Event fest, ob es für dieses Event möglich ist und wie oft die Gäste eingecheckt werden dürfen.
So gehts
Mit dem Namensschild-Template-Designer kannst Du Deine Namensschilder frei gestalten. Du legst fest, welche Informationen,…
Mit dem Namensschild-Template-Designer kannst Du Deine Namensschilder frei gestalten. Du legst fest, welche Informationen, welche Logos und welche QR-Codes an welcher Stelle auf dem Namensschild stehen sollen.
Das Feature ist ab sofort im Feature "Namensschilder generieren" kostenlos enthalten.
» Feature "Namensschilder generieren"
guestoo kann ganz bequem in der Cloud, aber auch auf dem eigenen Server in Deinem Rechenzentrum betrieben werden. Als dritte…
guestoo kann ganz bequem in der Cloud, aber auch auf dem eigenen Server in Deinem Rechenzentrum betrieben werden. Als dritte Option besteht die Möglichkeit, guestoo auf einem eigenen Server zu betreiben, der in unserem Rechenzentrum steht.
Weitere Agentur-Accounts können z. B. genutzt werden, um Abteilungen oder weitere Firmen auf einer Server-Lizenz zu betreiben.
Weitere Agentur-Accounts können z. B. genutzt werden, um Abteilungen oder weitere Firmen auf einer Server-Lizenz zu betreiben.
Dein Mitarbeiter loggt sich in Deinem Mitarbeitendenportal ein und hat Zugriff auf guestoo ohne sich erneut einzuloggen.
Dein Mitarbeiter loggt sich in Deinem Mitarbeitendenportal ein und hat Zugriff auf guestoo ohne sich erneut einzuloggen.
Die guestoo Manager App kann kostenlos aus dem App Store oder dem google Play Store geladen und zum schnelleren Check-in…
Die guestoo Manager App kann kostenlos aus dem App Store oder dem google Play Store geladen und zum schnelleren Check-in oder dem mobilen Managen Deiner Events genutzt werden.
Details zur Manager App