Hier ein paar generelle aber für den Bereich wichtige Informationen zum Thema Gästeverwaltung / Teilnehmendenmanagement und der Datenschutzgrundverordnung.
- Zum Erheben und Verarbeiten von personenbezogene Daten bedarf es einer gesetzlichen Erlaubnis oder Einwilligung des Betroffenen.
- Jedes Unternehmen ist für die Datenerhebung vollumfänglich verantwortlich.
- Bei Zusammenarbeit mit Subunternehmen, welche mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten beauftragt werden, ist ein sogenannter Vertrag zur Auftragsverarbeitung notwendig.
Wie Du diesen für guestoo abschließen kannst, erfährst Du weiter unten auf dieser Seite. - Für das Sammeln von Gast-Daten benötigst Du von den Adressaten eine ausdrückliche Einwilligung oder eine gesetzliche Erlaubnis.
- Das Einladen von Gästen darf ebenfalls nur mit gesetzeskonformer Einwilligung der Adressaten erfolgen.
- Die zu erfassenden Daten müssen dem Zweck dienlich sein. Es dürfen nicht mehr Daten gesammelt werden, als zur Zweckerfüllung notwendig sind.
Bei guestoo kannst Du pro Event bestimmen, welche Daten vom Gast benötigt werden. - Der Gast muss jederzeit Einblick in die über ihn gesammelten Daten haben und kann u. a. eine Löschung dieser verlangen.
Bei guestoo hat der Gast ganz einfach die Möglichkeit über das Gäste-Dashboard seine Daten einzusehen, zu ändern oder zu löschen. Steuerrechtlich relevante Informationen bleiben erhalten, der Rest wird gelöscht. - Der Datenverarbeitende muss eine umfassende, dem Art. 13 der DSGVO entsprechende, Datenschutzerklärung formulieren und die Adressaten über die Datenverarbeitungsvorgänge informieren.
Bei guestoo hast Du die Möglichkeit allgemein oder pro Event Datenschutzbestimmungen, Bedingungen/AGB und ein Impressum zu hinterlegen, welches der Gast bei der Anmeldung akzeptieren muss und in der DoubleOptIn E-Mail mitgesendet bekommt. - Nach Zweckerfüllung müssen die Daten gelöscht werden, es sei denn der Gast hat der dauerhaften Speicherung zugestimmt.
Bei guestoo gibt es eine Bereinigungsfunktion, die Dir alle nicht mehr relevanten Gäste anzeigt und Dir die Möglichkeit zur Löschung gibt. Steuerrechtlich relevante Informationen bleiben am Event gespeichert. - Zusätzlich bietet guestoo Dir die Möglichkeit ordentlich protokollierte und mit DOI abgesicherte, individuelle Einverständniserklärungen bei der Anmeldung zum Event abzufragen. So kann sich ein Gast z. B. zu Deinem Newsletter anmelden oder muss einer Verzichtserklärung zustimmen (z. B. bei Fahrtrainings).
- Deine Daten gehören Dir. Wir bieten Excel-Exporte und eine API an. So hast Du jederzeit die Möglichkeit die Daten auch außerhalb von guestoo zu nutzen (Einwilligung der Gäste oder gesetzliche Erlaubnis vorausgesetzt).